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Nel mondo in rapida evoluzione dei cosmetici, la velocità di commercializzazione è tutto. Se da un lato i marchi si affannano per immettere sul mercato nuovi prodotti, dall'altro devono affrontare un crescente controllo da parte delle autorità di regolamentazione, soprattutto in regioni come l'UE, il Regno Unito e i Paesi ASEAN. Uno degli strumenti più efficaci per aiutare i marchi a mantenere la conformità cosmetica risparmiando tempo e risorse è la riutilizzabilità dei documenti nello spazio delle notifiche cosmetiche. Anche se spesso viene trascurata, la riutilizzabilità può svolgere un ruolo fondamentale nel contribuire a snellire il processo normativo.
Che cos'è la riutilizzabilità dei documenti nella conformità cosmetica?
La riutilizzabilità dei documenti si riferisce alla possibilità di utilizzare gli stessi documenti normativi per le notifiche o le presentazioni di prodotti cosmetici diversi. Questi documenti possono includere:
- File di informazioni sul prodotto (PIF)
- Schede di sicurezza (SDS)
- Certificati di analisi (CoA)
- Valutazioni sulla sicurezza degli ingredienti
- Documentazione dei processi di produzione
Quando questi documenti sono standardizzati e ben organizzati, possono essere riutilizzati per più prodotti, riducendo la ridondanza e le spese amministrative.
Il processo di notifica dei cosmetici: Una rapida panoramica
Prima di approfondire, ecco un breve riassunto del processo di notifica dei cosmetici:
- Formulazione ed etichettatura dei prodotti: I marchi preparano gli elenchi degli ingredienti e delle concentrazioni e si assicurano che tutto sia conforme.
- Valutazione della sicurezza: Un professionista esperto esamina la formulazione per verificarne la sicurezza.
- Compilazione dei documenti: Viene compilata tutta la documentazione necessaria, che può includere il PIF. In questo caso la riusabilità dei documenti può ridurre significativamente il carico di lavoro.
- Presentazione alle autorità: I documenti finalizzati vengono presentati all'autorità o al portale normativo di competenza, ad esempio CPNP nell'UE, SCPN nel Regno Unito o il portale di presentazione delle rispettive autorità sanitarie nel caso dei mercati ASEAN.
- Sorveglianza post-marketing: Anche dopo la notifica, i marchi sono tenuti a mantenere registri aggiornati e a segnalare gli effetti avversi.
L'importanza della riutilizzabilità dei documenti
- Riduce i tempi di commercializzazione
Se un'azienda lancia 10 tonalità dello stesso rossetto, perché creare 10 set di documenti separati fin dall'inizio? La riusabilità consente di riutilizzare la maggior parte dei documenti, come la valutazione della sicurezza, la relazione sulla sicurezza dei prodotti cosmetici, il Product Information File (PIF) e i documenti di produzione, risparmiando settimane di lavoro.
- Riduce gli errori umani
Il riutilizzo dei documenti convalidati riduce la possibilità di informazioni incoerenti o errate che possono verificarsi con il reinserimento manuale dei dati. Ciò significa meno correzioni e processi di notifica cosmetica più fluidi.
- Riduzione dei costi di conformità
Assumere consulenti normativi o responsabili della conformità è costoso e richiede molto tempo. La riutilizzabilità dei documenti riduce il volume di lavoro e, di conseguenza, i costi. I risparmi sui costi saranno sostanziali quando si ha a che fare con grandi marchi globali e si rispettano decine di SKU contemporaneamente.
- Scalabilità globale
Molte aziende cosmetiche si espandono da una regione all'altra. Grazie alla riutilizzabilità dei documenti, la conformità per i prodotti transfrontalieri è molto più semplice. Un PIF creato per l'UE, con solo alcune modifiche, può ora essere utilizzato per la presentazione nel Regno Unito o nell'ASEAN, invece di iniziare ogni presentazione da zero.
Cambiamento normativo: Tendenze internazionali che favoriscono il riutilizzo
Anche le organizzazioni di regolamentazione stanno salendo a bordo. Ad esempio:
- Il CPNP dell'UE consente notifiche raggruppate se le variazioni di un prodotto sono minime (come la tonalità o la fragranza).
- Nel Regno Unito, i documenti dell'UE con modifiche minori possono essere riutilizzati per notificare il prodotto nell'SCPN britannico.
- Nell'ASEAN, le linee guida armonizzate consentono ai Paesi membri di riutilizzare la documentazione di base.
Questo cambiamento riflette il crescente riconoscimento che la conformità dei cosmetici non deve essere un ostacolo all'innovazione, ma piuttosto un quadro di riferimento che supporta l'ingresso nel mercato in modo sicuro ed efficiente.
Raccomandazioni per migliorare la riusabilità dei documenti
Per trarre vantaggio dal principio del riutilizzo dei documenti per le notifiche dei cosmetici, le aziende dovrebbero prendere in considerazione:
- Sistema centrale di gestione dei documenti: Utilizzare un sistema di archiviazione dei documenti basato su cloud e aggiornare i file normativi.
- Documenti standardizzati: Garantire che tutti i documenti soddisfino i più elevati standard normativi e possano essere utilizzati a livello globale.
- Manutenzione dei documenti: Tenere traccia degli aggiornamenti e delle revisioni per evitare di utilizzare file obsoleti.
- Reparti formati: I reparti di regolamentazione, sviluppo prodotti e marketing devono sapere quali documenti possono essere riutilizzati e come.
Conclusione
L'efficienza normativa può essere un vantaggio competitivo nel mercato cosmetico di oggi. Il riutilizzo dei documenti non solo garantisce l'efficienza in termini di conformità, ma consente anche ai marchi di lanciare più rapidamente, scalare in tutto il mondo e ridurre i costi senza compromettere la sicurezza o la qualità. Per le aziende cosmetiche che vogliono essere all'avanguardia, adottare una strategia di riutilizzo della documentazione non è facoltativo, ma essenziale. Rivolgersi a un esperto di normative, come Freyr, può aiutare a comprendere a fondo i vantaggi del riutilizzo dei documenti e a essere conformi e competitivi.
