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I produttori di dispositivi medici devono allegare a ogni prodotto la documentazione necessaria per aiutare i consumatori a comprenderne l'uso. Questa documentazione, a volte, può avere alcune centinaia di pagine, il che è scoraggiante per i consumatori. Le guide di consultazione rapida sono curate in modo da coprire tutte le informazioni necessarie sul prodotto e i consumatori possono evitare di dover scorrere una tonnellata di contenuti per trovarle.
Una guida rapida fornisce una serie di brevi istruzioni per l'uso di un dispositivo medico e presenta i seguenti vantaggi:
- Riduce il tempo di formazione
- Guida gli utenti a eseguire le azioni con passaggi più semplici e brevi.
- Evita agli utenti di dover consultare l'intera documentazione quando è necessaria una particolare informazione e fornisce l'uso di base in una versione più breve.
- Ridurre la necessità di formazione di persona e il costo aggiuntivo di un altro dipendente o di un esperto per spiegare nuovamente i processi.
- Le esercitazioni sono ben scritte e adeguatamente descrittive per condurre l'utente attraverso i passi necessari in pochissimo tempo.
Il più delle volte gli utenti trovano comodo affidarsi a illustrazioni o immagini per capire l'uso e il metodo di esecuzione delle azioni su un dispositivo medico. Secondo alcuni studi, il 90% delle informazioni trasmesse al cervello è di tipo visivo e la presenza di illustrazioni è utile negli scenari in cui gli utenti non conoscono il gergo delle apparecchiature.
Le guide rapide possono essere molto dettagliate o brevi, a seconda delle esigenze. Si tratta di una comunicazione stampata semplice e informativa che guida gli operatori sanitari, i tecnici, i pazienti e gli utenti finali. Fornisce indicazioni per rispettare i processi, le linee guida di conformità e gli standard di sicurezza. Ecco alcuni punti chiave da considerare prima della formulazione di guide di riferimento rapido per gli utenti:
- Dovrebbe essere curata tenendo conto del fatto che gli utenti potrebbero non avere conoscenze pregresse
- Il contenuto delle guide per l'utente deve essere utile, aggiornato e pertinente.
- Deve fornire agli utenti informazioni facili da consultare.
- Deve essere organizzato in sezioni con etichette su entrambi i lati del raccoglitore.
- Le tabelle di guida dovrebbero essere aggiunte all'inizio della guida per facilitare la navigazione degli utenti.
- I contenuti devono avere rappresentazioni semplici e chiare
- L'aggiunta di titoli e sottotitoli permette di scremare il contenuto e di rendere le informazioni più accessibili.
- Per una migliore comprensione, è necessario includere esempi e scenari tipici.
- Le immagini, le infografiche e i grafici devono essere incorporati ovunque sia necessario per migliorare la percezione visiva e la comprensibilità.
Spesso gli utenti hanno bisogno di alcune informazioni sul dispositivo per eseguire rapidamente alcune attività specifiche sul dispositivo. In queste circostanze, l'utente ha bisogno delle conoscenze necessarie per eseguire l'operazione senza dover leggere l'intero manuale. In questo caso, le guide per l'utente si rivelano utili.
Le aziende che producono prodotti di consumo con vari componenti probabilmente pubblicheranno delle guide rapide per i consumatori. Quando i dispositivi vengono ordinati online, richiedono un assemblaggio o una tecnologia di base. Questi articoli sono immancabilmente corredati da guide che aiutano gli utenti finali ad assemblare il dispositivo e a metterlo in funzione. L'esperienza dell'utente può essere migliorata incorporando diapositive con testo semplice, in modo che gli utenti con qualsiasi capacità di lettura possano comprendere ogni passaggio necessario per completare il processo. L'aggiunta di indicatori visivi, come icone e colori, contribuisce a creare un design di facile utilizzo.
Le guide devono essere redatte tenendo conto del fatto che gli utenti finali possono avere diversi livelli di qualificazione e comprensione, per cui il linguaggio utilizzato deve essere appropriato:
- Descrittivo ma non paternalistico
- Il linguaggio tecnico deve essere evitato. La spiegazione deve essere semplice e comprensibile per un profano.
- Quando nelle guide è necessario includere terminologie o abbreviazioni, queste devono essere chiare e concise.
- È meglio che la procedura sia spiegata in modo graduale.
- Iniziare la procedura con verbi forti. Ad esempio, "Installare le batterie nel dispositivo" o "Inserire la striscia nel dispositivo di monitoraggio".
Quando si aggiorna o si installa il software del dispositivo, i produttori includono una guida rapida che aiuta ad avvisare gli utenti della disponibilità di nuove funzioni e ne spiega il funzionamento. Per esempio, una guida rapida per un dispositivo di monitoraggio della pressione sanguigna può spiegare all'utente come utilizzarlo, oppure una guida rapida per un dispositivo di monitoraggio della glicemia può aiutare gli utenti a effettuare rapidamente una lettura dei livelli di glucosio nel sangue.
Le guide rapide possono aiutare le aziende a presentare informazioni aggiuntive prima di nuove modifiche. In questo modo i dipendenti ricevono maggiori informazioni sul nuovo processo o prodotto prima che avvenga l'aggiornamento. Seguendo in prima persona il processo di installazione o implementazione, gli utenti capiscono come funziona il processo o il prodotto. Inoltre, funge da riferimento in caso di fallimento. La guida rende il processo molto più semplice per gli utenti.
La guida di riferimento deve essere curata come se fosse un manuale di istruzioni per le attività della vita. Che si tratti di un manuale per i dipendenti o di un manuale di formazione, deve fornire informazioni utili sul momento. Dovrebbe chiarire qualsiasi ipotesi, rispondere a qualsiasi domanda e aiutare a risolvere i problemi che l'utente finale potrebbe incontrare durante l'installazione o l'utilizzo del dispositivo.
Per saperne di più sulle guide di riferimento rapido e sulla loro importanza nel campo dei dispositivi medici, consultate Freyr.
