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En el actual panorama empresarial altamente regulado, las organizaciones se enfrentan al formidable reto de gestionar un volumen cada vez mayor de documentos para garantizar el cumplimiento normativo de diversas normas y reglamentos. Para sortear complejidades como la sobrecarga de documentos, los costes de cumplimiento, el aumento del escrutinio de las auditorías, etc., muchas empresas están adoptando sistemas de gestión de documentos normativos (SGDE). Este blog explora cómo los RDMS pueden agilizar los esfuerzos de cumplimiento, mejorar la productividad y reducir los riesgos, impulsando en última instancia la eficiencia de la organización.
Racionalización de los esfuerzos de cumplimiento
Depósito centralizado de documentos: El RDMS proporciona un repositorio de documentos centralizado para todos los documentos normativos, eliminando la necesidad de múltiples sistemas o el almacenamiento disperso de archivos. Esta consolidación mejora la accesibilidad y garantiza la disponibilidad de las últimas versiones de los documentos para el personal autorizado.
Control y colaboración de documentos: RDMS establece flujos de trabajo estandarizados, procesos de aprobación y gestión de cambios en los documentos, agilizando la colaboración entre las partes interesadas y garantizando el cumplimiento durante todo el ciclo de vida de los documentos.
Recordatorios y notificaciones automatizados: RDMS automatiza los recordatorios y las notificaciones para las revisiones, actualizaciones y vencimientos de documentos, lo que garantiza el cumplimiento puntual de las actividades y reduce el riesgo de incumplimiento de los plazos.
Mejora de la productividad y la eficiencia
Fácil recuperación de documentos: RDMS ofrece potentes funciones de búsqueda, lo que permite recuperar de forma rápida y precisa documentos normativos basándose en palabras clave, metadata, tipos de documentos o requisitos normativos. Esto ahorra tiempo y mejora la productividad al eliminar las búsquedas manuales en extensos repositorios de documentos.
Automatización del flujo de trabajo: RDMS automatiza los flujos de trabajo centrados en los documentos, reduciendo el esfuerzo manual y mejorando la eficiencia. Los procesos de aprobación automatizados, el enrutamiento de documentos y las notificaciones facilitan una colaboración fluida y unos plazos de entrega más rápidos.
Integración con sistemas empresariales: La integración del RDMS con otros sistemas empresariales como ERP, CRM o QMS optimiza la eficiencia. Los datos sincronizados entre sistemas eliminan la duplicación de datos, mejoran la precisión de los datos y garantizan un cumplimiento coherente en toda la organización.
Mitigación de riesgos y auditoría
Registro de auditoría y control de versiones: El RDMS mantiene un registro de auditoría exhaustivo que rastrea todas las actividades relacionadas con los documentos, incluidos los cambios, las aprobaciones y el historial de acceso. Esta función proporciona transparencia, responsabilidad y trazabilidad, facilitando las auditorías internas y externas y las evaluaciones de conformidad.
Seguridad de documentos y control de acceso: RDMS implementa sólidas medidas de seguridad para proteger los documentos normativos sensibles de accesos no autorizados o manipulaciones. El control de acceso a la gestión basado en funciones garantiza que solo el personal autorizado pueda ver, editar o aprobar los documentos, lo que minimiza el riesgo de filtración de datos o incumplimiento de la normativa.
Informes de cumplimiento: RDMS genera informes de cumplimiento precisos y actualizados, simplificando el proceso de elaboración de informes para los organismos reguladores. La visibilidad en tiempo real del estado de cumplimiento, los vencimientos y las lagunas permite tomar decisiones proactivas y poner remedio a tiempo.
Un sistema de gestión de documentos normativos (SGDE) permite a las organizaciones gestionar eficazmente los documentos normativos, agilizar los esfuerzos de cumplimiento y mejorar la eficiencia general. Un RDMS mitiga los riesgos, mejora la productividad y establece una base sólida para el cumplimiento normativo mediante la centralización del almacenamiento de documentos, la automatización de los flujos de trabajo y la garantía de la seguridad de los datos.
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