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L'expansion de votre entreprise de cosmétiques sur les marchés de l'UE et du Royaume-Uni offre d'immenses possibilités, mais elle exige également le respect strict des exigences réglementaires. L'une des étapes les plus importantes de la mise en conformité est l'établissement d'une représentation juridique, qui garantit que vos produits répondent aux normes de sécurité et aux obligations réglementaires. Ce blog vous expliquera l'importance de la représentation juridique et les réglementations essentielles que vous devez respecter pour pénétrer et prospérer sur les marchés des cosmétiques de l'UE et du Royaume-Uni.
Comprendre le cadre réglementaire : Principaux règlements et autorités
Pour le marché de l'UE :
L'industrie cosmétique de l'UE est régie par le règlement (CE) n° 1223/2009 relatif aux produits cosmétiques, qui définit des lignes directrices strictes en matière de sécurité des produits, d'étiquetage et d'autorisation de mise sur le marché. Ce règlement exige que tous les produits cosmétiques commercialisés dans l'UE soient conformes à ses exigences en matière de sécurité et d'étiquetage.
Autorité responsable : Le règlement est appliqué par diverses autorités nationales compétentes dans chaque État membre de l'UE, la coordination générale étant assurée par la Commission européenne (CE).
Pour le marché britannique :
À la suite du Brexit, le Royaume-Uni dispose désormais de son propre cadre réglementaire, connu sous le nom de règlement britannique sur les cosmétiques (Schedule 34 of the Product Safety and Metrology Statutory Instrument 2019 No. 696). Bien qu'il reflète étroitement le règlement de l'UE, il existe des différences clés qui nécessitent des processus de conformité distincts pour les cosmétiques vendus au Royaume-Uni.
Autorité responsable : L'Office for Product Safety and Standards (OPSS) est le principal organisme de réglementation en Grande-Bretagne (Angleterre, Écosse et Pays de Galles), tandis que le Department of Agriculture, Environment and Rural Affairs (DAERA) supervise l'Irlande du Nord en liaison avec les réglementations de l'UE.
Le rôle de la représentation juridique sur les marchés de l'UE et du Royaume-Uni
La représentation légale est une exigence obligatoire pour les fabricants non européens et non britanniques qui ont l'intention de vendre des produits cosmétiques sur ces marchés. Cela implique la désignation d'une "personne responsable" (PR) qui agit comme point de contact principal avec les autorités réglementaires et garantit la sécurité et le respect de toutes les réglementations applicables.
Pourquoi nommer une personne responsable (PR) ?
Le RP joue un rôle essentiel en veillant à ce que les produits cosmétiques répondent à toutes les normes de sécurité, d'étiquetage et de réglementation. Les principales responsabilités du RP sont, entre autres, les suivantes
Évaluation de la sécurité des produits: Effectuer des évaluations de la sécurité et s'assurer que le produit ne présente aucun risque pour la santé humaine dans des conditions d'utilisation normales ou raisonnablement prévisibles.
Mise à jour du dossier d'information sur le produit (PIF) : Tenue à jour du PIF, qui contient des informations essentielles sur la formulation du produit, le processus de fabrication, l'évaluation de la sécurité, l'expérimentation animale et les effets revendiqués pour le produit cosmétique. Ce dossier doit être facilement accessible aux autorités pour inspection.
Notification aux autorités
Pour l'UE: Avant de mettre un produit sur le marché, le RP doit le notifier via le portail de notification des produits cosmétiques (CPNP).
Pour le Royaume-Uni: Le RP doit notifier les produits via le portail britannique SCPN (Submit Cosmetic Product Notification) pour les produits vendus en Grande-Bretagne.
Conformité de l'étiquetage et des allégations: Veiller à ce que tout l'étiquetage du produit soit conforme à la réglementation, y compris les informations obligatoires telles que les listes d'ingrédients, les instructions d'utilisation, les numéros de lot ou le symbole de la période après ouverture (PAO). Toute allégation concernant le produit (par exemple, "anti-âge", "hypoallergénique") doit être justifiée.
Surveillance des effets indésirables: Surveillance et notification de tout effet indésirable grave (SUE) à l'autorité sanitaire compétente et prise de mesures correctives si nécessaire.
Rappel et retrait: Lancer des rappels ou des retraits de produits si un risque de sécurité est identifié, afin de garantir la sécurité des consommateurs et le respect de la réglementation.
Étapes clés pour établir une représentation légale dans l'UE et au Royaume-Uni
Identifier une personne responsable expérimentée: choisissez une personne responsable ayant une bonne connaissance des réglementations sur les cosmétiques en vigueur dans l'UE et au Royaume-Uni. Il peut s'agir d'une personne, d'une entreprise ou même d'une organisation tierce spécialisée dans la conformité réglementaire.
Comprendre les différences entre les marchés:
Pour l'UE, un seul PR suffit pour tous les États membres.
Pour le Royaume-Uni, vous devez disposer d'un RP basé en Grande-Bretagne (Angleterre, Écosse ou Pays de Galles) pour les produits vendus dans ces régions. Notez que l'Irlande du Nord suit les réglementations de l'UE en raison du protocole de l'Irlande du Nord.
Préparer un dossier d'information sur le produit (DIP) complet : Veillez à ce que le dossier d'information sur le produit contienne le rapport sur la sécurité du produit cosmétique, le processus de fabrication, la déclaration de conformité aux BPF, les données relatives à l'expérimentation animale et la preuve de l'efficacité de toute allégation.
Restez informé des changements réglementaires : Les réglementations des marchés de l'UE et du Royaume-Uni sont sujettes à des changements. Votre RP doit être proactif en se tenant au courant des mises à jour réglementaires et en mettant en œuvre les ajustements nécessaires pour rester en conformité.
Bonnes pratiques pour la désignation d'une personne responsable
Choisir un RP ayant une connaissance approfondie de la réglementation : Choisissez un RP familiarisé avec les réglementations, les lignes directrices et les pratiques de l'industrie cosmétique dans l'UE et au Royaume-Uni.
Assurer une communication claire : Maintenez des canaux de communication ouverts et clairs avec votre RP afin de rester informé des mises à jour réglementaires et des exigences de conformité.
Surveiller les effets indésirables : Travaillez en étroite collaboration avec votre RP pour suivre les effets indésirables signalés par les consommateurs et y répondre, afin de garantir une action rapide et le respect de la réglementation.
Conclusion
La mise en place d'une représentation juridique n'est pas seulement une exigence réglementaire, mais une étape stratégique qui facilite l'entrée sur le marché et la conformité continue sur les marchés des cosmétiques de l'UE et du Royaume-Uni. La désignation d'une personne responsable expérimentée garantit que vos produits répondent à toutes les exigences en matière de sécurité, d'étiquetage et de notification, préservant ainsi la réputation de votre marque et assurant une présence réussie sur le marché. Un partenariat avec un expert en réglementation tel que Freyr peut faciliter votre processus et vous permettre d'être en conformité avec les marchés de l'UE et du Royaume-Uni.
