Zarządzanie dokumentami regulacyjnymi w Era Big Data: Równoważenie zgodności i zaawansowanej analityki

Krajobraz regulacyjny się zmienia. Nie jest to już tylko statyczny dokument opisujący, czym jest zgodność. Obecnie, przy stale rosnącym zapotrzebowaniu ze strony organów regulacyjnych, ogromne ilości danych muszą być gromadzone i analizowane w celu zapewnienia zgodności. Wiąże się to z wyjątkowym problemem: skuteczną obsługą tych "dużych zbiorów danych" przy jednoczesnym utrzymaniu solidnego zarządzania dokumentami regulacyjnymi.

Potop Big Data:

Utonięcie w informacjach regulacyjnych? Według ostatniego raportu IBM, organizacje regulacyjne kontrolują średnio ponad 10 terabajtów danych regulacyjnych, w szczególności

• Rekordy transakcji szacowane przez IDC na 30% wzrostu rocznie: Ilość danych transakcyjnych stale rośnie ze względu na takie czynniki, jak ulepszone transakcje online i Internet rzeczy (IoT).
• Dane klientów (według szacunków firmy Seagate do 2025 r. ich ilość osiągnie około 180 zettabajtów na całym świecie): W miarę jak firmy gromadzą coraz więcej danych klientów w celach dostosowywania produktów do indywidualnych potrzeb i marketingowych, rośnie również obciążenie prawne związane z zapewnieniem ochrony tych danych. Machine Learning Mastery podaje us dane us rosną w tempie 2,5 kwintyliona bajtów dziennie. Dane operacyjne obejmują zatem wszystko, od dzienników produkcji po aktywność serwerów. Ilość danych operacyjnych gwałtownie rośnie wraz ze wzrostem złożoności operacji, a także wzrostem poziomu automatyzacji procesów.
• Według firmy Gartner do 2025 r. ilość danych z czujników reach ,7 Mb/sekundę na osobę: liczba podłączonych urządzeń w domach, biurach i fabrykach generuje ogromną ilość danych z czujników, które organy regulacyjne będą wymagały od organizacji monitorowania i analizowania pod kątem zgodności z przepisami. Tradycyjne systemy zarządzania dokumentami (DMS) będą miały trudności z obsługą tej ogromnej ilości danych, ponieważ zostały zaprojektowane do pracy głównie z dokumentami statycznymi. Wyszukiwanie konkretnych punktów danych lub identyfikowanie trendów w przepisach staje się zadaniem herkulesowym, utrudniającym skuteczne działania w zakresie zgodności z przepisami.

Zachowanie równowagi

Dzięki skutecznym strategiom RDM w era big data era , na szczęście, przy pomocy innowacyjnych technologii i najlepszych praktyk, wyzwanie to można pokonać. Poniżej przedstawiono niektóre z potencjalnych strategii:

• Wykorzystanie potencjału sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego: Sztuczna inteligencja i ML być doskonałymi sprzymierzeńcami w zarządzaniu dużymi zbiorami danych w ramach RDM. Wykorzystanie tych technologii pozwala na:
• Automatyzacja ekstrakcji danych i ich klasyfikacji z wielu źródeł w celu zapewnienia wydajności i skuteczności w opracowywaniu i utrzymywaniu dokumentów.
• Analizuj ogromne zbiory danych, aby zidentyfikować potencjalne zagrożenia regulacyjne i obszary wymagające poprawy: PWC donosi, że firmy, które zastosowały sztuczną inteligencję do zapewnienia zgodności z przepisami, odnotowały 30% spadek naruszeń przepisów.
• Dostarczanie analiz predykcyjnych, które przewidują nadchodzące zmiany regulacyjne i zapotrzebowanie na dane do ich obsługi.
• Integracja jest kluczowa: Aby istniejący system DMS współpracował z platformami do analizy dużych zbiorów danych. Toruje to drogę do płynnego przepływu informacji, umożliwiając:
  • Przeprowadzaj dogłębną analizę danych regulacyjnych bezpośrednio w swoich dokumentach.
  • Generowanie raportów i wizualizacji, które mogą przekształcić skomplikowane dane w wykonalne strategie zgodności z przepisami.
• Zarządzanie danymi dla wiarygodnych informacji: Dane wysokiej jakości stanowią podstawę świadomych decyzji opartych na danych regulacyjnych. Wdrożenie ram zarządzania danymi gwarantuje:
• Dokładność i spójność danych z różnych źródeł.
• Jasna odpowiedzialność za własność danych i zarządzanie nimi.
• Dobrze zdefiniowane procesy dostępu do danych i bezpieczeństwa mają fundamentalne znaczenie w obecnym świecie opartym na danych.

Przyszłość RDM

Wykorzystanie Big Data w celu zapewnienia lepszej zgodności Postrzegaj zalew dużych zbiorów danych nie jako obciążenie, ale jako szansę na zapewnienie zgodności z przepisami, jeśli zastosujesz innowacyjne technologie i solidne praktyki w zarządzaniu danymi. W ten sposób organizacje mogą

• Usprawnienie procesów RDM: Automatyzacja przepływów pracy i analiza zadań za pomocą sztucznej inteligencji pozwoli zaoszczędzić wiele czasu i zasobów. Organizacje, które wykorzystują sztuczną inteligencję do zarządzania dokumentami, odnotowują 40% skrócenie czasu przetwarzania.
• Uzyskaj głębszy wgląd w zgodność z przepisami: Analizuj dane, aby identyfikować potencjalne zagrożenia, zanim staną się problemami, umożliwiając proaktywne strategie łagodzenia skutków.
• Zademonstrowanie silnego zarządzania danymi: Udowodnienie, że istnieje zobowiązanie do zachowania zgodności z przepisami poprzez odpowiednio zdefiniowane ramy zarządzania danymi.

Łącząc tradycyjne zarządzanie dokumentami z analizą dużych zbiorów danych, podejście RDM ma charakter holistyczny i zapewnia organizacji pewność siebie niezbędną do działania w zmieniającym się otoczeniu regulacyjnym. Jeśli szukasz rozwiązania RDMS, które oferuje kompleksowe zarządzanie dokumentami i monitorowanie oparte na GenAI, rozważ zapoznanie się z oprogramowanieFreyr . Zostało ono zaprojektowane w celu usprawnienia procesów zarządzania dokumentami regulacyjnymi, zapewniając jednocześnie zgodność z przepisami na każdym etapie. Organizacja oparta na danych, taka jak Freyr , może osiągnąć nie tylko zgodność z przepisami, ale także proaktywne zarządzanie ryzykiem. Skontaktuj się us !