5 min read
Pisanie tekstów technicznych to zawód, który tylko z pozoru wydaje się łatwy i prosty. Wymaga jednak zaawansowanych umiejętności i wykorzystania różnych narzędzi do tworzenia odpowiednich treści i uzyskiwania informacji, które są trafne i łatwe do zrozumienia. Wyzwanie związane z pisaniem technicznym zaczyna się od dogłębnego zrozumienia produktu lub usługi, bycia na bieżąco z jego funkcjami oraz poznania i zrozumienia docelowych odbiorców.
Bycie autorem tekstów technicznych może być żmudnym zajęciem. Wymaga zebrania wszystkich szczegółów technicznych, zadbania o to, aby treść nie była monotonna, oraz usprawnienia procesu dokumentacji bez błędów lub z błędami nieistotnymi. Dobre pisanie tekstów technicznych wymaga świadomości i znajomości narzędzi, które ułatwiają pracę. Zanim przejdziemy do popularnych narzędzi służących do pisania tekstów technicznych, us kilku umiejętnościom niezbędnym w tym zawodzie. Są to między innymi:
- Umiejętności badawcze
- Badania i eksploracja są podstawą treści technicznych, dzięki czemu dane są bardziej wiarygodne i przekonujące. Praca jako pisarz techniczny dla dowolnego klienta wymaga pisania o produktach lub powiązanych danych, o których nigdy wcześniej nie słyszano. Posiadanie dobrych umiejętności badawczych i bystrego umysłu obserwacyjnego pomaga wykopać informacje z kilku witryn w celu sformułowania treści.
- Analiza odbiorców
- Analiza odbiorców przekłada się na dobrą świadomość użytkownika końcowego i generowanie treści integracyjnych. Analiza odbiorców jest niezbędna dla sukcesu każdego pisarza technicznego. Konieczne jest rozróżnienie czytelników od wysoce technicznych, umiarkowanych i mniej technicznych. Stanowi to podstawę reprezentacji tekstu; odbiorcy o mniejszej wiedzy technicznej będą wymagać tekstu (treści), który jest mniej techniczny. Niektóre kluczowe pytania, które pomagają przeprowadzić analizę odbiorców, to
- Kto jest Twoją grupą docelową?
- Co wiedzą o danej dziedzinie technicznej?
- Czym się zajmują?
- Jakie są ich zainteresowania i potrzeby?
- Umiejętności komunikacyjne
- Rola pisarza technicznego obejmuje aktywne słuchanie i planowanie przed wniesieniem wkładu do pisemnego dyskursu. Posiadanie dobrych umiejętności komunikacyjnych znacznie ułatwia ogólne umiejętności pisarza technicznego. Dobra komunikacja toruje drogę, niezależnie od tego, czy jest to koordynacja z MŚP lub interesariuszami projektu, czy też zadawanie ważnych pytań w celu zebrania informacji.
- Umiejętności pisania
- Precyzyjne i zwięzłe pisanie jest ważną umiejętnością dla autorów tekstów technicznych. Pisarze powinni być w stanie przekazywać dokładne informacje za pośrednictwem podręczników technicznych, SOP i raportów technicznych, wśród wielu form dokumentów.
- Umiejętności techniczne
- Istnieje różnica między uzyskaniem dyplomu lub stopnia naukowego w dowolnej dziedzinie technicznej a posiadaniem dogłębnej wiedzy w specjalistycznych obszarach. Ta druga jest niezbędna do pracy jako autor tekstów technicznych. Oczekuje się, że pisarze techniczni będą pracować w kluczowych branżach, od IT, ubezpieczeń i bankowości po urządzenia medyczne, farmaceutyki, opiekę zdrowotną itp.
- Praca zespołowa
- Większość osób zajmujących się pisaniem tekstów technicznych często musi współpracować z wielofunkcyjnymi zespołami i działami. Współpraca z projektantami, programistami, testerami, kierownikami projektów i menedżerami produktu jest częścią codziennej rutyny pisarzy technicznych. Technical writer musi być dobrym graczem zespołowym i budowniczym zespołu, z umiejętnościami rozwiązywania konfliktów, umiejętnościami podejmowania decyzji oraz umiejętnościami planowania i organizacji.
Chociaż nie jest to wyczerpująca lista narzędzi, istnieją niektóre z najważniejszych, które musi posiadać pisarz techniczny. Narzędzia do pisania dokumentacji technicznej i oprogramowania pomagają pisarzom technicznym w doborze odpowiednich treści, aby pomóc w uzyskaniu poprawnych i łatwych do zrozumienia informacji kontekstowych. Narzędzia te są przydatne podczas pisania, edytowania, rysowania, przeglądania i przepisywania dokumentacji.
