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Dans le monde des cosmétiques, qui évolue rapidement, la rapidité de mise sur le marché est essentielle. Alors que les marques s'efforcent de mettre de nouveaux produits sur le marché, elles doivent également faire face à une surveillance réglementaire croissante, en particulier dans des régions comme l'UE, le Royaume-Uni et les pays de l'ANASE. L'un des outils les plus efficaces pour aider les marques à maintenir la conformité des produits cosmétiques tout en économisant du temps et des ressources est la réutilisation des documents dans l'espace des notifications cosmétiques. Bien qu'elle soit souvent négligée, la réutilisation peut jouer un rôle essentiel dans la rationalisation du processus réglementaire.
Qu'est-ce que la réutilisation des documents dans le cadre de la conformité des produits cosmétiques ?
La réutilisation des documents fait référence à la capacité d'utiliser les mêmes documents réglementaires pour différentes notifications ou soumissions de produits cosmétiques. Ces documents peuvent inclure
- Fichiers d'informations sur les produits (PIF)
- Fiches de données de sécurité (FDS)
- Certificats d'analyse (CoA)
- Évaluations de la sécurité des ingrédients
- Documentation des processus de fabrication
Lorsque ces documents sont normalisés et bien organisés, ils peuvent être réutilisés pour plusieurs produits, ce qui réduit la redondance et les frais administratifs.
Le processus de notification des produits cosmétiques : Vue d'ensemble
Avant d'aller plus loin, voici un bref aperçu de la procédure de notification des cosmétiques :
- Formulation et étiquetage des produits : Les marques préparent leurs listes d'ingrédients et de concentrations et s'assurent que tout est conforme.
- Évaluation de la sécurité: Un professionnel compétent évalue la sécurité de la formulation.
- Compilation des documents : tous les documents nécessaires, qui peuvent inclure le PIF. C'est là que la réutilisation des documents peut réduire considérablement la charge de travail.
- Soumission aux autorités : Les documents finalisés sont soumis à l'autorité ou au portail réglementaire compétent, c'est-à-dire CPNP l'UE, SCPN Royaume-Uni ou le portail de soumission de l'autorité sanitaire compétente dans le cas des marchés de l'ANASE.
- Surveillance post-commercialisation : même après la notification, les marques sont tenues de tenir à jour leurs registres et de signaler les effets indésirables.
L'importance de la réutilisation des documents
- Réduire les délais de mise sur le marché
Si une entreprise lance 10 teintes d'un même rouge à lèvres, pourquoi créer 10 jeux de documents distincts dès le départ ? La réutilisabilité leur permet de réutiliser la plupart de leurs documents, tels que l'évaluation de sécurité, le rapport de sécurité des produits cosmétiques, le dossier d'information sur le produit (PIF) et les documents de fabrication , ce qui leur fait gagner plusieurs semaines de travail.
- Réduction des erreurs humaines
La réutilisation de documents validés réduit le risque d'informations incohérentes ou incorrectes qui peuvent survenir lors de la ressaisie manuelle des données. Cela signifie moins de corrections et des processus de notification cosmétiques plus fluides.
- Réduction des coûts de mise en conformité
L'embauche de consultants en réglementation ou de responsables de la conformité est coûteuse et prend beaucoup de temps. La réutilisation des documents réduit le volume de travail et, par conséquent, les coûts. Les économies réalisées sont considérables lorsque vous traitez avec de grandes marques internationales et que vous devez vous conformer à des dizaines d'UGS simultanément.
- Évolutivité globale
De nombreuses entreprises cosmétiques s'étendent d'une région à l'autre. Grâce à la réutilisabilité des documents, la conformité des produits transfrontaliers est beaucoup plus facile. Un PIF pour l'UE, avec seulement quelques modifications, peut désormais être utilisé pour les soumissions au Royaume-Uni ou à l'ASEAN, au lieu de devoir recommencer chaque soumission à partir de zéro.
Changement de réglementation : Tendances internationales en faveur de la réutilisation
Les organismes de réglementation s'y mettent également. Par exemple :
- CPNP de l'UE CPNP les notifications groupées si les variations d'un produit sont mineures (comme la teinte ou le parfum).
- Au Royaume-Uni, les documents de l'UE comportant des modifications mineures peuvent être réutilisés pour notifier le produit dans le SCPN britannique.
- Au sein de l'ANASE, les lignes directrices harmonisées permettent aux pays membres de réutiliser la documentation de base.
Cette évolution reflète la reconnaissance croissante du fait que la conformité des produits cosmétiques ne doit pas constituer un obstacle à l'innovation, mais plutôt un cadre qui favorise l'entrée sûre et efficace sur le marché.
Recommandations pour améliorer la réutilisation des documents
Pour tirer parti du principe de réutilisation des documents pour les notifications de produits cosmétiques, les entreprises doivent prendre en compte les éléments suivants :
- Système centralisé de gestion des documents : utilisez un stockage cloud-based et mettez à jour les fichiers réglementaires.
- Documents normalisés : Veiller à ce que tous les documents répondent aux normes réglementaires les plus strictes et puissent être utilisés dans le monde entier.
- Maintenance des documents : Suivre les mises à jour et les révisions pour éviter d'utiliser des fichiers obsolètes.
- Des services formés : Les services chargés de la réglementation, du développement des produits et du marketing doivent savoir quels documents peuvent être réutilisés et comment.
Conclusion
L'efficacité réglementaire peut constituer un avantage concurrentiel sur le marché actuel des cosmétiques. La réutilisation des documents permet non seulement d'assurer la conformité, mais aussi de lancer plus rapidement les produits, de se développer à l'échelle mondiale et de réduire les coûts sans compromettre la sécurité ou la qualité. Pour les entreprises cosmétiques qui souhaitent rester à la pointe, adopter une stratégie de réutilisation des documents n'est pas une option, mais une nécessité. Demander l'aide d'un expert en réglementation, tel que Freyr, peut vous aider à comprendre pleinement les avantages de la réutilisation des documents tout en restant conforme et compétitif.
