L'importance de la réutilisation des documents dans les notifications cosmétiques

Dans le monde des cosmétiques, qui évolue rapidement, la rapidité de mise sur le marché est essentielle. Alors que les marques s'efforcent de mettre de nouveaux produits sur le marché, elles doivent également faire face à une surveillance réglementaire croissante, en particulier dans des régions comme l'UE, le Royaume-Uni et les pays de l'ANASE. L'un des outils les plus efficaces pour aider les marques à maintenir la conformité des produits cosmétiques tout en économisant du temps et des ressources est la réutilisation des documents dans l'espace des notifications cosmétiques. Bien qu'elle soit souvent négligée, la réutilisation peut jouer un rôle essentiel dans la rationalisation du processus réglementaire.

Qu'est-ce que la réutilisation des documents dans le cadre de la conformité des produits cosmétiques ?

La réutilisation des documents fait référence à la capacité d'utiliser les mêmes documents réglementaires pour différentes notifications ou soumissions de produits cosmétiques. Ces documents peuvent inclure

• Fichiers d'information sur les produits (PIF)
• Fiches de données de sécurité (FDS)
• Certificats d'analyse (CoA)
• Évaluations de la sécurité des ingrédients
• Documentation des processus de fabrication

Lorsque ces documents sont normalisés et bien organisés, ils peuvent être réutilisés pour plusieurs produits, ce qui réduit la redondance et les frais administratifs.

Le processus de notification des produits cosmétiques : Vue d'ensemble

Avant d'aller plus loin, voici un bref aperçu de la procédure de notification des cosmétiques :

• Formulation et étiquetage des produits : Les marques préparent leurs listes d'ingrédients et de concentrations et s'assurent que tout est conforme.
• Évaluation de la sécurité: Un professionnel compétent évalue la sécurité de la formulation.
• Compilation des documents : Toute la documentation nécessaire, qui peut inclure le PIF, est compilée. C'est à ce stade que la réutilisation des documents peut réduire considérablement la charge de travail.
• Soumission aux autorités : Les documents finalisés sont soumis à l'autorité compétente ou au portail réglementaire - c'est-à-dire le CPNP dans l'UE, le SCPN au Royaume-Uni ou le portail de soumission de l'autorité sanitaire concernée dans le cas des marchés de l'ANASE.
• Surveillance après la mise sur le marché : Même après la notification, les marques sont tenues de tenir des registres à jour et de signaler les effets indésirables.

L'importance de la réutilisation des documents

1. Réduire les délais de mise sur le marché

Si une entreprise lance 10 nuances du même rouge à lèvres, pourquoi créer 10 ensembles de documents distincts dès le départ ? La réutilisation leur permet de réutiliser la plupart de leurs documents, tels que l'évaluation de la sécurité, le rapport sur la sécurité des produits cosmétiques, le dossier d'information sur le produit (PIF) et les documents de fabrication, ce qui leur permet d'économiser des semaines de travail.

2. Réduction des erreurs humaines

La réutilisation de documents validés réduit le risque d'informations incohérentes ou incorrectes qui peuvent survenir lors de la ressaisie manuelle des données. Cela signifie moins de corrections et des processus de notification cosmétiques plus fluides.

3. Réduction des coûts de mise en conformité

L'embauche de consultants en réglementation ou de responsables de la conformité est coûteuse et prend beaucoup de temps. La réutilisation des documents réduit le volume de travail et, par conséquent, les coûts. Les économies réalisées sont considérables lorsque vous traitez avec de grandes marques internationales et que vous devez vous conformer à des dizaines d'UGS simultanément.

4. Évolutivité globale

De nombreuses entreprises cosmétiques se développent d'une région à l'autre. La réutilisation des documents facilite grandement la mise en conformité des produits transfrontaliers. Un PIF créé pour l'UE, avec seulement quelques modifications, peut maintenant être utilisé pour les soumissions du Royaume-Uni ou de l'ANASE, au lieu de recommencer chaque soumission depuis le début.

Changement de réglementation : Tendances internationales en faveur de la réutilisation

Les organismes de réglementation s'y mettent également. Par exemple :

• Le CPNP de l'UE autorise les notifications groupées si les variations d'un produit sont mineures (telles que la teinte ou le parfum).
• Au Royaume-Uni, les documents de l'UE ayant subi des modifications mineures peuvent être réutilisés pour notifier le produit dans le SCPN britannique.
• Au sein de l'ANASE, les lignes directrices harmonisées permettent aux pays membres de réutiliser la documentation de base.

Cette évolution reflète la reconnaissance croissante du fait que la conformité des produits cosmétiques ne doit pas constituer un obstacle à l'innovation, mais plutôt un cadre qui favorise l'entrée sûre et efficace sur le marché.

Recommandations pour améliorer la réutilisation des documents

Pour tirer parti du principe de réutilisation des documents pour les notifications de produits cosmétiques, les entreprises doivent prendre en compte les éléments suivants :

• Système central de gestion des documents : Utilisez un système de stockage de documents basé sur le cloud et mettez à jour les dossiers réglementaires.
• Documents normalisés : Veiller à ce que tous les documents répondent aux normes réglementaires les plus strictes et puissent être utilisés dans le monde entier.
• Maintenance des documents : Suivre les mises à jour et les révisions pour éviter d'utiliser des fichiers obsolètes.
• Des services formés : Les services chargés de la réglementation, du développement des produits et du marketing doivent savoir quels documents peuvent être réutilisés et comment.

Conclusion

L'efficacité réglementaire peut constituer un avantage concurrentiel sur le marché actuel des cosmétiques. La réutilisation des documents n'est pas seulement un gage d'efficacité en matière de conformité, elle permet également aux marques de lancer leurs produits plus rapidement, de les étendre à l'échelle mondiale et de réduire les coûts sans compromettre la sécurité ou la qualité. Pour les entreprises cosmétiques qui souhaitent rester à la pointe, adopter une stratégie de réutilisation de la documentation n'est pas facultatif, c'est essentiel. Demander l'aide d'un expert en réglementation, tel que Freyr, peut vous aider à mieux comprendre les avantages de la réutilisation des documents tout en restant conforme et compétitif.