Imperativos empresariales

  • El cliente era una multinacional alemana del sector farmacéutico y de las ciencias de la vida, así como una de las mayores empresas farmacéuticas del mundo.
  • Necesitaban que Freyr migrara el contenido de la aplicación heredada (FrameMaker) al sistema de gestión de contenidos por componentes Vasont Inspire (CCMS).
  • El objetivo principal era permitir la máxima reutilización de contenidos, reducir al máximo el volumen total de contenidos maestros y garantizar la homogeneidad entre documentos.

Objetivos

  • Migración del contenido de la aplicación heredada (FrameMaker) a Inspire CCMS en consonancia con la guía de estilo estándar del cliente.
  • Desarrollo de carpetas compartidas reutilizables dentro de Inspire CCMS, principalmente para contenidos como introducción, símbolos, imágenes, advertencias del sistema, precauciones y avisos del contenido de los manuales de funcionamiento e instrucciones de uso (IFU) heredados.

Planteamiento del problema

  • Documentos estáticos desorganizados en varios formatos.
  • La metodología tradicional de documentación incluía múltiples fuentes, información incoherente y dificultades para actualizar el contenido en distintos dispositivos.
  • Problemas relacionados con la desviación de contenidos, que conlleva múltiples procesos de revisión y aprobación.

Soluciones y servicios Freyr

Soluciones y servicios Freyr
  • Freyr no sólo migró los documentos, sino que también los entregó dentro de los plazos estipulados.
  • Freyr estableció una estrecha relación de trabajo con los equipos multifuncionales y las partes interesadas del cliente.
  • Freyr anticipó los riesgos probables, creó planes de mitigación y supervisó proactivamente el progreso del proyecto.
  • Freyr se aseguró de que todos los documentos se ajustaban a los requisitos reglamentarios correspondientes.
  • Análisis de contenidos: Freyr analizó la documentación existente e identificó componentes de contenido reutilizables, como advertencias, precauciones e instrucciones de uso.
  • Estructura DITA: Aplicación de la estructura DITA disponible en Inspire CCMS a la documentación de dispositivos médicos, creando manuales operativos e IFU a partir de documentos heredados.
  • Herramientas de creación: Se utilizó el editor Oxygen XML para crear el contenido dentro de CCMS.
  • Enfoque de fuente única: DITA XML permitió un enfoque de fuente única, garantizando la coherencia de la información entre las distintas variantes e idiomas de los productos.
  • Cumplimiento normativo: El enfoque de contenidos estructurados de DITA permitió cumplir los estrictos requisitos normativos del sector de los dispositivos médicos.
  • Un marco de gobernanza específico.
  • Compatibilidad integral con DITA XML.
  • Experiencia en productos variados y complejos.
  • Documentación creada para países de todo el mundo.
  • El equipo de gestión del proyecto logra los resultados previstos antes de los plazos especificados por el cliente.
  • Reducción significativa del tiempo necesario para crear contenidos.
  • La coherencia del contenido mejoró significativamente, reduciendo el riesgo de errores y mejorando la comprensión del usuario.
  • Tareas como la autoría, la revisión, el control de versiones y la reutilización se realizan a través de un sistema centralizado de gestión de contenidos.
  • La administración y el mantenimiento de los contenidos se facilitan mediante diversos permisos de usuario y funciones designadas.
  • La capacidad de búsqueda y reutilización de los contenidos ha mejorado, lo que a su vez reducirá significativamente el tiempo necesario para crearlos.