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La scrittura tecnica è una professione che sembra facile e lineare. In realtà, richiede competenze specifiche e l'utilizzo di vari strumenti per creare i contenuti giusti e ottenere informazioni adeguate e di facile comprensione. La sfida della scrittura tecnica inizia con la comprensione approfondita del prodotto o del servizio, con l'aggiornamento sulle sue funzionalità e con la conoscenza e la comprensione del pubblico di riferimento.
Essere un technical writer può essere noioso. Si tratta di raccogliere tutti i dettagli tecnici, garantire che il contenuto non sia monotono e ottimizzare il processo di documentazione senza errori o con errori trascurabili. Una buona scrittura tecnica richiede la consapevolezza e la conoscenza degli strumenti che facilitano il lavoro. Prima di passare agli strumenti più diffusi nella scrittura tecnica, esaminiamo alcune competenze indispensabili per la scrittura tecnica. Come ad esempio:
- Abilità di ricerca
- La ricerca e l'esplorazione sono le colonne portanti dei contenuti tecnici, che rendono i dati più credibili e convincenti. Lavorare come technical writer per qualsiasi cliente richiede di scrivere di prodotti o dati correlati che non si sono mai sentiti prima. Avere buone capacità di ricerca e un'acuta capacità di osservazione aiuta a estrarre informazioni da diversi siti per formulare il contenuto.
- Analisi del pubblico
- L'analisi del pubblico si traduce in una buona conoscenza dell'utente finale e nella generazione di contenuti inclusivi. L'analisi del pubblico è essenziale per il successo di ogni scrittore tecnico. È necessario differenziare i lettori da quelli altamente tecnici, a quelli moderati, a quelli meno tecnici. È la base della rappresentazione del testo; un pubblico con conoscenze tecniche inferiori richiederà un testo (contenuto) meno tecnico. Alcune domande chiave che aiutano a svolgere l'analisi del pubblico sono
- Chi è il vostro pubblico di riferimento?
- Cosa sanno del vostro settore tecnico?
- Qual è la loro occupazione?
- Quali sono i loro interessi e le loro esigenze?
- Abilità di comunicazione
- Il ruolo di un technical writer prevede l'ascolto attivo e la pianificazione prima di contribuire al discorso scritto. Il possesso di buone capacità comunicative facilita notevolmente le capacità complessive del technical writer. Una buona comunicazione apre la strada, sia che si tratti di coordinarsi con le PMI o le parti interessate al progetto, sia che si tratti di porre domande importanti per raccogliere informazioni.
- Abilità di scrittura
- La scrittura precisa e concisa è un'abilità fondamentale per i redattori tecnici. Gli scrittori devono essere in grado di trasmettere informazioni accurate attraverso manuali tecnici, SOP e relazioni tecniche, tra le tante forme di documenti.
- Competenze tecniche
- C'è una differenza tra l'acquisizione di un diploma o di una laurea in qualsiasi settore tecnico e la conoscenza approfondita di aree specializzate. Quest'ultima è indispensabile per lavorare come redattore tecnico. I redattori tecnici sono chiamati a lavorare in settori vitali, dall'informatica, alle assicurazioni, alle banche, ai dispositivi medici, ai prodotti farmaceutici, all'assistenza sanitaria, ecc.
- Lavoro di squadra
- La maggior parte dei redattori tecnici ha assunto un lavoro d'ufficio, ma spesso si trova a dover lavorare con team e reparti interfunzionali. La collaborazione con designer, sviluppatori, tester, project manager e product manager fa parte della routine quotidiana degli scrittori tecnici. Un technical writer deve essere un buon giocatore di squadra e un costruttore di team, con capacità di risoluzione dei conflitti, capacità decisionali e capacità di pianificazione e organizzazione.
Sebbene non si tratti di un elenco esaustivo di strumenti, ve ne sono alcuni tra i principali che un technical writer deve possedere. Gli strumenti per la scrittura tecnica e la documentazione del software aiutano gli scrittori tecnici a curare i contenuti giusti per ottenere informazioni contestuali corrette e facili da capire. Questi strumenti sono utili per scrivere, modificare, disegnare, rivedere e riscrivere la documentazione.
