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Los fabricantes de productos sanitarios deben incluir la documentación requerida con cada producto para ayudar a los consumidores a comprender su uso. En ocasiones, esta documentación puede tener varios cientos de páginas, lo que resulta desalentador para los consumidores. Las guías de referencia rápida están diseñadas para cubrir toda la información necesaria sobre el producto, y los consumidores no tienen que vadear a través de una tonelada de contenido para encontrarla.
Una guía de consulta rápida proporciona una serie de instrucciones breves para utilizar un producto sanitario y tiene sus propias ventajas, como se indica a continuación:
- Reduce el tiempo de formación
- Guía a los usuarios para que realicen las acciones en pasos más sencillos y cortos.
- Evita que los usuarios tengan que recorrer toda la documentación cuando se necesita una información concreta y proporciona el uso básico en una versión más breve.
- Reducir la necesidad de formación presencial y el coste adicional de tener a otro empleado o experto que vuelva a explicar los procesos.
- Los tutoriales están bien redactados y son lo suficientemente descriptivos como para guiar al usuario a través de los pasos necesarios en un abrir y cerrar de ojos.
La mayoría de las veces, a los usuarios les resulta cómodo recurrir a ilustraciones o fotografías para comprender el uso y el método de realización de acciones en un dispositivo médico. Los estudios dicen que el 90% de la información que se transmite al cerebro es visual, y disponer de ilustraciones ayudará en escenarios en los que los usuarios desconocen la jerga de los equipos.
Las guías de consulta rápida pueden ser muy detalladas o breves, según lo que se necesite. Se trata de una comunicación impresa directa e informativa que orienta a profesionales sanitarios, ingenieros, pacientes y usuarios finales. Proporciona orientación para cumplir los procesos, las directrices de conformidad y las normas de seguridad. He aquí algunos puntos clave a tener en cuenta antes de la formulación de guías de referencia rápida para usuarios:
- Debe comisariarse teniendo en cuenta que los usuarios pueden no tener conocimientos previos
- El contenido de las guías del usuario debe ser útil, actualizado y pertinente.
- Debe proporcionar a los usuarios información fácil de consultar.
- Debe organizarse en secciones con etiquetas a ambos lados de las carpetas
- Las guías de tablas deben añadirse al principio de la guía para facilitar la navegación de los usuarios.
- El contenido debe tener representaciones sencillas y claras
- Si se añaden títulos y subtítulos, el contenido será más ágil y la información más accesible.
- Deben incluirse ejemplos y escenarios típicos para una mejor comprensión
- Deben incorporarse imágenes, infografías y gráficos siempre que sea necesario para mejorar la percepción visual y la comprensibilidad.
A menudo, los usuarios necesitan cierta información sobre el dispositivo para realizar rápidamente ciertas tareas específicas en el mismo. En tales circunstancias, el usuario necesita los conocimientos necesarios para realizar la tarea sin tener que leer todo el manual. Es entonces cuando las guías de usuario resultan útiles.
Las empresas que fabrican productos de consumo con diversos componentes suelen publicar guías rápidas para los consumidores. Cuando los aparatos se piden por Internet, requieren montaje o tecnología básica. Estos artículos se suministran invariablemente con guías para ayudar a los usuarios finales a montar el aparato y ponerlo en funcionamiento. La experiencia del usuario puede mejorarse incorporando diapositivas con texto sencillo para que los usuarios de cualquier capacidad de lectura puedan comprender cada paso necesario para completar el proceso. Añadir indicadores visuales como iconos y colores ayuda a crear un diseño fácil de usar.
Las guías se elaborarán teniendo en cuenta que los usuarios finales pueden tener distintos niveles de cualificación y comprensión, por lo que el lenguaje utilizado debe ser:
- Descriptivo pero no condescendiente
- Debe evitarse el lenguaje técnico. La explicación debe ser sencilla y comprensible para un profano.
- Cuando sea necesario incluir terminologías o abreviaturas en las guías, éstas deben ser claras y concisas
- Es mejor que el procedimiento se explique paso a paso
- Comience el procedimiento con verbos fuertes. Por ejemplo, "Instale las pilas en el dispositivo" o "Inserte la tira en el dispositivo de vigilancia".
Al actualizar o instalar el software de un dispositivo, los fabricantes incluyen una guía de inicio rápido que ayuda a alertar a los usuarios sobre la disponibilidad de nuevas funciones y explica su funcionamiento. Por ejemplo, una guía de referencia rápida para un dispositivo de control de la tensión arterial puede indicar al usuario cómo utilizarlo, o una guía de referencia rápida para un dispositivo de control de la glucosa en sangre puede ayudar a los usuarios a realizar una lectura rápida de los niveles de glucosa en sangre.
Las guías de consulta rápida pueden ayudar a las empresas a presentar información adicional antes de introducir nuevos cambios. De este modo, los empleados disponen de más información sobre el nuevo proceso o producto antes de que se produzca la actualización. Al recorrer ellos mismos el proceso de instalación o implantación, los usuarios comprenden cómo funciona el proceso o producto. Además, sirve de referencia en caso de fallo. Tenga la seguridad de que la guía facilita mucho el proceso a los usuarios.
La guía de referencia debe elaborarse como si fuera un manual de instrucciones para las tareas de la vida. Tanto si se trata de un manual del empleado como de un manual de formación, debe proporcionar información útil en el acto. Debe aclarar cualquier suposición, responder a cualquier duda que se plantee y ayudar a resolver los problemas a los que pueda enfrentarse el usuario final al instalar o utilizar el dispositivo.
Para saber más sobre las guías de referencia rápida y su importancia en el campo de los productos sanitarios, consulte a Freyr.
