5 min read
Pisanie tekstów technicznych to zawód, który tylko z pozoru wydaje się łatwy i prosty. Wymaga jednak zaawansowanych umiejętności i wykorzystania różnych narzędzi do tworzenia odpowiednich treści i uzyskiwania informacji, które są trafne i łatwe do zrozumienia. Wyzwanie związane z pisaniem technicznym zaczyna się od dogłębnego zrozumienia produktu lub usługi, bycia na bieżąco z jego funkcjami oraz poznania i zrozumienia docelowych odbiorców.
Bycie pisarzem technicznym może być żmudne. Wymaga to zebrania wszystkich szczegółów technicznych, upewnienia się, że treść nie jest monotonna i usprawnienia procesu dokumentacji bez żadnych lub znikomych błędów. Dobre pisanie techniczne wymaga świadomości i znajomości narzędzi, które ułatwiają pracę. Zanim przejdziemy do popularnych narzędzi w pisaniu technicznym, przyjrzyjmy się kilku niezbędnym umiejętnościom pisania technicznego. Takich jak:
- Umiejętności badawcze
- Badania i eksploracja są podstawą treści technicznych, dzięki czemu dane są bardziej wiarygodne i przekonujące. Praca jako pisarz techniczny dla dowolnego klienta wymaga pisania o produktach lub powiązanych danych, o których nigdy wcześniej nie słyszano. Posiadanie dobrych umiejętności badawczych i bystrego umysłu obserwacyjnego pomaga wykopać informacje z kilku witryn w celu sformułowania treści.
- Analiza odbiorców
- Analiza odbiorców przekłada się na dobrą świadomość użytkownika końcowego i generowanie treści integracyjnych. Analiza odbiorców jest niezbędna dla sukcesu każdego pisarza technicznego. Konieczne jest rozróżnienie czytelników od wysoce technicznych, umiarkowanych i mniej technicznych. Stanowi to podstawę reprezentacji tekstu; odbiorcy o mniejszej wiedzy technicznej będą wymagać tekstu (treści), który jest mniej techniczny. Niektóre kluczowe pytania, które pomagają przeprowadzić analizę odbiorców, to
- Kto jest odbiorcą docelowym?
- Co wiedzą o danej dziedzinie technicznej?
- Czym się zajmują?
- Jakie są ich zainteresowania i potrzeby?
- Umiejętności komunikacyjne
- Rola pisarza technicznego obejmuje aktywne słuchanie i planowanie przed wniesieniem wkładu do pisemnego dyskursu. Posiadanie dobrych umiejętności komunikacyjnych znacznie ułatwia ogólne umiejętności pisarza technicznego. Dobra komunikacja toruje drogę, niezależnie od tego, czy jest to koordynacja z MŚP lub interesariuszami projektu, czy też zadawanie ważnych pytań w celu zebrania informacji.
- Umiejętności pisania
- Precyzyjne i zwięzłe pisanie jest ważną umiejętnością dla autorów tekstów technicznych. Pisarze powinni być w stanie przekazywać dokładne informacje za pośrednictwem podręczników technicznych, SOP i raportów technicznych, wśród wielu form dokumentów.
- Umiejętności techniczne
- Istnieje różnica między uzyskaniem dyplomu lub stopnia naukowego w dowolnej dziedzinie technicznej a posiadaniem dogłębnej wiedzy w specjalistycznych obszarach. Ta druga jest niezbędna do pracy jako autor tekstów technicznych. Oczekuje się, że pisarze techniczni będą pracować w kluczowych branżach, od IT, ubezpieczeń i bankowości po urządzenia medyczne, farmaceutyki, opiekę zdrowotną itp.
- Praca zespołowa
- Większość osób zajmujących się pisaniem tekstów technicznych często musi współpracować z wielofunkcyjnymi zespołami i działami. Współpraca z projektantami, programistami, testerami, kierownikami projektów i menedżerami produktu jest częścią codziennej rutyny pisarzy technicznych. Technical writer musi być dobrym graczem zespołowym i budowniczym zespołu, z umiejętnościami rozwiązywania konfliktów, umiejętnościami podejmowania decyzji oraz umiejętnościami planowania i organizacji.
Chociaż nie jest to wyczerpująca lista narzędzi, istnieją niektóre z najważniejszych, które musi posiadać pisarz techniczny. Narzędzia do pisania dokumentacji technicznej i oprogramowania pomagają pisarzom technicznym w doborze odpowiednich treści, aby pomóc w uzyskaniu poprawnych i łatwych do zrozumienia informacji kontekstowych. Narzędzia te są przydatne podczas pisania, edytowania, rysowania, przeglądania i przepisywania dokumentacji.