Per quanto le fasi rimangano in gran parte invariate, la scelta e l'utilizzo degli strumenti varia in parte in base al prodotto o al settore. Un ambiente informatico specifico per la codifica può richiedere strumenti che offrano flessibilità nella documentazione API. Al contrario, il settore dei dispositivi medici si concentra su strumenti che offrono opzioni di progettazione più accessibili. Data la varietà di strumenti di scrittura tecnica disponibili, concentriamoci su quelli che si adattano precisamente ai dispositivi medici. Come ad esempio:
- Microsoft Word
Microsoft Word è uno strumento semplice e piuttosto elementare per essere in cima alla lista. La semplice combinazione di MS Word con Adobe Acrobat Reader Pro consente di creare documenti senza problemi con una facile conversione tra i formati PDF e DOC. Il fatto è che MS Word rimane lo strumento più comunemente utilizzato per la creazione di vari documenti ed è il migliore amico di uno scrittore tecnico. Così comune che questo articolo è stato scritto utilizzando lo stesso!
- Strumento di taglio di Windows
Lo strumento Window Snipping fa parte della suite di software Windows ed è un'ottima risorsa per l'acquisizione di base dello schermo. Oltre alla cattura a schermo intero, consente di effettuare ritagli a mano libera o ritagli di aree parziali. Una caratteristica interessante di questo strumento è la possibilità di utilizzare l'opzione di ritardo, che consente di catturare immagini fisse dal fotogramma esatto del video.
- Powtoon
La scrittura tecnica e il suo lavoro periferico stanno diventando sempre più visivi. Powtoon è un eccellente strumento di animazione basato sul web e venduto come prodotto SaaS. Permette di creare presentazioni e video esplicativi innovativi e animati. Le presentazioni animate sono un modo accattivante per catturare l'attenzione degli utenti e Powtoon permette di eccellere in questo mestiere.
Per i redattori tecnici, fare screenshot fa parte della routine quotidiana, soprattutto se si tratta della documentazione di un software come dispositivo medico. Le immagini sono il modo migliore per rappresentare le caratteristiche e rendere il contenuto di facile comprensione.
SnagIT è uno strumento di cattura delle schermate per i redattori tecnici che consente di dare ai loro documenti un aspetto coerente e professionale, con funzioni quali:
- Acquisizione panoramica a scorrimento
- Cattura i menu a discesa
- Bordi ed effetti immagine
- Esportazione su cloud storage
È uno strumento di scrittura tecnica con il quale la maggior parte delle persone impara le basi della programmazione HTML. È un editor HTML estremamente efficace e utilizzabile dai principianti. Viene utilizzato principalmente per creare file di aiuto di medie dimensioni e se un prodotto software non richiede una pesante documentazione online.
Adobe Photoshop non ha bisogno di presentazioni. È lo strumento di editing di immagini più diffuso al mondo per creare e modificare foto e opere d'arte. È anche uno strumento popolare tra i redattori tecnici. È utile per la creazione di progetti UI, la modifica di un'immagine per la stampa, la manipolazione di un'immagine, la sovrapposizione di un'immagine a un'altra e altro ancora. Una caratteristica importante di questo strumento è che l'editing delle immagini rimane un processo reversibile, che consente facilmente di annullare le modifiche.
Windows Movie Maker è un altro strumento che viene fornito di default come parte della suite software Windows essentials (fino a gennaio 2017). È uno strumento semplice che i redattori tecnici possono utilizzare per modificare i video.
Adobe FrameMaker è uno strumento di creazione per tutti i redattori tecnici che intendono riutilizzare i contenuti, per la scrittura per argomenti e per un processo di documentazione strutturato. È uno strumento di elaborazione dei documenti che si adatta a un'ampia documentazione standard del settore. FrameMaker è uno strumento di scrittura tecnica compatibile con DITA (Document Information Typing Architecture), con la possibilità di stampare un PDF e un'ottima alternativa a editor come MS Word. Alcune delle sue caratteristiche principali sono:
- Ridimensionamento delle immagini con un solo clic
- Gestione dei file XML
- Pubblicazione su più dispositivi
- Mini indice dei contenuti
oXygen XML Author è un editor XML gratuito e open-source conforme a DITA. DITA è uno standard aperto per la creazione e la pubblicazione di documenti che si sta diffondendo nella documentazione tecnica. Elimina la dipendenza dell'editing dei contenuti da un particolare strumento. Inoltre, consente di creare documentazione online conforme a DITA (un insieme di file XML), aprendo così la possibilità in futuro di modificare, aggiornare e mantenere facilmente i file attraverso qualsiasi altro strumento conforme a DITA.
Oltre all'elenco di strumenti di cui sopra, alcuni altri strumenti come Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel (a livello principiante), Prezi, Help+Manual e HelpnDoc sono essenziali per iniziare la scrittura tecnica per i dispositivi medici.
Contattate un esperto di scrittura tecnica per ulteriori approfondimenti sulla documentazione tecnica dei dispositivi medici.
