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Es bien sabido que la COVID-19 ha empujado a muchas organizaciones a impulsar a sus auditores y a los equipos de cumplimiento a adoptar la tecnología adecuada para realizar auditorías a distancia. Aunque las técnicas de auditoría a distancia son similares a las de las auditorías tradicionales, aprovechan los medios electrónicos para obtener pruebas de auditoría para las evaluaciones. La forma o el procedimiento de las auditorías a distancia depende de la función empresarial y de los procedimientos operativos. Por ejemplo, para los procesos de fabricación o almacenamiento de productos, las auditorías a distancia pueden realizarse con la ayuda de vídeo en directo/vigilancia para reunir las pruebas de auditoría necesarias.
Realizar una auditoría a distancia
Para adaptarse a las Auditorías Remotas, las organizaciones deben conocer a fondo cómo se realizan estas auditorías. A continuación se indican algunos pasos seguidos por un auditor/auditado para llevar a cabo una Auditoría Remota ideal:
- El auditado debe dedicar uno o dos miembros de su personal a la auditoría durante el periodo designado.
- El auditor debe solicitar información a la entidad auditada antes del inicio de la auditoría a distancia, que incluya procedimientos, manuales de calidad, registro de quejas, registro de no conformidades, registro CAPA, registro de desviaciones, plan maestro de validación (MVP) y otra información en PDF u otro formato de búsqueda para su revisión a distancia. El auditor debe garantizar la privacidad de los datos.
- Si el auditado no pone los documentos a disposición de los auditores para su revisión, los documentos y registros deberán mostrarse a través de una herramienta de videoconferencia.
- Para las videoconferencias, ambas partes deben ponerse de acuerdo sobre la tecnología que se utilizará.
- Las invitaciones a las reuniones deben enviarse con tiempo suficiente para que cada parte pueda planificar la conferencia.
- En el caso de los procesos de fabricación y almacenamiento de productos, el auditor puede solicitar una visita virtual por parte del auditado.
- Deben programarse los planes y el orden del día de la auditoría.
- La reunión de clausura debe celebrarse a través de una herramienta de videoconferencia.
Consejos para aplicar la auditoría a distancia
Si está intentando realizar auditorías a distancia en su organización por primera vez, aquí tiene algunas sugerencias para facilitar la transición:
- Defina el alcance, la finalidad, los requisitos, el calendario y el método antes de la auditoría.
- Para mitigar el riesgo de ataques a la red, deben adoptarse tecnologías de seguridad reforzada como las redes privadas virtuales (VPN), los documentos protegidos con contraseña, los datos cifrados y la Infraestructura de Clave Pública (PKI).
- Debe designarse un facilitador in situ para gestionar la logística de la auditoría y resolver cualquier complejidad relacionada con la tecnología.
- Construir reglas para relacionarse entre la organización y el equipo de cumplimiento/auditoría.
- Racionalice el flujo de comunicación proporcionando actualizaciones de estado entre puntos de contacto definidos.
- Organice las auditorías de forma que las actividades no perturben los flujos de trabajo.
- Deben programarse controles periódicos con los auditores para evaluar los progresos.
Dado que los puntos mencionados anteriormente son sólo un enfoque de alto nivel sobre las auditorías a distancia, las organizaciones deben profundizar mucho más para comprenderlos; como el enfoque integral de 3 etapas basado en el riesgo que está siguiendo el sector. Para obtener más información sobre las auditorías a distancia y el enfoque de cumplimiento, consulte a un socio de cumplimiento acreditado. Cumpla la normativa en todo momento.
