Impératifs commerciaux

  • Le client était une multinationale allemande de l'industrie pharmaceutique et des sciences de la vie, ainsi que l'une des plus grandes entreprises pharmaceutiques au monde.
  • Ils ont demandé à Freyr de migrer le contenu de l'ancienne application (FrameMaker) vers le système de gestion de contenu par composants (CCMS) Vasont Inspire.
  • L'objectif premier était de permettre une réutilisation maximale du contenu, de réduire autant que possible le volume global du contenu principal et de garantir l'homogénéité des documents.

Objectifs

  • Migration du contenu de l'application existante (FrameMaker) vers Inspire CCMS, conformément au guide de style standard du client.
  • Développement de dossiers partagés réutilisables dans Inspire CCMS, principalement pour le contenu tel que l'introduction, les symboles, les images, les avertissements du système, les mises en garde et les avis sur le contenu des anciens manuels d'utilisation et des instructions d'utilisation (IFU).

Énoncé de la problématique

  • Documents statiques non organisés dans différents formats.
  • La méthodologie traditionnelle de documentation comprend des sources multiples, des informations incohérentes et des difficultés à mettre à jour le contenu sur différents appareils.
  • Problèmes liés à la dérive du contenu, entraînant de multiples processus de révision et d'approbation.

Solutions et services Freyr

Solutions et services Freyr
  • Freyr a non seulement migré les documents mais les a également livrés dans les délais impartis.
  • Freyr a établi une relation de travail étroite avec les équipes interfonctionnelles et les parties prenantes du client.
  • Freyr a anticipé les risques probables, créé des plans d'atténuation et suivi de manière proactive l'avancement du projet.
  • Freyr a veillé à ce que tous les documents soient conformes aux exigences réglementaires respectives.
  • Analyse du contenu : Freyr a analysé la documentation existante et identifié les éléments de contenu réutilisables tels que les avertissements, les précautions et les instructions d'utilisation.
  • Structure DITA : Application de la structure DITA disponible dans Inspire CCMS à la documentation sur les dispositifs médicaux, création de manuels opérationnels et d'IFU à partir de documents existants.
  • Outils de création : Utilisation de l'éditeur XML Oxygen pour créer le contenu dans le CCMS.
  • Approche à source unique : DITA XML a permis une approche à source unique, garantissant la cohérence des informations entre les différentes variantes de produits et les différentes langues.
  • Conformité réglementaire : L'approche du contenu structuré de la DITA a permis de se conformer aux exigences réglementaires rigoureuses de l'industrie des dispositifs médicaux.
  • Un cadre de gouvernance spécifique.
  • Prise en charge de bout en bout de la XML DITA XML .
  • Expertise dans des produits variés et complexes.
  • Documentation créée pour les pays du monde entier.
  • L'équipe de gestion du projet a réalisé les produits livrables en respectant les délais fixés par le client.
  • Réduction significative du temps nécessaire à la création de contenu.
  • La cohérence du contenu s'est considérablement améliorée, réduisant le risque d'erreurs et améliorant la compréhension de l'utilisateur.
  • Les tâches telles que la rédaction, la révision, le contrôle des versions et la réutilisation sont accomplies par le biais d'un système de gestion de contenu centralisé.
  • L'administration et la maintenance du contenu sont facilitées par diverses autorisations d'utilisateur et des rôles désignés.
  • Les possibilités de recherche et de réutilisation du contenu ont été améliorées, ce qui réduira considérablement le temps nécessaire à la création du contenu.