Imperativi aziendali

  • Il cliente era una multinazionale tedesca del settore farmaceutico e delle scienze della vita, nonché una delle maggiori aziende farmaceutiche del mondo.
  • Hanno richiesto a Freyr di migrare i contenuti dall'applicazione legacy (FrameMaker) a Vasont Inspire Component Content Management System (CCMS).
  • L'obiettivo primario era quello di consentire il massimo riutilizzo dei contenuti, ridurre il più possibile il volume complessivo dei contenuti master e garantire l'omogeneità tra i documenti.

Obiettivi

  • Migrazione dei contenuti dall'applicazione legacy (FrameMaker) a Inspire CCMS in linea con la guida di stile standard del cliente.
  • Sviluppo di cartelle condivise riutilizzabili all'interno di Inspire CCMS, principalmente per contenuti quali introduzione, simboli, immagini, avvertenze di sistema, precauzioni e avvisi del contenuto dei manuali operativi e delle istruzioni per l'uso (IFU) legacy.

Dichiarazione del problema

  • Documenti statici non organizzati in vari formati.
  • La metodologia di documentazione tradizionale prevedeva fonti multiple, informazioni incoerenti e difficoltà di aggiornamento dei contenuti su diversi dispositivi.
  • Problemi legati alla deriva dei contenuti, con conseguenti processi multipli di revisione e approvazione.

Soluzioni e servizi Freyr

Soluzioni e servizi Freyr
  • Freyr non solo ha migrato i documenti, ma li ha anche consegnati entro i termini stabiliti.
  • Freyr ha instaurato uno stretto rapporto di collaborazione con i team interfunzionali e gli stakeholder del cliente.
  • Freyr ha anticipato i rischi probabili, ha creato piani di mitigazione e ha monitorato in modo proattivo i progressi del progetto.
  • Freyr si è assicurato che tutti i documenti fossero allineati ai rispettivi requisiti normativi.
  • Analisi dei contenuti: Freyr ha analizzato la documentazione esistente e ha identificato i componenti di contenuto riutilizzabili, come avvertenze, precauzioni e istruzioni d'uso.
  • Struttura DITA: Ha applicato la struttura DITA disponibile in Inspire CCMS alla documentazione dei dispositivi medici, creando manuali operativi e IFU da documenti precedenti.
  • Strumenti di creazione: Utilizzato l'editor XML Oxygen per creare il contenuto all'interno di CCMS.
  • Approccio a fonte unica: DITA XML ha consentito un approccio a fonte unica, garantendo la coerenza delle informazioni tra le diverse varianti di prodotto e le diverse lingue.
  • Conformità normativa: L'approccio ai contenuti strutturati di DITA ha permesso di soddisfare i severi requisiti normativi del settore dei dispositivi medici.
  • Un quadro di governance dedicato.
  • Supporto DITA XML end-to-end.
  • Competenza in prodotti vari e complessi.
  • Documentazione creata per i Paesi di tutto il mondo.
  • Il team di gestione del progetto ha raggiunto i risultati prima delle scadenze previste dal cliente.
  • Riduzione significativa dei tempi di creazione dei contenuti.
  • La coerenza dei contenuti è migliorata in modo significativo, riducendo il rischio di errori e migliorando la comprensione da parte degli utenti.
  • Attività come l'authoring, la revisione, il controllo delle versioni e il riutilizzo vengono svolte attraverso un sistema di gestione dei contenuti centralizzato.
  • L'amministrazione e la manutenzione dei contenuti sono semplificate da varie autorizzazioni per gli utenti e da ruoli designati.
  • La ricercabilità e la riutilizzabilità dei contenuti sono migliorate, il che a sua volta ridurrà significativamente il tempo necessario per creare i contenuti.