Imperatywy biznesowe

  • Klientem była niemiecka międzynarodowa firma farmaceutyczna i zajmująca się naukami przyrodniczymi, a także jedna z największych firm farmaceutycznych na świecie.
  • Firma Freyr musiała przeprowadzić migrację treści ze starszej aplikacji (FrameMaker) do systemu zarządzania treścią Vasont Inspire Component Content Management System (CCMS).
  • Głównym celem było umożliwienie maksymalnego ponownego wykorzystania treści, zmniejszenie ogólnej objętości treści głównej w jak największym stopniu i zapewnienie jednorodności między dokumentami.

Cele

  • Migracja treści ze starszej aplikacji (FrameMaker) do Inspire CCMS zgodnie ze standardowym przewodnikiem po stylach klienta.
  • Opracowanie folderów współdzielonych wielokrotnego użytku w Inspire CCMS, głównie dla treści takich jak wprowadzenie, symbole, obrazy, ostrzeżenia systemowe, przestrogi i uwagi dotyczące treści starszych instrukcji obsługi i instrukcji użytkowania (IFU).

Zestawienie problemów

  • Niezorganizowane dokumenty statyczne w różnych formatach.
  • Tradycyjna metodologia dokumentacji obejmowała wiele źródeł, niespójne informacje i trudności z aktualizacją treści na różnych urządzeniach.
  • Problemy związane z dryfowaniem treści, prowadzące do wielokrotnych procesów przeglądu i zatwierdzania.

Rozwiązania i usługi Freyr

Rozwiązania i usługi Freyr
  • Freyr nie tylko dokonał migracji dokumentów, ale także dostarczył je w wyznaczonym terminie.
  • Freyr nawiązał bliską współpracę z wielofunkcyjnymi zespołami klienta i interesariuszami.
  • Freyr przewidział prawdopodobne zagrożenia, stworzył plany łagodzące i proaktywnie monitorował postępy w projekcie.
  • Freyr dopilnował, aby wszystkie dokumenty były zgodne z odpowiednimi wymogami regulacyjnymi.
  • Analiza treści: Freyr przeanalizował istniejącą dokumentację i zidentyfikował elementy treści nadające się do ponownego wykorzystania, takie jak ostrzeżenia, środki ostrożności i instrukcje użytkowania.
  • Struktura DITA: Zastosowano strukturę DITA dostępną w Inspire CCMS do dokumentacji urządzeń medycznych, tworząc instrukcje operacyjne i IFU ze starszych dokumentów.
  • Narzędzia autorskie: Wykorzystanie edytora Oxygen XML do tworzenia treści w CCMS.
  • Podejście oparte na jednym źródle: DITA XML umożliwiła podejście oparte na jednym źródle, zapewniając spójność informacji w różnych wariantach produktów i językach.
  • Zgodność z przepisami: Ustrukturyzowane podejście DITA do treści umożliwiło zachowanie zgodności z rygorystycznymi wymogami regulacyjnymi w branży urządzeń medycznych.
  • Specjalne ramy zarządzania.
  • Kompleksowa obsługa DITA XML.
  • Ekspertyza w zakresie zróżnicowanych i złożonych produktów.
  • Dokumentacja stworzona dla krajów na całym świecie.
  • Zespół zarządzający projektem osiągnął rezultaty przed terminami określonymi przez klienta.
  • Znaczne skrócenie czasu potrzebnego na tworzenie treści.
  • Spójność treści znacznie się poprawiła, zmniejszając ryzyko błędów, a także poprawiając zrozumienie użytkownika.
  • Zadania takie jak tworzenie, recenzowanie, kontrola wersji i ponowne wykorzystywanie są realizowane za pośrednictwem scentralizowanego systemu zarządzania treścią.
  • Administracja i utrzymanie treści są łatwiejsze dzięki różnym uprawnieniom użytkowników i wyznaczonym rolom.
  • Poprawiła się możliwość wyszukiwania i ponownego wykorzystania treści, co z kolei znacznie skróci czas tworzenia treści.