2 min lire
Il est bien connu que la directive COVID-19 a poussé de nombreuses organisations à inciter leurs auditeurs et leurs équipes chargées de la conformité à adopter la technologie appropriée pour réaliser des audits à distance. Si les techniques d'audit à distance sont similaires à celles des audits traditionnels, elles s'appuient sur des moyens électroniques pour obtenir des preuves d'audit à des fins d'évaluation. La méthode ou la procédure d'audit à distance dépend de la fonction de l'entreprise et des procédures opérationnelles. Par exemple, pour les processus de fabrication ou le stockage des produits, les audits à distance peuvent être réalisés à l'aide d'une vidéo en direct/de surveillance afin de recueillir les preuves d'audit nécessaires.
Réalisation d'un audit à distance
Pour s'adapter aux audits à distance, les organisations doivent avoir une connaissance approfondie de la manière dont ces audits sont menés. Voici quelques étapes suivies par un auditeur/audité pour réaliser un audit à distance idéal :
- L'entité auditée doit consacrer un ou deux membres de son personnel à l'audit au cours de la période désignée.
- L'auditeur doit demander à l'audité, avant le début de l'audit à distance, de lui fournir des informations telles que les procédures, les manuels qualité, le registre des réclamations, le registre des non-conformités, le registre des CAPA, le registre des écarts, le plan de validation principal (MVP) et d'autres informations au format PDF ou dans un autre format consultable, en vue d'un examen hors site. L'auditeur doit veiller à la confidentialité des données.
- Si l'entité auditée ne met pas les documents à la disposition des auditeurs pour qu'ils les examinent, les documents et enregistrements doivent être présentés par le biais d'un outil de vidéoconférence.
- Pour la vidéoconférence, les deux parties doivent se mettre d'accord sur la technologie à utiliser.
- Les invitations à la réunion doivent être envoyées en laissant suffisamment de temps à chaque partie pour planifier la conférence.
- Dans le cas des processus de fabrication et du stockage des produits, l'auditeur peut demander à l'audité d'effectuer une visite virtuelle.
- Les plans d'audit et l'agenda doivent être programmés.
- La réunion de clôture doit se tenir par le biais d'un outil de vidéoconférence.
Conseils pour la mise en œuvre de l'audit à distance
Si vous essayez de mettre en place des audits à distance pour la première fois dans votre organisation, voici quelques suggestions pour faciliter la transition :
- Définir le champ d'application, l'objectif, les exigences, le calendrier et la méthode avant l'audit.
- Des technologies de sécurité renforcée telles que les VPN, les documents protégés par mot de passe, les données cryptées et l'infrastructure à clé publique (PKI) doivent être adoptées pour atténuer le risque d'attaques sur le réseau.
- Un facilitateur sur place doit être désigné pour gérer la logistique de l'audit et résoudre toute difficulté liée à la technologie.
- Établir des règles d'engagement entre l'organisation et l'équipe de conformité/d'audit.
- Rationaliser le flux de communication en fournissant des mises à jour de statut entre des points de contact définis.
- Organiser les audits de manière à ce que les activités ne perturbent pas les flux de travail.
- Des rendez-vous réguliers doivent être programmés avec les auditeurs pour évaluer les progrès accomplis.
Les points susmentionnés n'étant que des points d'attention de haut niveau sur les audits à distance, les organisations doivent aller beaucoup plus loin pour les comprendre, comme l'approche globale en trois étapes basée sur le risque que le secteur suit. Pour plus d'informations sur les audits à distance et l'approche conforme, consultez un partenaire éprouvé en matière de conformité. Soyez conforme tout au long du processus.
