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El panorama normativo está cambiando. Ya no se trata sólo de un documento estático que describe en qué consiste el cumplimiento de la normativa. Hoy en día, con una demanda cada vez mayor de los reguladores, hay que recopilar y analizar grandes cantidades de datos para garantizar el cumplimiento. Esto plantea un problema único: gestionar estos "grandes datos" de forma eficaz y, al mismo tiempo, mantener una sólida gestión de los documentos normativos.
El diluvio de Big Data:
¿Se ahoga en información reglamentaria? Por término medio, según un informe reciente de IBM, las organizaciones reguladoras controlan más de 10 terabytes de datos normativos, concretamente
- Registros de transacciones estimados en un 30% de crecimiento anual por IDC: El volumen de datos de transacciones aumenta continuamente debido a factores como la mejora de las transacciones en línea y el Internet de las Cosas (IoT).
- Datos de clientes ( Seagate estima que alcanzarán unos 180 zettabytes a nivel mundial en 2025): a medida que las empresas recopilan cada vez más datos de clientes con fines de personalización y marketing, también aumenta la carga legal para garantizar la protección de estos datos. Machine Learning Mastery us dice que los datos us crecen a un ritmo de 2,5 quintillones de bytes al día. Por lo tanto, los datos operativos abarcan todo, desde los registros de producción hasta la actividad del servidor. El volumen de datos operativos se está disparando con operaciones mucho más complejas y también con un aumento del nivel de automatización de los procesos.
- Según Gartner, los datos de los sensores reach ,7 Mb/segundo por persona en 2025: el número de dispositivos conectados en hogares, oficinas y fábricas está generando un tsunami de datos de sensores que los reguladores van a exigir a las organizaciones que supervisen y analicen para garantizar el cumplimiento normativo. Los DMS tradicionales tendrán dificultades para gestionar este aluvión de datos, ya que fueron diseñados para trabajar principalmente con documentos estáticos. Buscar datos específicos o identificar tendencias en las normativas se convierte en una tarea titánica, lo que dificulta los esfuerzos de cumplimiento normativo.
Encontrar el equilibrio
Con estrategias eficaces de gestión de datos en la era del big data era , afortunadamente, con la ayuda de tecnologías innovadoras y mejores prácticas, este reto puede superarse. A continuación se describen algunas de las posibles estrategias:
- Aprovechar el poder de la IA y el aprendizaje automático: La IA y ML ser grandes aliados en la gestión de big data para la RDM. Aprovechar estas tecnologías puede permitir:
- Automatización de la extracción de datos y su clasificación a partir de múltiples fuentes para garantizar la eficiencia y eficacia en el desarrollo y mantenimiento de documentos.
- Analizar vastos conjuntos de datos para identificar posibles riesgos normativos y áreas de mejora: PWC informa de que las empresas que han aplicado la IA al cumplimiento normativo han experimentado un descenso del 30% en las infracciones reglamentarias.
- Proporcionar análisis predictivos que prevean los cambios normativos que se avecinan y las necesidades de datos para respaldarlos.
- La integración es clave: Hacer que el DMS existente colabore con las plataformas de análisis de big data. Allana el camino para un flujo fluido de información, haciendo que puedas:
- Realice un análisis en profundidad de los datos normativos directamente en sus documentos.
- Genere informes y visualizaciones que puedan convertir complicadas perspectivas de datos en estrategias ejecutables de cumplimiento normativo.
- Gobernanza de datos para una información fiable: Los datos de calidad constituyen la columna vertebral de las decisiones fundamentadas basadas en datos normativos. La implantación de marcos de gobernanza de datos garantiza:
- Exactitud y coherencia de los datos entre las distintas fuentes.
- Responsabilidad clara sobre la propiedad y la gestión de los datos.
- Procesos bien definidos para el acceso a los datos y la seguridad, ambos fundamentales en el actual mundo impulsado por los datos.
El futuro del RDM
Adoptar los macrodatos para mejorar el cumplimiento de la normativa No vea la avalancha de macrodatos como una carga, sino como una oportunidad para el cumplimiento de la normativa cuando se adoptan con tecnologías innovadoras y prácticas sólidas en la gestión de datos. Al hacerlo, las organizaciones pueden:
- Racionalizar los procesos de RDM: La automatización de los flujos de trabajo y el análisis de tareas mediante IA ahorrarán mucho tiempo y recursos. Las organizaciones que aprovechan la IA para la gestión de documentos observan una reducción del 40 % en el tiempo empleado en el procesamiento.
- Obtenga información más detallada sobre el cumplimiento: Analice los datos para identificar posibles riesgos antes de que se conviertan en problemas, lo que permite estrategias de mitigación proactivas.
- Demostrar una sólida gobernanza de los datos: Demuestre que existe un compromiso con el cumplimiento de la normativa a través de un marco de gestión de datos correctamente definido.
Al combinar la gestión tradicional de documentos y el análisis de big data, el enfoque RDM se vuelve holístico y proporciona a las organizaciones la confianza necesaria para hacer frente a un entorno normativo cambiante. Si está buscando una solución RDMS que ofrezca una gestión y supervisión integral de documentos basada en GenAI, considere la posibilidad de explorar softwareFreyr . Está diseñado para optimizar sus procesos de gestión de documentos normativos y garantizar el cumplimiento en cada paso. Una organización basada en datos como Freyr puede lograr un futuro no solo de cumplimiento, sino también de gestión proactiva de riesgos. ¡Póngase en contacto us !
