3 min read
W szybko zmieniającym się świecie kosmetyków szybkość wprowadzania produktów na rynek jest wszystkim. Podczas gdy marki starają się wprowadzać nowe produkty na rynek, muszą również stawić czoła rosnącej kontroli regulacyjnej, zwłaszcza w regionach takich jak UE, Wielka Brytania i kraje ASEAN. Jednym z najskuteczniejszych narzędzi pomagających markom zachować zgodność z przepisami kosmetycznymi przy jednoczesnej oszczędności czasu i zasobów jest możliwość ponownego wykorzystania dokumentów w obszarze powiadomień kosmetycznych. Chociaż jest to często pomijane, możliwość ponownego wykorzystania może odegrać kluczową rolę w usprawnieniu procesu regulacyjnego.
Czym jest ponowne wykorzystanie dokumentów w zgodności z przepisami kosmetycznymi?
Ponowne wykorzystanie dokumentów odnosi się do możliwości wykorzystania tych samych dokumentów regulacyjnych do różnych notyfikacji lub zgłoszeń produktów kosmetycznych. Dokumenty te mogą obejmować:
- Pliki informacji o produkcie (PIF)
- Karty charakterystyki (SDS)
- Certyfikaty analizy (CoA)
- Oceny bezpieczeństwa składników
- Dokumentacja procesów produkcyjnych
Gdy dokumenty te są ustandaryzowane i dobrze zorganizowane, można je ponownie wykorzystać w wielu zgłoszeniach produktów, zmniejszając nadmiarowość i koszty administracyjne.
Proces powiadamiania o kosmetykach: Szybki przegląd
Zanim zagłębimy się w szczegóły, oto krótkie podsumowanie procesu powiadomień kosmetycznych:
- Formuła produktu i etykietowanie: Marki przygotowują swoje listy składników i stężeń oraz upewniają się, że wszystko jest zgodne z przepisami.
- Ocena bezpieczeństwa: Doświadczony specjalista sprawdza preparat pod kątem bezpieczeństwa.
- Zestawienie dokumentów: Wszystkie niezbędne dokumenty, które mogą obejmować PIF. W tym przypadku możliwość ponownego wykorzystania dokumentów może znacznie zmniejszyć nakład pracy.
- Przedłożenie organom: Gotowe dokumenty są przedkładane odpowiednim organom lub portalom regulacyjnym, tj. CPNP UE, SCPN Wielkiej Brytanii lub odpowiednim portalom organów ds. zdrowia w przypadku rynków ASEAN.
- Nadzór po wprowadzeniu do obrotu: Nawet po zgłoszeniu marki są odpowiedzialne za prowadzenie aktualnej dokumentacji i zgłaszanie działań niepożądanych.
Znaczenie możliwości ponownego wykorzystania dokumentów
- Skraca czas wprowadzenia produktu na rynek
Jeśli firma wprowadza na rynek 10 odcieni tej samej szminki, po co od razu tworzyć 10 osobnych zestawów dokumentów? Dzięki możliwości ponownego wykorzystania większość dokumentów, takich jak ocena bezpieczeństwa, raport dotyczący bezpieczeństwa produktu kosmetycznego, dokumentacja produktu (PIF) i dokumenty produkcyjne , można wykorzystać ponownie, oszczędzając w ten sposób wiele tygodni pracy.
- Ogranicza błędy ludzkie
Ponowne wykorzystanie zweryfikowanych dokumentów zmniejsza ryzyko niespójnych lub nieprawidłowych informacji, które mogą wystąpić w przypadku ręcznego ponownego wprowadzania danych. Oznacza to mniejszą liczbę poprawek i sprawniejszy proces powiadamiania o kosmetykach.
- Niższe koszty zapewnienia zgodności
Zatrudnianie konsultantów ds. regulacji lub specjalistów ds. zgodności jest kosztowne i czasochłonne. Możliwość ponownego wykorzystania dokumentów zmniejsza ilość pracy, a tym samym koszty. Oszczędność kosztów będzie znaczna w przypadku dużych globalnych marek i jednoczesnej zgodności z dziesiątkami jednostek SKU.
- Globalna skalowalność
Wiele firm kosmetycznych rozszerza swoją działalność z jednego regionu do innego. Dzięki możliwości ponownego wykorzystania dokumentów zgodność z przepisami dotyczącymi produktów transgranicznych jest znacznie łatwiejsza. Formularz PIF dla UE, po wprowadzeniu jedynie kilku zmian, może być teraz wykorzystywany do składania wniosków w Wielkiej Brytanii lub ASEAN, zamiast rozpoczynać każdy wniosek od nowa.
Zmiana przepisów: Międzynarodowe trendy sprzyjające ponownemu wykorzystaniu
Na pokład wchodzą również organizacje regulacyjne. Na przykład:
- System CPNP UE CPNP zgłaszanie zbiorcze, jeśli zmiany produktu są niewielkie (np. odcień lub zapach).
- W Wielkiej Brytanii dokumenty UE zawierające niewielkie zmiany mogą być ponownie wykorzystane do zgłoszenia produktu w brytyjskim SCPN.
- W ASEAN zharmonizowane wytyczne pozwalają krajom członkowskim na ponowne wykorzystanie podstawowej dokumentacji.
Zmiana ta odzwierciedla rosnące uznanie, że zgodność kosmetyków nie powinna stanowić bariery dla innowacji, ale raczej ramy wspierające bezpieczne i wydajne wejście na rynek.
Zalecenia dotyczące zwiększenia możliwości ponownego wykorzystania dokumentów
Aby skorzystać z zasady ponownego wykorzystania dokumentów w przypadku powiadomień kosmetycznych, firmy powinny rozważyć:
- Centralny system zarządzania dokumentami: Korzystaj z przechowywania cloud-based i aktualizuj pliki regulacyjne.
- Znormalizowane dokumenty: Upewnij się, że wszystkie dokumenty spełniają najwyższe standardy regulacyjne i mogą być używane globalnie.
- Konserwacja dokumentów: Śledzenie aktualizacji i poprawek w celu uniknięcia korzystania z nieaktualnych plików.
- Przeszkolone działy: Działy regulacyjne, rozwoju produktów i marketingu muszą wiedzieć, jakie dokumenty można ponownie wykorzystać i w jaki sposób.
Wnioski
Efektywność regulacyjna może stanowić przewagę konkurencyjną na dzisiejszym rynku kosmetycznym. Ponowne wykorzystanie dokumentów zapewnia nie tylko efektywność w zakresie zgodności z przepisami, ale także pozwala markom na szybsze wprowadzanie produktów na rynek, skalowanie działalności na całym świecie i obniżenie kosztów bez uszczerbku dla bezpieczeństwa lub jakości. Dla firm kosmetycznych, które chcą utrzymać przewagę konkurencyjną, przyjęcie strategii ponownego wykorzystania dokumentacji nie jest opcjonalne, ale niezbędne. Warto zwrócić się o pomoc do eksperta ds. regulacji, takiego jak Freyr, może pomóc w uzyskaniu kompleksowego zrozumienia korzyści płynących z ponownego wykorzystywania dokumentów, przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z przepisami i konkurencyjności.
