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Le maintien d'un système de gestion de la qualité (SGQ) efficace garantit la qualité des médicaments, la conformité aux réglementations et l'efficacité opérationnelle. Un SGQ bien structuré fournit un cadre pour des processus cohérents, une amélioration continue et la conformité à des normes réglementaires strictes. Pour gérer efficacement votre SMQ, il est essentiel de mettre en place les bons modèles. Voici les cinq modèles indispensables pour gérer votre SMQ dans le cadre de la conformité pharmaceutique.
Modèle de procédure opérationnelle standard (POS)
Les procédures opératoires normalisées (POS) constituent l'épine dorsale d'un système de gestion de la qualité dans l'industrie pharmaceutique. Elles fournissent des instructions écrites détaillées afin d'assurer l'uniformité de fonctions spécifiques. Un modèle de POS efficace doit comprendre les éléments suivants :
- Titre et objectif: énoncer clairement le titre et l'objectif du POS.
- Champ d'application: Définir l'applicabilité et les limites de la procédure d'exploitation normalisée.
- Responsabilités: Identifier la personne responsable de l'exécution des tâches décrites dans le POS.
- Procédure: Fournir des instructions étape par étape pour l'exécution de la tâche.
- Références: Dressez la liste de tous les documents, règlements ou normes auxquels il est fait référence dans la procédure d'exploitation standard.
- Historique des révisions: Suivre les modifications et les mises à jour du POS.
Un modèle de POS standardisé garantit la cohérence de toutes les procédures et contribue à maintenir la conformité avec les exigences réglementaires.
Modèle de rapport d'écart
Les déviations sont des écarts par rapport aux procédures ou aux spécifications approuvées. Il est essentiel de documenter correctement les écarts afin d'identifier les causes profondes, de mettre en œuvre des actions correctives et d'éviter qu'ils ne se reproduisent. Un modèle de rapport de déviation complet doit comprendre les éléments suivants :
- ID de l'écart: Attribuer un identifiant unique à chaque écart.
- Description de l'écart: Fournir une description détaillée de l'écart.
- Évaluation de l'impact: Évaluer l'impact de la déviation sur la qualité du produit, la sécurité du patient et la conformité réglementaire.
- Analyse des causes profondes: Identifier la ou les causes sous-jacentes de l'écart.
- Actions correctives et préventives (CAPA) : Elles décrivent les actions visant à corriger l'écart et à empêcher qu'il ne se reproduise à l'avenir.
- Signatures d'approbation: Obtenir les signatures du personnel responsable pour approuver le rapport de déviation.
Un modèle de rapport de déviation permet de documenter et de résoudre systématiquement les déviations afin de maintenir la conformité.
Modèle de plan CAPA
Le processus d'actions correctives et préventives (CAPA) est fondamental pour l'amélioration continue d'un système de gestion de la qualité. Un modèle de plan CAPA bien conçu doit comprendre les éléments suivants
- ID CAPA: Attribuer un identifiant unique à chaque CAPA.
- Description du problème: Décrire clairement le problème ou la non-conformité.
- Analyse des causes profondes: Détailler la (les) cause(s) fondamentale(s) identifiée(s).
- Actions correctives: Préciser les mesures prises pour corriger le problème.
- Actions préventives: Décrire les mesures à prendre pour éviter que la situation ne se reproduise.
- Calendrier de mise en œuvre: Fournir un calendrier de mise en œuvre des actions CAPA.
- Contrôle de l'efficacité: Décrire comment l'efficacité des actions CAPA sera vérifiée.
- Signatures d'approbation: Obtenir les approbations du personnel responsable.
L'utilisation d'un modèle de plan CAPA permet de s'assurer que les actions correctives et préventives sont systématiquement mises en œuvre et suivies, améliorant ainsi l'efficacité globale du système de gestion de la qualité.
Modèle de rapport d'audit
Des audits internes réguliers sont essentiels pour évaluer l'efficacité du SMQ et garantir la conformité aux exigences réglementaires. Un modèle de rapport d'audit doit comprendre les éléments suivants
- ID de l'audit: Attribuer un identifiant unique à chaque audit.
- Portée et objectifs de l'audit: Définir la portée et les objectifs de l'audit.
- Critères d'audit: Liste des normes, des règlements et des procédures sur la base desquels l'audit est effectué.
- Résultats de l'audit: Documenter les non-conformités, les observations et les domaines à améliorer.
- Recommandations: Fournir des recommandations pour des actions correctives.
- Plan d'action: Décrire les mesures prises pour donner suite aux constatations de l'audit.
- Équipe d'audit et date: indiquez les coordonnées des membres de l'équipe d'audit et la date de l'audit.
- Signatures d'approbation: Obtenir l'approbation du personnel responsable.
Un modèle de rapport d'audit garantit une documentation complète des activités et des résultats de l'audit, facilitant ainsi l'amélioration continue et la conformité réglementaire.
Modèle de dossier de formation
La formation est essentielle pour garantir que le personnel est compétent et bien informé sur son rôle et ses responsabilités. Un modèle de dossier de formation complet doit inclure
- Nom et identifiant de l'employé : enregistrez le nom et l'identifiant unique de l'employé.
- Titre de la formation: Indiquez le titre de la session de formation.
- Date de la formation: Enregistrez la date de la formation.
- Nom du formateur: Indiquer le nom du formateur ou de l'instructeur.
- Contenu de la formation: Fournir un bref aperçu du contenu de la formation.
- Résultats de l'évaluation: Consigner les résultats de toute évaluation.
- Signatures de l'employé et du formateur: Obtenir les signatures de l'employé et du formateur pour confirmer que la formation a bien été suivie.
Un modèle de dossier de formation permet de s'assurer que les activités de formation sont systématiquement documentées et suivies, contribuant ainsi à la compétence du personnel et à la conformité réglementaire.
Conclusion
La gestion d'un système de gestion de la qualité dans l'industrie pharmaceutique exige une documentation méticuleuse et le respect des normes réglementaires. Les modèles peuvent considérablement améliorer l'efficacité de votre système de gestion de la qualité. La mise en œuvre de ces cinq modèles indispensables - POS, rapport de déviation, plan CAPA, rapport d'audit et dossier de formation - garantit des processus cohérents, une amélioration continue et une conformité solide aux exigences réglementaires.
L'adoption de ces modèles rationalisera votre QMS et contribuera à maintenir les normes les plus élevées en matière de qualité des produits et de sécurité des patients. Contactez Freyr dès aujourd'hui pour en savoir plus sur la manière dont nos solutions QMS peuvent répondre à vos besoins en matière de conformité pharmaceutique.