O ile fazy pozostają w dużej mierze niezmienione, wybór i wykorzystanie narzędzi w pewnym stopniu różni się w zależności od produktu lub branży. Środowisko IT specyficzne dla kodowania może wymagać narzędzi, które oferują elastyczność w dokumentacji API. Z kolei branża urządzeń medycznych koncentruje się na narzędziach, które zapewniają bardziej przystępne opcje projektowania. Biorąc pod uwagę różnorodność dostępnych narzędzi do pisania dokumentacji technicznej, skupmy się na tych, które są dokładnie dostosowane do urządzeń medycznych. Takich jak:
- Microsoft Word
Microsoft Word to proste i raczej podstawowe narzędzie, które znajduje się na szczycie listy. Proste połączenie MS Word z Adobe Acrobat Reader Pro pozwala na płynne tworzenie dokumentów z łatwą konwersją między formatami PDF i DOC. Faktem jest, że MS Word pozostaje najczęściej używanym narzędziem do tworzenia różnych dokumentów i jest najlepszym przyjacielem pisarza technicznego. Tak powszechnym, że niniejszy artykuł został napisany przy jego użyciu!
- Narzędzie do wycinania w systemie Windows
Narzędzie Window Snipping jest częścią pakietu oprogramowania Windows i doskonałym narzędziem do podstawowego przechwytywania ekranu. Oprócz przechwytywania pełnoekranowego, pozwala na swobodne kadrowanie lub częściowe kadrowanie obszaru. Ciekawą funkcją tego narzędzia jest możliwość korzystania z opcji opóźnienia, która umożliwia przechwytywanie nieruchomych obrazów z dokładnej klatki wideo.
- Powtoon
Pisanie techniczne i jego peryferia stają się coraz bardziej wizualne. Powtoon to doskonałe internetowe narzędzie do animacji sprzedawane jako produkt SaaS. Umożliwia ono tworzenie innowacyjnych, animowanych prezentacji i filmów instruktażowych. Animowane prezentacje to angażujący sposób na przyciągnięcie uwagi użytkowników, a Powtoon pozwala doskonalić się w tym rzemiośle.
Dla autorów tekstów technicznych robienie zrzutów ekranu jest częścią ich codziennej rutyny, zwłaszcza jeśli dotyczy to dokumentacji oprogramowania jako wyrobu medycznego. Obrazy to najlepszy sposób na przedstawienie funkcji i ułatwienie zrozumienia treści.
SnagIT to narzędzie do przechwytywania ekranu dla autorów tekstów technicznych, dzięki któremu ich dokumenty wyglądają spójnie i profesjonalnie:
- Panoramiczne przewijanie obrazu
- Przechwytuje menu rozwijane
- Obramowania i efekty obrazu
- Eksport do pamięci masowej w chmurze
Jest to jedno z technicznych narzędzi do pisania, na którym większość ludzi uczy się podstaw programowania HTML. Jest to niezwykle skuteczny i użyteczny edytor HTML dla początkujących. Jest używany głównie do tworzenia plików pomocy o średnim rozmiarze i jeśli oprogramowanie nie wymaga obszernej dokumentacji pomocy online.
Programu Adobe Photoshop nie trzeba nikomu przedstawiać. Jest to najpopularniejsze na świecie narzędzie do edycji obrazów, służące do tworzenia i edytowania zdjęć i grafiki. Jest to również popularne narzędzie wśród autorów tekstów technicznych. Przydaje się podczas tworzenia projektów interfejsu użytkownika, edycji obrazu do druku, manipulowania obrazem, nakładania jednego obrazu na drugi i nie tylko. Zręczną cechą tego narzędzia jest to, że edycja obrazu pozostaje procesem odwracalnym, łatwo pozwalając na wycofanie zmian.
Windows Movie Maker to kolejne narzędzie, które jest domyślnie dostarczane jako część pakietu oprogramowania Windows essentials (do stycznia 2017 r.). Jest to proste narzędzie, którego autorzy techniczni mogą używać do edycji filmów.
Adobe FrameMaker to narzędzie autorskie dla każdego autora technicznego, który rozważa ponowne wykorzystanie treści, pisanie tematyczne i ustrukturyzowany proces tworzenia dokumentacji. Jest to narzędzie do przetwarzania dokumentów, które nadaje się do tworzenia obszernej dokumentacji zgodnej ze standardami branżowymi. FrameMaker jest przyjaznym dla DITA (Document Information Typing Architecture) narzędziem do pisania technicznego z wbudowaną możliwością drukowania plików PDF i świetną alternatywą dla edytorów takich jak MS Word. Niektóre z jego najważniejszych funkcji to:
- Zmiana rozmiaru obrazu jednym kliknięciem
- Obsługa plików XML
- Publikowanie na wielu urządzeniach
- Mini spis treści
oXygen XML Author to darmowy edytor XML zgodny ze standardem DITA. DITA to otwarty standard tworzenia i publikowania dokumentów, który znajduje zastosowanie w dokumentacji technicznej. Usuwa zależność edycji treści od konkretnego narzędzia. Pozwala również na tworzenie dokumentacji online zgodnej z DITA (zestaw plików XML), otwierając w ten sposób możliwość łatwej edycji, aktualizacji i konserwacji plików za pomocą dowolnego innego narzędzia zgodnego z DITA.
Oprócz powyższej listy najważniejszych narzędzi, kilka innych narzędzi, takich jak Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel (poziom początkujący), Prezi, Help+Manual i HelpnDoc są niezbędne podczas inicjowania pisania technicznego dla urządzeń medycznych.
Skontaktuj się z ekspertem ds. pisania tekstów technicznych, aby uzyskać więcej informacji na temat dokumentacji technicznej urządzeń medycznych.
