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Les fabricants de dispositifs médicaux doivent joindre à chaque produit la documentation requise pour aider les consommateurs à en comprendre l'utilisation. Cette documentation peut parfois compter plusieurs centaines de pages, ce qui est décourageant pour les consommateurs. Les guides de référence rapide sont conçus pour couvrir toutes les informations nécessaires sur le produit, et les consommateurs n'ont pas besoin de parcourir une tonne de contenu pour les trouver.
Un guide de référence rapide fournit un ensemble d'instructions brèves pour l'utilisation d'un dispositif médical et présente les avantages suivants :
- Réduit le temps de formation
- Il guide les utilisateurs pour qu'ils effectuent les actions de manière plus simple et plus rapide.
- Il évite aux utilisateurs de devoir parcourir l'ensemble de la documentation lorsqu'ils ont besoin d'un élément d'information particulier et il fournit l'utilisation de base dans une version plus courte.
- Réduire le besoin de formation en personne et les coûts supplémentaires liés à la réexplication des processus par un autre employé ou un expert.
- Les tutoriels sont bien rédigés et suffisamment descriptifs pour permettre à l'utilisateur de franchir les étapes nécessaires en un rien de temps.
Le plus souvent, les utilisateurs trouvent confortable de s'appuyer sur des illustrations ou des images pour comprendre l'utilisation et la méthode d'exécution des actions sur un dispositif médical. Des études montrent que 90 % des informations transmises au cerveau sont visuelles, et les illustrations sont utiles dans les cas où les utilisateurs ne connaissent pas le jargon du matériel.
Les guides de référence rapide peuvent être très détaillés ou brefs, selon les besoins. Il s'agit d'une communication imprimée simple et informative qui guide les professionnels de la santé, les ingénieurs, les patients et les utilisateurs finaux. Il fournit des conseils pour respecter les processus, les directives de conformité et les normes de sécurité. Voici quelques points clés à prendre en compte avant de formuler des guides de référence rapide pour les utilisateurs :
- Il doit être conçu en tenant compte du fait que les utilisateurs peuvent ne pas avoir de connaissances préalables.
- Le contenu présenté dans les guides de l'utilisateur doit être utile, actualisé et pertinent.
- Il doit fournir aux utilisateurs des informations faciles à consulter.
- Il doit être organisé en sections avec des étiquettes sur les deux côtés du classeur.
- Les guides de tableaux devraient être ajoutés au début du guide pour faciliter la navigation des utilisateurs.
- Le contenu doit être représenté de manière simple et claire
- L'ajout de titres et de sous-titres permet d'alléger le contenu et de rendre l'information plus accessible.
- Des exemples et des scénarios typiques devraient être inclus pour une meilleure compréhension.
- Des images, des infographies et des graphiques doivent être incorporés chaque fois que cela est nécessaire pour améliorer la perception visuelle et la compréhensibilité.
Souvent, les utilisateurs ont besoin d'informations sur l'appareil pour effectuer rapidement certaines tâches spécifiques sur l'appareil. Dans de telles circonstances, l'utilisateur a besoin de connaissances pour effectuer la tâche sans avoir à lire l'intégralité du manuel. C'est alors que les guides de l'utilisateur s'avèrent utiles.
Les entreprises qui fabriquent des produits de consommation comportant divers composants sont susceptibles de publier des guides rapides à l'intention des consommateurs. Lorsque des appareils sont commandés en ligne, ils nécessitent un assemblage ou une technologie de base. Ces articles sont invariablement accompagnés de guides qui aident les utilisateurs finaux à assembler l'appareil et à le faire fonctionner. L'expérience de l'utilisateur peut être améliorée en incorporant des diapositives avec un texte simple afin que les utilisateurs de toutes capacités de lecture puissent comprendre chaque étape nécessaire à la réalisation du processus. L'ajout d'indicateurs visuels tels que des icônes et des couleurs contribue à créer une conception conviviale.
Les guides doivent être rédigés en gardant à l'esprit que les utilisateurs finaux peuvent avoir des niveaux de qualification et de compréhension différents, c'est pourquoi le langage utilisé doit être le même :
- Descriptive sans être condescendante
- Le langage technique doit être évité. L'explication doit être simple et compréhensible pour un profane.
- Lorsque des terminologies ou des abréviations doivent être incluses dans les guides, elles doivent être claires et concises.
- Il est préférable d'expliquer la procédure par étapes
- Commencez la procédure par des verbes forts. Par exemple, "Installer les piles dans l'appareil" ou "Insérer la bande dans l'appareil de surveillance"
Lors de la mise à jour ou de l'installation du logiciel de l'appareil, les fabricants incluent un guide de démarrage rapide qui aide à alerter les utilisateurs sur la disponibilité de nouvelles fonctionnalités et explique leur fonctionnement. Par exemple, un guide de référence rapide pour un appareil de surveillance de la pression artérielle peut indiquer à l'utilisateur comment l'utiliser, ou un guide de référence rapide pour un appareil de surveillance de la glycémie peut aider les utilisateurs à effectuer une lecture rapide des niveaux de glucose dans le sang.
Les guides de référence rapide peuvent aider les entreprises à soumettre des informations supplémentaires avant les nouveaux changements. Les employés sont ainsi mieux informés sur le nouveau processus ou produit avant la mise à jour. En suivant eux-mêmes le processus d'installation ou de mise en œuvre, les utilisateurs comprennent le fonctionnement du processus ou du produit. Le guide sert également de référence en cas d'échec. Il est certain que le guide facilite grandement le processus pour les utilisateurs.
Le guide de référence doit être traité comme un manuel d'instructions pour les tâches de la vie. Qu'il s'agisse d'un manuel de l'employé ou d'un manuel de formation, il doit fournir des informations utiles sur-le-champ. Il doit clarifier les hypothèses, répondre aux questions et aider à résoudre les problèmes auxquels l'utilisateur final peut être confronté lors de l'installation ou de l'utilisation de l'appareil.
Pour en savoir plus sur les guides de référence rapide et leur importance dans le domaine des dispositifs médicaux, consultez Freyr.
