2 min read
Powszechnie wiadomo, że pandemia COVID-19 zmusiła wiele organizacji do zmotywowania swoich audytorów i zespołów ds. zgodności do przyjęcia odpowiedniej technologii do przeprowadzania zdalnych audytów. Podczas gdy techniki zdalnych audytów są podobne do tych stosowanych w tradycyjnych audytach, wykorzystują one środki elektroniczne w celu uzyskania dowodów audytu do oceny. Sposób lub procedura zdalnych audytów zależy od funkcji biznesowej i procedur operacyjnych. Na przykład, w przypadku procesów produkcyjnych lub przechowywania produktów, zdalne audyty mogą być przeprowadzane za pomocą wideo na żywo / nadzoru w celu zebrania niezbędnych dowodów audytu.
Przeprowadzanie zdalnego audytu
Aby dostosować się do audytów zdalnych, organizacje muszą posiadać dogłębną wiedzę na temat sposobu ich przeprowadzania. Poniżej znajduje się kilka kroków, które musi wykonać audytor/audytowany w celu przeprowadzenia idealnego audytu zdalnego:
- Audytowany musi zaangażować jednego lub dwóch pracowników do przeprowadzenia audytu w wyznaczonym okresie.
- Audytor musi zażądać od audytowanego informacji przed rozpoczęciem zdalnego audytu, w tym procedur, podręczników jakości, dziennika reklamacji, dziennika niezgodności, dziennika CAPA, dziennika odchyleń, głównego planu walidacji (MVP) i innych informacji w formacie PDF lub innym formacie umożliwiającym wyszukiwanie w celu przeglądu poza siedzibą. Audytor musi zapewnić prywatność danych.
- Jeśli audytowany nie udostępni dokumentów do wglądu audytorom, wówczas dokumenty i zapisy muszą zostać przedstawione za pośrednictwem narzędzia do wideokonferencji.
- W przypadku wideokonferencji obie strony muszą uzgodnić technologię, która ma zostać użyta.
- Zaproszenia na spotkania muszą być wysyłane z odpowiednim wyprzedzeniem, aby każda ze stron mogła zaplanować konferencję.
- W przypadku procesów produkcyjnych i przechowywania produktów, audytor może zażądać wirtualnej wycieczki od audytowanego.
- Plany audytów i porządek obrad muszą być zaplanowane.
- Spotkanie zamykające musi odbyć się za pośrednictwem narzędzia do wideokonferencji.
Wskazówki dotyczące wdrożenia zdalnego audytu
Jeśli próbujesz wdrożyć zdalne audyty w swojej organizacji po raz pierwszy, oto kilka sugestii, które pomogą w przejściu:
- Określenie zakresu, celu, wymagań, harmonogramu i metody przed audytem.
- Technologie zwiększające bezpieczeństwo, takie jak VPN, dokumenty chronione hasłem, szyfrowanie danych i infrastruktura klucza publicznego (PKI) muszą zostać przyjęte w celu zmniejszenia ryzyka ataków sieciowych.
- Należy wyznaczyć moderatora na miejscu, który będzie zarządzał logistyką audytu i rozwiązywał wszelkie zawiłości związane z technologią.
- Tworzenie zasad współpracy między organizacją a zespołem ds. zgodności/audytu.
- Usprawnij przepływ komunikacji, zapewniając aktualizacje statusu między określonymi punktami kontaktowymi.
- Organizuj audyty w taki sposób, aby działania nie zakłócały przepływu pracy.
- Należy zaplanować regularne odprawy z audytorami w celu oceny postępów.
Ponieważ powyższe punkty są tylko ogólnymi punktami skupienia się na zdalnych audytach, organizacje muszą sięgnąć znacznie głębiej, aby je zrozumieć; na przykład kompleksowe 3-stopniowe podejście oparte na ryzyku, które stosuje branża. Aby uzyskać więcej informacji na temat zdalnych audytów i zgodnego z przepisami podejścia, skonsultuj się ze sprawdzonym partnerem ds. zgodności. Zachowaj zgodność przez cały czas.
