Revisione del controllo di qualità dei documenti clinici regolatori: Gli strumenti del mestiere e le migliori pratiche

Il controllo di qualità (CQ) nell'industria farmaceutica è fondamentale per la revisione dei documenti clinici regolatori, al fine di garantire l'accuratezza, la coerenza e la conformità dei documenti presentati alle autorità regolatorie per l'approvazione.

Che cos'è una revisione del CQ?

Nella scrittura medica, QC significa garantire che il contenuto, lo stile e il formato del documento siano di alta qualità. Questo non avviene semplicemente, ma grazie a una revisione sistematica del controllo di qualità che segue liste di controllo e procedure operative standard (SOP) specificate dal cliente per garantire una revisione approfondita e coerente. Anche i documenti ben scritti possono presentare degli "errori", ma gli esperti di controllo qualità sono in grado di individuarli con un occhio "nuovo" che potrebbe sfuggire a chi scrive. Pertanto, un controllo di qualità è essenziale prima dell'invio, perché una buona revisione richiede tempo ma ne vale la pena.

Chi deve eseguire la revisione del CQ?

Idealmente, la revisione del CQ dovrebbe essere eseguita da una persona diversa dall'autore o dal redattore medico del documento, che può avere un'esperienza inferiore, uguale o superiore a quella dell'autore. I tipi di documenti che potrebbero ricevere includono:

• Brochure dello sperimentatore (IB)
• Libri di briefing (BB)
• Rapporti di studio clinico (CSR)/addendum
• Protocollo e modifiche del protocollo
• Documenti/sintesi del modulo 2
• Narrazioni sulla sicurezza
• Risposte delle autorità di regolamentazione e
• Piani di studio pediatrici, ecc.

Gli "strumenti del mestiere": Le migliori pratiche per eseguire il CQ 

Molte aziende farmaceutiche o CRO hanno una propria serie di standard per la produzione dei documenti. Questi possono essere descritti in modelli specifici dell'azienda, linee guida specifiche per i documenti (ad esempio, linea guida del processo di controllo qualità per i documenti di presentazione clinica: Protocollo, IB e CSR, ecc.), guide di stile, SOP, ecc. Inoltre, è necessario disporre di una lista di controllo QC per garantire che la qualità e il livello di dettaglio di una revisione siano coerenti. Una lista di controllo QC dettagliata è uno strumento importante per aiutare il revisore QC a coprire tutti gli aspetti di una revisione, che gli consentirà di tenere traccia di ciò che ha controllato e di ciò che resta da fare. Inoltre, aiuta a gestire il tempo in modo efficiente. L'intero processo di revisione/editing del CQ seguirà le seguenti fasi:

1. Ricevere la notifica del flusso di lavoro dal Medical Writer:

Il revisore/editor del CQ riceverà la richiesta dall'autore (Medical Writer) con l'indicazione dell'ambito della revisione e il link(per navigare nel documento di lavoro) attraverso la notifica del flusso di lavoro generato dal rispettivo sistema di gestione elettronica dei dati (EDMS), ad esempio MEDIVA, PleaseReview o InteliNotion, ecc. insieme ai documenti/link di origine e alle istruzioni per l'autore (se presenti).

2. Confermare i documenti richiesti/di origine:

Confermare con il Medical Writer i documenti richiesti/fonte che sono disponibili attraverso i link condivisi tramite annotazioni nel documento che possono includere:

• Modello attuale di documento
• Documenti di partenza (tabelle di dati come TLF, Protocollo e relativi emendamenti, risultati di CSR e SAP), ecc. a seconda del documento da esaminare.
• Guida allo stile (stili di testo, punteggiatura, abbreviazioni, capitalizzazione, formato dei numeri e delle date, scelta delle parole, ecc.)
• Eventuali istruzioni per l'authoring (che riguardano l'uso delle barre di scrittura specifiche dell'azienda, i riferimenti incrociati e i riferimenti al testo, ecc.)
• SOP
• Liste di controllo QC e moduli di attestazione

3. Avviare la modifica del documento:

Iniziare a modificare i documenti con "TRACK changes" ON tenendo presente i punti seguenti come punti principali dei "controlli di qualità standard" con gli esempi:

i. Formattazione:

• Layout della pagina
• Paginazione
• Intestazioni e piè di pagina

ii. Coerenza: 

• Sinossi/sintesi/conclusione rispetto al corpo principale del documento: es. Protocolli
• Testo: endpoint dello studio e risultati, ad esempio le CSR.
• Dati tabellari citati nel testo: in particolare per i protocolli, il calendario delle valutazioni e lo schema dello studio rispetto al testo.

iii. Tabelle/Figure:

• Formattazione e layout
• Coerenza nello stile delle tabelle in tutto il documento (ad esempio, stili di intestazione e didascalia)
• Chiarezza della presentazione/legenda
• Assicurarsi che le fonti nelle note a piè di pagina (correttamente citate) e i loro designatori abbiano note a piè di pagina corrispondenti, ecc.

iv. Riferimenti:

• Citazioni corrette
• Formato delle citazioni nel testo (inserire EndNote nell'elenco dei riferimenti)
• Conferma della completezza dell'elenco di riferimento

v. Interno/Collegamenti esterni:

• Collegamenti interni: conferma i collegamenti interni per le sezioni, le tabelle e le figure.
• I link esterni sono referenziati in modo accurato e coerente in tutto il documento e il testo blu è stato applicato alle sezioni/citazioni delle fonti di documenti esterni in cui verrà creato un link durante la fase di pubblicazione del documento.  

vi. Generale:

