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En el cambiante mundo de la cosmética, la rapidez de comercialización lo es todo. Mientras las marcas se apresuran a sacar nuevos productos al mercado, también se enfrentan a un creciente escrutinio normativo, especialmente en regiones como la UE, el Reino Unido y los países de la ASEAN. Una de las herramientas más eficaces para ayudar a las marcas a mantener la conformidad de los productos cosméticos ahorrando tiempo y recursos es la reutilización de documentos en el ámbito de las notificaciones de productos cosméticos. Aunque a menudo se pasa por alto, la reutilización puede desempeñar un papel fundamental a la hora de agilizar el proceso normativo.
¿Qué es la reutilización de documentos en la conformidad cosmética?
La reutilización de documentos se refiere a la capacidad de aprovechar los mismos documentos reglamentarios para diferentes notificaciones o presentaciones de productos cosméticos. Estos documentos pueden incluir:
- Archivos de información sobre productos (PIF)
- Fichas de datos de seguridad (FDS)
- Certificados de análisis (CdA)
- Evaluaciones de la seguridad de los ingredientes
- Documentación de los procesos de fabricación
Cuando estos documentos están normalizados y bien organizados, pueden reutilizarse en la presentación de varios productos, lo que reduce la redundancia y la carga administrativa.
El proceso de notificación de cosméticos: Breve descripción
Antes de profundizar en el tema, he aquí un breve resumen del proceso de notificación de cosméticos:
- Formulación y etiquetado de productos: Las marcas preparan sus listas de ingredientes y concentraciones y se aseguran de que todo cumple la normativa.
- Evaluación de la seguridad: Un profesional con conocimientos revisa la formulación para comprobar su seguridad.
- Compilación de documentos: Se recopila toda la documentación necesaria, que puede incluir el PIF. Aquí es donde la reutilización de documentos puede reducir significativamente la carga de trabajo.
- Presentación a las autoridades: Los documentos finalizados se presentan a la autoridad o portal regulador que corresponda, es decir, el CPNP en la UE, el SCPN en el Reino Unido o el portal de presentación de la autoridad sanitaria correspondiente en el caso de los mercados de la ASEAN.
- Vigilancia posterior a la comercialización: Incluso después de la notificación, las marcas son responsables de mantener registros actualizados e informar de los efectos adversos.
La importancia de la reutilización de documentos
- Acorta el plazo de comercialización
Si una empresa lanza 10 tonos de la misma barra de labios, ¿por qué crear 10 conjuntos de documentos distintos desde el principio? La reutilización les permite reutilizar la mayoría de sus documentos, como la evaluación de seguridad, el informe de seguridad del producto cosmético, el expediente de información del producto (PIF ) y los documentos de fabricación, ahorrando semanas de trabajo.
- Reduce los errores humanos
La reutilización de documentos validados reduce la posibilidad de información incoherente o incorrecta que puede producirse con la reintroducción manual de datos. Esto significa menos correcciones y procesos de notificación de cosméticos más fluidos.
- Menores costes de cumplimiento
Contratar a consultores sobre normativa o a responsables de cumplimiento es caro y lleva mucho tiempo. La reutilización de documentos disminuye el volumen de trabajo y, por tanto, los costes. El ahorro de costes será sustancial cuando trate con grandes marcas mundiales y cumpla con docenas de SKU simultáneamente.
- Escalabilidad global
Muchas empresas de cosméticos se expanden de una región a otra. Con la reutilización de documentos, el cumplimiento de la normativa para productos transfronterizos es mucho más fácil. Una FIP creada para la UE, con solo algunos cambios, puede utilizarse ahora para las presentaciones del Reino Unido o la ASEAN en lugar de empezar cada presentación desde cero.
Cambio normativo: Tendencias internacionales a favor de la reutilización
Los organismos reguladores también se están subiendo al carro. Por ejemplo:
- El CPNP de la UE permite las notificaciones agrupadas si las variaciones de un producto son menores (como el tono o la fragancia).
- En el Reino Unido, los documentos de la UE con pequeños cambios pueden reutilizarse para notificar el producto en el SCPN británico.
- En la ASEAN, las directrices armonizadas permiten a los países miembros reutilizar la documentación básica.
Este cambio refleja un reconocimiento cada vez mayor de que el cumplimiento de las normas cosméticas no debe ser un obstáculo para la innovación, sino más bien un marco que apoye la entrada segura y eficiente en el mercado.
Recomendaciones para mejorar la reutilización de documentos
Para aprovechar el principio de reutilización de documentos en las notificaciones de cosméticos, las empresas deben tener en cuenta lo siguiente:
- Sistema central de gestión de documentos: Utiliza el almacenamiento de documentos en la nube y actualiza los archivos normativos.
- Documentos normalizados: Garantice que todos los documentos cumplen la norma reglamentaria más estricta y pueden utilizarse a escala mundial.
- Mantenimiento de documentos: Realice un seguimiento de las actualizaciones y revisiones para evitar utilizar archivos obsoletos.
- Departamentos formados: Reglamentación, desarrollo de productos y marketing deben saber qué documentos pueden reutilizarse y cómo.
Conclusión
La eficacia normativa puede ser una ventaja competitiva en el mercado cosmético actual. La reutilización de documentos no sólo proporciona eficacia en el cumplimiento de la normativa, sino que también permite a las marcas lanzar productos más rápidamente, ampliar su alcance a todo el mundo y reducir costes sin comprometer la seguridad ni la calidad. Para las empresas de cosméticos que desean mantenerse a la vanguardia, adoptar una estrategia de reutilización de la documentación no es opcional, sino esencial. Pedir ayuda a un experto en normativa, como Freyr, puede ayudarle a comprender en profundidad las ventajas de la reutilización de documentos, al tiempo que cumple la normativa y es competitivo.
