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Para los redactores médicos es todo un reto garantizar la calidad del contenido, el estilo y el formato de sus proyectos. Incluso los mejores redactores médicos pueden cometer algún error. Por eso es importante realizar un control de calidad de los documentos. Los expertos en control de calidad (CC) examinan un documento con "ojos nuevos", lo que permite identificar errores que un autor podría pasar por alto. De ahí que las revisiones de CC sean fundamentales para los documentos normativos.
Para garantizar la máxima calidad de los contenidos, debe existir un proceso sólido de elaboración de documentos. De ahí que sea vital contar con un procedimiento operativo normalizado (PNT) para la redacción, revisión y aprobación. La calidad no consiste sólo en comprobar el interlineado, las listas de abreviaturas o las mayúsculas. Más bien, se trata de cómo ofrecer y utilizar su experiencia científica y de investigación y hacer que el documento sea más preciso, breve y acorde con los requisitos normativos competentes. La calidad también consiste en asegurarse proactivamente de escribir correctamente la primera vez, de modo que haya menos comentarios durante la revisión, lo que conlleva cambios mínimos y una fácil finalización.
El retrabajo posterior a la finalización puede producirse por las siguientes razones:
- una modificación de la estrategia de desarrollo que requiera cambios sustanciales
- cuando la Autoridad Reguladora rechace el documento o solicite modificaciones
- interpretaciones erróneas
- errores tipográficos
No es probable que las dos (02) primeras razones sean errores del redactor y no se considerarían necesariamente el resultado de un documento de mala calidad. Sin embargo, los dos (02) últimos puntos están directamente relacionados con una mala redacción o comprensión e interpretación del concepto. En función del tipo de documento que se elabore y del uso o el público al que se destine, deberá realizarse una revisión de calidad específica.
¿Qué es una revisión de control de calidad?
Una revisión de control de calidad consiste en garantizar que todo lo que figura en el documento es correcto. Por "todo" se entiende lo siguiente:
- Los datos deben validarse con respecto a una fuente
- El lenguaje escrito debe representar exactamente la fuente
- Los enlaces (internos y externos) deben pulsarse para confirmar que remiten al material previsto
- La gramática, la puntuación y las abreviaturas deben cotejarse con una guía de estilo.
- Debe comprobarse la uniformidad del estilo, el diseño y el formato del documento.
Trabajos preparatorios necesarios al inicio del proyecto
- ¿Quién realizará las revisiones de control de calidad? ¿Habrá más de un (01) experto en CC, o sólo una persona concreta será su principal punto de contacto? En caso afirmativo, ¿quién supervisará esa operación?
- ¿Cuándo deben realizarse las revisiones de control de calidad? Debe examinar el calendario del proyecto e intentar determinar cuándo tiene previsto enviar el documento y los archivos fuente a su experto en control de calidad y cuándo le devolverán sus comentarios. Esto debería ocurrir antes de presentar el proyecto al equipo de revisión por primera vez. Puede tratarse de una estimación aproximada, pero puede mantenerse en contacto con su experto en control de calidad y modificar el calendario según sea necesario mientras se desarrolla el proyecto.
- ¿Qué necesita de usted su experto en control de calidad? ¿Qué más puede necesitar su experto en control de calidad además de los documentos del proyecto y los archivos fuente?
Además, se puede utilizar una plantilla para mantener la calidad del documento en toda la organización. El uso de plantillas ayudará a mantener la estandarización y también ahorrará tiempo a los redactores médicos mientras redactan el documento. El experto en control de calidad también puede comprobar si el redactor utiliza una plantilla correcta.
Proceso de control de calidad y lista de comprobación
Es necesario contar con un proceso (que también se denomina PNT) para garantizar que los borradores sean de primera calidad. Lo ideal es que todas las empresas que prestan servicios de redacción médica sigan un proceso, pero en caso de que no lo haya, tiene sentido contar con uno para la revisión de control de calidad de los documentos. Una buena forma de empezar a construir su propio proceso de control de calidad es crear una lista de control de calidad en la que se identifiquen todos los elementos que deben verificarse.
La lista de comprobación para verificar la exactitud de los datos puede tener lo siguiente:
- Comprobar gráficos
- ¿Se parece el gráfico al archivo fuente si se ha recreado a partir de una fuente?
- ¿Es exacto el gráfico si se ha hecho a partir de una tabla de datos?
- ¿Son coherentes el diseño y el formato?
- ¿Los ejes tienen etiquetas?
- ¿Hay cabecera?
- ¿Existe una leyenda?
- ¿Se entiende el mensaje?
- ¿Es correcto el formato del pie de foto?
- Comprobar tablas
- ¿Coinciden los datos de la tabla y los del fichero de origen?
- ¿Son coherentes el diseño y el formato?
- ¿Hay cabecera?
- ¿Están bien etiquetadas las cabeceras de las columnas y filas?
- ¿Se entiende el mensaje?
- ¿Es correcto el formato del pie de foto?
- ¿Se describen las leyendas utilizadas?
- ¿Las notas a pie de página son adecuadas?
- ¿Se explican todas las abreviaturas utilizadas en el cuadro?
- ¿Las tablas están numeradas de forma coherente?
- Comprobar las reclamaciones escritas
- ¿Respalda la fuente la afirmación? (¿Es totalmente cierta?)
- ¿Corresponde alguno de los datos de la reclamación a la fuente?
Aparte de esta lista de control, debe llevarse a cabo una auditoría que garantice que se incorporan todos los cambios y revisiones sugeridos por el experto en control de calidad, y que el documento final está a la altura y se elabora de forma que la calidad del documento no se vea comprometida en ninguna fase.
Con el control de calidad, los redactores médicos se aseguran de que el documento esté bien formateado y tenga un estilo coherente. Si el documento no cumple las normas de calidad o no está en consonancia con las directrices normativas, es posible que sufra pérdidas de reputación. Por lo tanto, es fundamental que se asocie con una empresa que emplee a los mejores redactores médicos del sector para crear documentos de calidad desde el primer momento.
El equipo de redacción médica de Freyr tiene un claro conocimiento de las directrices reguladoras y científicas en múltiples áreas terapéuticas y será una extensión de su equipo a la hora de proporcionar documentos precisos, basados en pruebas y sin errores, cumpliendo al mismo tiempo plazos estrictos y una alta calidad. Si desea más información sobre la redacción médica reglamentaria, póngase en contacto con Freyr.
