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El manual de instrucciones es la referencia más oficial y completa sobre el funcionamiento y mantenimiento de un producto o dispositivo. Los manuales proporcionan información conceptual, como la teoría del diseño. Un manual de funcionamiento debe contener toda la información, características, procedimientos y tareas pertinentes para instalar, actualizar, mantener y eliminar el producto o el software. También debe describir detalladamente para el usuario las principales tareas y soluciones a problemas o preguntas típicas.
El manual de instrucciones se ajusta a la normativa y debe ser respetado por el usuario. Cualquier desviación es inaceptable.
Contenido de un manual de instrucciones
El manual de instrucciones consta de los siguientes temas:
- Introducción: En ella se describe brevemente el producto, se explican sus características y se expone la finalidad del documento.
- Requisitos de instalación o preinstalación:
- Esta sección enumera todos los prerrequisitos y dependencias necesarios para instalar el dispositivo correctamente. Incluye hardware específico (por ejemplo, tipo de CPU, RAM, tipo de disco duro (por ejemplo, SSD), sistema de archivos/partición y espacio en disco necesario).
- También debe definirse el software necesario con la versión y el lanzamiento (mínimos) requeridos. Esto podría incluir los siguientes elementos:
- Sistema operativo: Linux, como distribuciones específicas de Linux (Red Hat Enterprise Linux, Debian, Ubuntu) o Windows (Windows Server, Windows 11, etc.)
- Servidor de aplicaciones: Si el software lo requiere, introduzca datos como el proveedor, el nombre y la versión del servidor de aplicaciones (si el instalador del software no lo instala automáticamente).
- Bibliotecas y software adicional: Si se requiere algún software o biblioteca específica, especifíquelo (por ejemplo, .NET framework, JAVA SDK, etc.)
- Proporcionar instrucciones detalladas de instalación del software o del sistema, por ejemplo, cómo integrar el inicio de sesión único entre el proveedor de la nube del cliente o en las instalaciones o en el montaje del dispositivo "Active Directory" y el módulo de autenticación de usuarios de los productos de integración de empleados.
- Instrucciones de uso: Incluye una lista de instrucciones paso a paso lo más exactas y precisas posible. Una vez finalizada la instalación, es posible actualizar el archivo de configuración y los parámetros de configuración. Es esencial enumerar todos los archivos o pantallas de configuración necesarios junto con los elementos de configuración y los valores posibles. Ya que limitarse a proporcionar la configuración y el valor por defecto puede no ser útil para todos los clientes. Los lectores deben tener claro qué hay que comprobar y cuál es el resultado esperado.
- Instrucciones de seguridad: La Instrucción de Seguridad notifica al usuario los requisitos mínimos de seguridad como medidas preventivas y de protección. Hay que cumplir estas medidas para proteger a las personas de los riesgos para su salud y la seguridad del equipo que se utiliza.
- Mantenimiento y resolución de problemas:
- Supervisión y mantenimiento del sistema: por ejemplo, comprobación del espacio en disco, realización de auditorías de seguridad y protección, copia de seguridad y recuperación de datos, archivo de datos antiguos, obtención e instalación de actualizaciones y mejoras.
- Información para gestionar las preguntas y solicitudes de asistencia típicas del usuario final para el departamento de asistencia del cliente: por ejemplo, preguntas frecuentes, enlace al portal de asistencia del proveedor, contacto con el servicio de asistencia del proveedor para obtener asistencia de segundo y tercer nivel, junto con el acuerdo de nivel de asistencia (SLA), además de procedimientos de emergencia y orientación en caso de error humano o salida del sistema.
- También puede contener otras normas y requisitos reglamentarios y de protección de la intimidad.
- Desinstalación/Desmontaje: Describe una lista de instrucciones paso a paso sobre cómo desmontar/desinstalar hardware/software de forma adecuada
- Información adicional: Cualquier información adicional que sea necesaria para respaldar los procedimientos operativos del dispositivo o cualquier otra información puede enumerarse y explicarse detalladamente en el proceso
Las organizaciones deben elaborar manuales de funcionamiento que ofrezcan procedimientos operativos estándar (PON) claros. Los manuales y la información contenida en ellos deben contener aportaciones departamentales importantes, como el desarrollo y las pruebas de productos, el funcionamiento, el mantenimiento y el servicio al cliente.
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