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La rédaction technique est une profession qui semble facile et directe. Elle requiert des compétences plus fines et implique l'utilisation de divers outils pour créer le bon contenu et obtenir des informations pertinentes et faciles à comprendre. Le défi de la rédaction technique commence par une compréhension approfondie du produit ou du service, en se tenant au courant de ses fonctionnalités, et en connaissant et en comprenant le public cible.
Le métier de rédacteur technique peut s'avérer fastidieux. Il s'agit de rassembler tous les détails techniques, de veiller à ce que le contenu ne soit pas monotone et de rationaliser le processus de documentation en évitant les erreurs ou en les négligeant. Une bonne rédaction technique nécessite une sensibilisation et une connaissance des outils qui facilitent le travail. Avant d'aborder les outils les plus utilisés dans la rédaction technique, examinons quelques compétences indispensables à la rédaction technique. Par exemple :
- Compétences en matière de recherche
- La recherche et l'exploration sont les piliers du contenu technique, rendant les données plus crédibles et convaincantes. Travailler en tant que rédacteur technique pour n'importe quel client nécessite d'écrire sur des produits ou des données connexes dont on n'a jamais entendu parler auparavant. De bonnes compétences en matière de recherche et un sens aigu de l'observation permettent de puiser des informations dans plusieurs sites pour formuler le contenu.
- Analyse de l'audience
- L'analyse de l'audience se traduit par une bonne connaissance de l'utilisateur final et la création d'un contenu inclusif. L'analyse du public est essentielle à la réussite de tout rédacteur technique. Il est nécessaire de différencier les lecteurs selon qu'ils sont très techniques, moyennement techniques ou moins techniques. Elle constitue la base de la représentation du texte ; un public ayant moins de connaissances techniques aura besoin d'un texte (contenu) moins technique. Voici quelques questions clés qui permettent d'effectuer une analyse de l'audience
- Quel est votre public cible ?
- Que savent-ils de votre domaine technique ?
- Quelle est leur profession ?
- Quels sont leurs intérêts et leurs besoins ?
- Compétences en matière de communication
- Le rôle du rédacteur technique consiste à écouter activement et à planifier avant de contribuer au discours écrit. Posséder de bonnes compétences en communication facilite grandement les capacités générales du rédacteur technique. Une bonne communication ouvre la voie, qu'il s'agisse d'assurer la coordination avec les PME ou les parties prenantes du projet ou de poser des questions importantes pour recueillir des informations.
- Compétences rédactionnelles
- La rédaction précise et concise est une compétence essentielle pour les rédacteurs techniques. Les rédacteurs doivent être capables de transmettre des informations précises dans des manuels techniques, des procédures opératoires normalisées et des rapports techniques, parmi d'autres formes de documents.
- Compétences techniques
- Il existe une différence entre l'acquisition d'un diplôme dans un domaine technique et une connaissance approfondie des domaines spécialisés. Cette dernière est indispensable pour travailler en tant que rédacteur technique. Les rédacteurs techniques sont appelés à travailler dans des secteurs vitaux, tels que les technologies de l'information, les assurances, les banques, les dispositifs médicaux, les produits pharmaceutiques, les soins de santé, etc.
- Travail d'équipe
- La plupart des rédacteurs techniques sont amenés à travailler avec des équipes et des services transversaux. Collaborer avec des concepteurs, des développeurs, des testeurs, des chefs de projet et des chefs de produit fait partie de la routine quotidienne des rédacteurs techniques. Un rédacteur technique doit savoir travailler en équipe et construire une équipe, avec des compétences en matière de résolution de conflits, de prise de décision, de planification et d'organisation.
Bien qu'il ne s'agisse pas d'une liste exhaustive d'outils, voici quelques-uns des principaux outils qu'un rédacteur technique doit posséder. Les outils de rédaction technique et de documentation de logiciels aident les rédacteurs techniques à trouver le bon contenu pour que les informations contextuelles soient correctes et faciles à comprendre. Ces outils sont utiles pour la rédaction, l'édition, le dessin, la révision et la réécriture de la documentation.
