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Il manuale operativo è il riferimento più ufficiale e completo per il funzionamento e la manutenzione di un prodotto o di un dispositivo. I manuali forniscono informazioni concettuali, come la teoria del progetto. Un manuale operativo deve contenere tutte le informazioni, le caratteristiche, le procedure e le attività rilevanti per installare, aggiornare, mantenere e rimuovere il prodotto o il software. Deve inoltre descrivere in modo dettagliato per l'utente i compiti principali e le soluzioni ai problemi o alle domande tipiche.
Il manuale operativo è conforme alle normative e deve essere seguito dall'utente. Qualsiasi deviazione riscontrata è inaccettabile.
Contenuto del manuale operativo
Il manuale operativo è composto dai seguenti argomenti:
- Introduzione: Descrive in breve il prodotto, ne illustra le caratteristiche e dichiara lo scopo del documento.
- Requisiti per l'installazione o la pre-installazione:
- Questa sezione elenca tutti i prerequisiti e le dipendenze necessarie per installare correttamente il dispositivo. Include hardware specifico (ad esempio, tipo di CPU, RAM, tipo di disco rigido (ad esempio, SSD), file system/partizione e spazio su disco richiesto).
- È necessario definire anche il software richiesto con la versione (minima) e la release necessarie. Questo potrebbe includere i seguenti elementi:
- Sistema operativo: Linux, come distribuzioni Linux specifiche (Red Hat Enterprise Linux, Debian, Ubuntu) o Windows (Windows Server, Windows 11, ecc.).
- Server applicativo: Se richiesto dal software, inserire i dettagli come il fornitore, il nome e la versione dell'application server (se non viene installato automaticamente dal programma di installazione del software).
- Librerie e software aggiuntivo: se è richiesto un software o una libreria specifica, specificare (ad esempio, .NET framework, JAVA SDK, ecc.).
- Fornire istruzioni dettagliate per l'installazione del software o del sistema, ad esempio su come integrare il single sign-on tra il provider cloud del cliente o on-premises o sull'assemblaggio del dispositivo "Active Directory" e il modulo di autenticazione utente dei prodotti di integrazione per i dipendenti
- Istruzioni per l'uso: Include un elenco di istruzioni passo-passo il più possibile accurate e precise. Al termine dell'installazione, è possibile aggiornare il file di configurazione e le impostazioni di configurazione. È essenziale elencare tutti i file o le schermate di configurazione necessari, insieme agli elementi di configurazione e ai possibili valori. Poiché fornire solo la configurazione e i valori predefiniti potrebbe non essere utile a tutti i clienti. Il lettore deve avere ben chiaro cosa deve essere controllato e qual è il risultato atteso.
- Istruzioni di sicurezza: Le istruzioni di sicurezza informano l'utente dei requisiti minimi di sicurezza, come le misure preventive e protettive. Queste misure devono essere rispettate per proteggere le persone dai rischi per la loro salute e per la sicurezza dell'apparecchiatura utilizzata.
- Manutenzione e risoluzione dei problemi:
- Monitoraggio e manutenzione del sistema: ad esempio, controllo dello spazio su disco, esecuzione di controlli di sicurezza, backup e ripristino dei dati, archiviazione dei vecchi dati, ottenimento e installazione di aggiornamenti e upgrade.
- Informazioni per gestire le domande e le richieste di supporto tipiche dell'utente finale per il reparto di supporto del cliente - ad esempio, FAQ, link al portale di supporto del fornitore, contatto con il supporto del fornitore per il supporto di secondo e terzo livello per ottenere assistenza, insieme all'accordo sul livello di supporto (SLA), oltre a procedure di emergenza e indicazioni in caso di errore umano o di uscita dal sistema
- Potrebbe anche contenere ulteriori regole e requisiti normativi e relativi alla privacy.
- Disinstallazione/Disassemblaggio: Descrive un elenco di istruzioni passo-passo su come disassemblare/disinstallare l'hardware/il software in modo corretto.
- Informazioni aggiuntive: Qualsiasi informazione aggiuntiva necessaria per supportare le procedure operative del dispositivo o qualsiasi altra informazione può essere elencata e spiegata in dettaglio nel processo
Le organizzazioni devono sviluppare manuali operativi che forniscano procedure operative standard (SoP) chiare. I manuali e le informazioni in essi contenute devono contenere importanti input di reparto, come lo sviluppo e il collaudo dei prodotti, il funzionamento, la manutenzione e l'assistenza ai clienti.
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