Chociaż etapy pozostają w dużej mierze niezmienne, wybór i sposób wykorzystania narzędzi różni się w pewnym stopniu w zależności od produktu lub branży. Środowisko informatyczne związane z kodowaniem może wymagać narzędzi zapewniających elastyczność w dokumentacji API. Natomiast branża urządzeń medycznych koncentruje się na narzędziach, które zapewniają bardziej dostępne opcje projektowania. Biorąc pod uwagę różnorodność dostępnych narzędzi do tworzenia dokumentacji technicznej, us na tych, które są precyzyjnie dostosowane do urządzeń medycznych. Na przykład:
- Microsoft Word
Microsoft Word to proste i raczej podstawowe narzędzie, które znajduje się na szczycie listy. Proste połączenie MS Word z Adobe Acrobat Reader Pro pozwala na płynne tworzenie dokumentów z łatwą konwersją między formatami PDF i DOC. Faktem jest, że MS Word pozostaje najczęściej używanym narzędziem do tworzenia różnych dokumentów i jest najlepszym przyjacielem pisarza technicznego. Tak powszechnym, że niniejszy artykuł został napisany przy jego użyciu!
- Narzędzie do wycinania w systemie Windows
Narzędzie Window Snipping jest częścią pakietu oprogramowania Windows i doskonałym narzędziem do podstawowego przechwytywania ekranu. Oprócz przechwytywania pełnoekranowego, pozwala na swobodne kadrowanie lub częściowe kadrowanie obszaru. Ciekawą funkcją tego narzędzia jest możliwość korzystania z opcji opóźnienia, która umożliwia przechwytywanie nieruchomych obrazów z dokładnej klatki wideo.
- Powtoon
Pisanie techniczne i jego peryferia stają się coraz bardziej wizualne. Powtoon to doskonałe internetowe narzędzie do animacji sprzedawane jako produkt SaaS. Umożliwia ono tworzenie innowacyjnych, animowanych prezentacji i filmów instruktażowych. Animowane prezentacje to angażujący sposób na przyciągnięcie uwagi użytkowników, a Powtoon pozwala doskonalić się w tym rzemiośle.
Dla autorów tekstów technicznych robienie zrzutów ekranu jest częścią codziennej rutyny, zwłaszcza jeśli dotyczy to dokumentacji Software as a Medical Device. Obrazy są najlepszym sposobem przedstawienia funkcji i ułatwienia zrozumienia treści.
SnagIT to narzędzie do przechwytywania ekranu dla autorów tekstów technicznych, dzięki któremu ich dokumenty wyglądają spójnie i profesjonalnie:
- Panoramiczne przewijanie obrazu
- Przechwytuje menu rozwijane
- Obramowania i efekty obrazu
- Eksport do pamięci masowej w chmurze
Jest to jedno z technicznych narzędzi do pisania, na którym większość ludzi uczy się podstaw programowania HTML. Jest to niezwykle skuteczny i użyteczny edytor HTML dla początkujących. Jest używany głównie do tworzenia plików pomocy o średnim rozmiarze i jeśli oprogramowanie nie wymaga obszernej dokumentacji pomocy online.
Programu Adobe Photoshop nie trzeba nikomu przedstawiać. Jest to najpopularniejsze na świecie narzędzie do edycji obrazów, służące do tworzenia i edytowania zdjęć i grafiki. Jest to również popularne narzędzie wśród autorów tekstów technicznych. Przydaje się podczas tworzenia projektów interfejsu użytkownika, edycji obrazu do druku, manipulowania obrazem, nakładania jednego obrazu na drugi i nie tylko. Zręczną cechą tego narzędzia jest to, że edycja obrazu pozostaje procesem odwracalnym, łatwo pozwalając na wycofanie zmian.
Windows Movie Maker to kolejne narzędzie, które jest domyślnie dostarczane jako część pakietu oprogramowania Windows essentials (do stycznia 2017 r.). Jest to proste narzędzie, którego autorzy techniczni mogą używać do edycji filmów.
Adobe FrameMaker to narzędzie autorskie dla każdego autora technicznego, który rozważa ponowne wykorzystanie treści, pisanie tematyczne i ustrukturyzowany proces tworzenia dokumentacji. Jest to narzędzie do przetwarzania dokumentów, które nadaje się do tworzenia obszernej dokumentacji zgodnej ze standardami branżowymi. FrameMaker jest przyjaznym dla DITA (Document Information Typing Architecture) narzędziem do pisania technicznego z wbudowaną możliwością drukowania plików PDF i świetną alternatywą dla edytorów takich jak MS Word. Niektóre z jego najważniejszych funkcji to:
- Zmiana rozmiaru obrazu jednym kliknięciem
- Obsługa XML
- Publikowanie na wielu urządzeniach
- Mini spis treści
oXygen XML to darmowy XML zgodny ze standardem DITA. DITA to otwarty standard tworzenia i publikowania dokumentów, który coraz częściej jest używany w dokumentacji technicznej. Dzięki niemu nie musisz już używać konkretnego narzędzia do edycji treści. Ponadto umożliwia tworzenie dokumentacji online zgodnej ze standardem DITA (zestaw XML ), otwierając tym samym możliwość łatwej edycji, aktualizacji i utrzymania plików za pomocą dowolnego innego narzędzia zgodnego ze standardem DITA.
Oprócz powyższej listy najważniejszych narzędzi, kilka innych narzędzi, takich jak Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel (poziom początkujący), Prezi, Help+Manual i HelpnDoc są niezbędne podczas inicjowania pisania technicznego dla urządzeń medycznych.
Skontaktuj się z ekspertem ds. pisania tekstów technicznych, aby uzyskać więcej informacji na temat dokumentacji technicznej urządzeń medycznych.