Si les phases restent largement inchangées, le choix et l'utilisation des outils varient, dans une certaine mesure, en fonction du produit ou de l'industrie. Un environnement informatique spécifique au codage peut nécessiter des outils qui offrent une flexibilité dans la documentation de l'API. En revanche, l'industrie des dispositifs médicaux se concentre sur les outils qui offrent des options de conception plus accessibles. Compte tenu de la diversité des outils de rédaction technique disponibles, concentrons-nous sur ceux qui sont précisément adaptés aux dispositifs médicaux. Par exemple :
- Microsoft Word
Microsoft Word est un outil simple et plutôt basique pour figurer en tête de liste. La simple combinaison de MS Word et d'Adobe Acrobat Reader Pro vous permet de créer des documents en toute transparence, avec une conversion aisée entre les formats PDF et DOC. Le fait est que MS Word reste l'outil le plus couramment utilisé pour créer divers documents et qu'il est le meilleur ami du rédacteur technique. Il est si courant que cet article a été rédigé à l'aide de cet outil !
- Outil de découpe Windows
L'outil Window Snipping fait partie de la suite de logiciels Windows et constitue une excellente ressource pour la capture d'écran de base. Outre la capture en plein écran, il permet de réaliser des recadrages à main levée ou des recadrages partiels. Une fonctionnalité intéressante de cet outil est l'utilisation de l'option de retard, qui permet de capturer des images fixes à partir de l'image exacte d'une vidéo.
- Powtoon
La rédaction technique et son travail périphérique deviennent de plus en plus visuels. Powtoon est un excellent outil d'animation basé sur le web et vendu en tant que produit SaaS. Il permet de créer des présentations animées et des vidéos explicatives innovantes. Les présentations animées sont un moyen attrayant de capter l'attention des utilisateurs, et Powtoon vous permet d'exceller dans ce domaine.
Pour les rédacteurs techniques, les captures d'écran font partie de leur routine quotidienne, surtout s'il s'agit de documenter un logiciel en tant que dispositif médical. Les images sont le meilleur moyen de représenter les fonctionnalités et de faciliter la compréhension du contenu.
SnagIT est un outil de capture d'écran destiné aux rédacteurs techniques, qui leur permet de donner à leurs documents une apparence cohérente et professionnelle :
- Capture panoramique à défilement
- Capture des menus déroulants
- Bordures et effets d'image
- Exportations vers le stockage en nuage
Il s'agit d'un outil de rédaction technique avec lequel la plupart des gens apprennent les bases de la programmation HTML. C'est un éditeur HTML extrêmement efficace et utilisable par les débutants. Il est principalement utilisé pour créer des fichiers d'aide de taille moyenne et si un produit logiciel ne nécessite pas une documentation d'aide en ligne volumineuse.
Adobe Photoshop n'a plus besoin d'être présenté. Il s'agit de l'outil d'édition d'images le plus populaire au monde, qui permet de créer et d'éditer des photos et des œuvres d'art. C'est également un outil très apprécié des rédacteurs techniques. Il est très utile pour créer des interfaces utilisateur, éditer une image pour l'impression, manipuler une image, superposer une image sur une autre, et bien d'autres choses encore. L'une des caractéristiques de cet outil est que l'édition d'images reste un processus réversible, permettant facilement d'annuler les modifications.
Windows Movie Maker est un autre outil qui fait partie par défaut de la suite logicielle Windows essentials (jusqu'en janvier 2017). Il s'agit d'un outil simple que les rédacteurs techniques peuvent utiliser pour éditer des vidéos.
Adobe FrameMaker est un outil de création destiné à tous les rédacteurs techniques qui envisagent de réutiliser du contenu, de rédiger des documents par thèmes et de mettre en place un processus de documentation structuré. Il s'agit d'un outil de traitement de documents qui convient à la documentation standard de l'industrie. FrameMaker est un outil de rédaction technique adapté à la DITA (Document Information Typing Architecture), qui intègre la possibilité d'imprimer un PDF et constitue une excellente alternative aux éditeurs tels que MS Word. Voici quelques-unes de ses principales caractéristiques :
- Redimensionnement des images en un clic
- Traitement des fichiers XML
- Publication multi-appareils
- Mini table des matières
oXygen XML Author est un éditeur XML gratuit et open-source conforme à la norme DITA. La DITA est une norme ouverte pour la rédaction et la publication de documents qui fait son chemin dans la documentation technique. Il supprime la dépendance de l'édition de contenu à l'égard d'un outil particulier. Il permet également de créer une documentation en ligne conforme à la DITA (un ensemble de fichiers XML), ouvrant ainsi la possibilité à l'avenir d'éditer, de mettre à jour et de maintenir facilement les fichiers à l'aide de n'importe quel autre outil conforme à la DITA.
Outre la liste d'outils de premier plan ci-dessus, quelques autres outils tels que Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel (niveau débutant), Prezi, Help+Manual et HelpnDoc sont essentiels pour commencer à rédiger des documents techniques sur les dispositifs médicaux.
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