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È noto che la COVID-19 ha spinto molte organizzazioni a spingere i propri auditor e i team di conformità ad adottare la tecnologia giusta per eseguire audit remoti. Sebbene le tecniche di audit remoto siano simili a quelle degli audit tradizionali, esse sfruttano i mezzi elettronici per ottenere le prove di audit per le valutazioni. La modalità o la procedura di audit remoto dipende dalla funzione aziendale e dalle procedure operative. Ad esempio, per i processi di produzione o di stoccaggio dei prodotti, gli audit remoti possono essere eseguiti con l'aiuto di video in diretta/sorveglianza per raccogliere le prove di audit necessarie.
Conduzione di un audit remoto
Per adattarsi agli audit remoti, le organizzazioni devono avere una conoscenza approfondita di come vengono condotti questi audit. Di seguito sono riportate alcune fasi seguite da un auditor/auditee per condurre un audit remoto ideale:
- Il soggetto verificato deve dedicare uno o due addetti all'audit per il periodo stabilito.
- Prima dell'inizio dell'audit a distanza, l'auditor deve richiedere al soggetto verificato informazioni quali procedure, manuali della qualità, registro dei reclami, registro delle non conformità, registro delle CAPA, registro delle deviazioni, piano di convalida principale (MVP) e altre informazioni in formato PDF o in un altro formato ricercabile per la revisione fuori sede. L'auditor deve garantire la privacy dei dati.
- Se il soggetto verificato non mette a disposizione i documenti per l'esame da parte degli auditor, i documenti e le registrazioni devono essere mostrati tramite uno strumento di videoconferenza.
- Per le videoconferenze, entrambe le parti devono concordare la tecnologia da utilizzare.
- Gli inviti alla riunione devono essere inviati con un ampio margine di tempo per consentire a ciascuna parte di pianificare la conferenza.
- Nel caso dei processi di produzione e di stoccaggio dei prodotti, l'auditor può richiedere una visita virtuale da parte dell'audito.
- I piani di audit e l'agenda devono essere programmati.
- La riunione di chiusura deve essere tenuta in videoconferenza.
Suggerimenti per implementare l'audit remoto
Se state cercando di implementare per la prima volta gli audit remoti per la vostra organizzazione, ecco alcuni suggerimenti per supportare la transizione:
- Definire l'ambito, lo scopo, i requisiti, i tempi e i metodi prima dell'audit.
- Per ridurre il rischio di attacchi alla rete è necessario adottare tecnologie di sicurezza come VPN, documenti protetti da password, dati criptati e infrastrutture a chiave pubblica (PKI).
- È necessario nominare un facilitatore in loco per gestire la logistica dell'audit e risolvere eventuali complessità tecnologiche.
- Creare regole per il dialogo tra l'organizzazione e il team di compliance/audit.
- Semplificare il flusso di comunicazione fornendo aggiornamenti sullo stato tra punti di contatto definiti.
- Organizzare gli audit in modo che le attività non disturbino i flussi di lavoro.
- Per valutare i progressi, è necessario programmare dei check-in periodici con gli auditor.
Poiché i punti sopra citati sono solo punti di attenzione di alto livello sugli audit remoti, le organizzazioni devono andare molto più a fondo per comprenderli; come l'approccio completo in 3 fasi basato sul rischio che il settore sta seguendo. Per ulteriori informazioni sugli audit remoti e sull'approccio conforme, consultate un partner di comprovata affidabilità. Siate sempre conformi.