• Verifica dell'accuratezza dei dati rispetto ai documenti di origine e al loro contenuto
• Controllo ortografico e grammaticale
• Costruzione della frase
• Abbreviazioni (eventualmente specifiche del cliente)
• Controllare la completezza della TOC, dell'elenco delle tabelle/figure e delle appendici, ecc.
• Verifica dei modelli, ecc.

vii. Segnalazione al Medical Writer:

La segnalazione di problemi (avvisi di commento) a Medical Writer è un passo fondamentale per mantenere gli standard dei documenti: Ecco alcuni dei migliori consigli per farlo in modo efficace:

1. Tag online al Medical Writer: Taggate online tutti i commenti al Medical Writer, che potrà così ricevere avvisi/notifiche via e-mail e, se state lavorando in un editor di documenti come MS Word, utilizzare le funzioni di tracciamento delle modifiche o i commenti per evidenziare i problemi direttamente nel testo.
2. Essere specifici (navigazione facile): Identificare il problema. Invece di dire "C'è un errore", specificate qual è l'errore e dove si trova (includete il numero della sezione nel documento di origine, ad esempio: sezione SAP 7.1.1).
3. Fornire un contesto: Spiegare perché si tratta di un problema. Ad esempio, "Questa sezione contraddice i dati presentati nella sinossi e/o i documenti di partenza come il protocollo".
4. Fornire commenti basati sull'evidenza: supportati da dati, studi o linee guida pertinenti e una guida di stile per affrontare i commenti in modo efficace.
5. Suggerite soluzioni: Se possibile, proporre un modo per risolvere il problema. Questo può aiutare il Medical Writer a comprendere meglio il problema e a correggerlo in modo più efficiente.
6. Siate professionali ed educati: Usate un tono rispettoso. Ad esempio, "Ho notato una potenziale incongruenza nel testo/tabelle rispetto ai documenti di origine a pagina 56. Potreste rivederla?". Potrebbe per favore rivederla?".
7. Priorità ai commenti: Affrontare prima i commenti critici che possono influire sulla coerenza dei dati (principali), seguiti da quelli meno urgenti, per gestire il tempo in modo efficiente.
8. Riassumere i problemi principali: Se i problemi sono molteplici, fornire un riepilogo alla fine del feedback per garantire che il Medical Writer comprenda le aree chiave che richiedono ulteriore attenzione.
4. Suggerimenti sulla conformità/Risoluzione dei commenti: Ecco alcuni suggerimenti per risolvere i commenti durante la verifica del CQ:
   
   1. Richieste di chiarimento/richiesta di informazioni aggiuntive: Il Medical Writer può rivolgersi al revisore del CQ per richiedere ulteriori informazioni o chiarimenti sul commento per garantire la risoluzione.
   2. Controlli di coerenza: Assicurarsi che la risoluzione sia in linea con il tono, lo stile e il contenuto dell'intero documento.
   3. Documentazione delle modifiche: Documentare le modifiche apportate in risposta ai commenti per trasparenza e riferimento.
   4. Fornire un ciclo di feedback: Implementare un ciclo di feedback in cui il revisore/editor del CQ riveda la risoluzione per "confermare" la soddisfazione.
   5. Completare la risoluzione dei commenti durante il periodo di CQ: Seguire le regole delle specifiche del cliente per garantire che la risoluzione dei commenti avvenga durante il periodo di CQ previsto.
   6. Utilizzare strumenti automatizzati: Utilizzate strumenti o software automatizzati per tenere traccia e gestire i commenti e le loro risoluzioni per un futuro monitoraggio.
5. Compilazione e caricamento della lista di controllo:

Assicurarsi di compilare la lista di controllo QC (specifica per ogni tipo di documento) per confermarne i contenuti, come testo, tabelle/figure, appendici, ecc. spuntando le caselle in cui il revisore/editor QC può verificare che ogni voce dell'elenco sia stata controllata(Sì, No o NA).

Inoltre, includere una casella di commento in cui il revisore/editor del CQ possa spiegare perché una voce non è stata selezionata e in cui si possano descrivere i risultati specifici.

Inoltre, la lista di controllo ha anche uno spazio che include il numero di versione del documento e la data del documento revisionato insieme al titolo, al codice del progetto/collegamento EDMS e uno spazio per firmare (firma elettronica) e datare il modulo per registrare che il CQ è stato completato.

6. Lista di controllo Firmare con DocuSign/ Adobe Acrobat Signature:

Una volta compilata la lista di controllo, il revisore del CQ utilizzerà gli strumenti (DocuSign/Adobe Acrobat Signature) per firmare i documenti elettronicamente. In questo modo si elimina la necessità di stampare, firmare e scansionare copie fisiche. Inoltre, l'invio e la gestione dei documenti in formato digitale.

7. Controllare i documenti in EDMS:

Una volta completata la revisione/editing del documento da parte del CQ, "salvare" il documento con tutti i commenti e le modifiche. Controllare il documento nel rispettivo EDMS e allegare/caricare la lista di controllo CQ firmata (PDF). 

8. In chiusura:

In conclusione, quando restituiamo la copia revisionata del documento e la lista di controllo al Medical Writer, assicuriamoci che i nostri commenti/le nostre modifiche siano chiari e facilmente comprensibili. Più che una semplice lettura veloce, le revisioni e le modifiche del CQ sono esercizi completi e dettagliati che possono anche essere un'esperienza di apprendimento sia per il revisore che per il Medical Writer. Nel complesso, quindi, l'agenzia/autorità regolatoria come lettore si aspetta documenti di alta qualità, ma questo richiede un processo di revisione organizzato. Oltre ai documenti guida per il controllo qualità, anche una buona lista di controllo qualità contribuirà a una revisione ben eseguita e a migliorare lo standard dei documenti revisionati.