Imperativos comerciais

  • O cliente era uma empresa multinacional alemã do sector farmacêutico e das ciências da vida, bem como uma das maiores empresas farmacêuticas do mundo.
  • A Freyr teve de migrar os conteúdos da aplicação antiga (FrameMaker) para o Sistema de Gestão de Conteúdos de Componentes (CCMS) Vasont Inspire.
  • O principal objetivo era permitir a máxima reutilização de conteúdos, reduzir o mais possível o volume global de conteúdos principais e garantir a homogeneidade entre documentos.

Objectivos

  • Migrar o conteúdo da aplicação antiga (FrameMaker) para o Inspire CCMS em conformidade com o guia de estilo padrão do cliente.
  • Desenvolvimento de pastas partilhadas reutilizáveis dentro do Inspire CCMS, principalmente para conteúdos como introdução, símbolos, imagens, avisos de sistema, precauções e avisos do conteúdo dos manuais de operação e instruções de utilização (IFU) antigos.

Declaração do problema

  • Documentos estáticos não organizados em vários formatos.
  • A metodologia de documentação tradicional incluía várias fontes, informações inconsistentes e dificuldades na atualização de conteúdos em diferentes dispositivos.
  • Problemas relacionados com a deriva de conteúdos, que conduzem a múltiplos processos de revisão e aprovação.

Soluções e serviços Freyr

Soluções e serviços Freyr
  • A Freyr não só migrou os documentos como também os entregou dentro dos prazos estipulados.
  • A Freyr estabeleceu uma estreita relação de trabalho com as equipas multifuncionais do cliente e com as partes interessadas.
  • A Freyr antecipou riscos prováveis, criou planos de mitigação e monitorizou proactivamente o progresso do projeto.
  • A Freyr assegurou que todos os documentos estavam alinhados com os respectivos requisitos regulamentares.
  • Análise de conteúdo: A Freyr analisou a documentação existente e identificou componentes de conteúdo reutilizáveis, tais como avisos, precauções e instruções de utilização.
  • Estrutura DITA: Aplicou a estrutura DITA disponível no Inspire CCMS à documentação de dispositivos médicos, criando manuais operacionais e IFUs a partir de documentos antigos.
  • Ferramentas de criação: Utilizámos o editor XML Oxygen para criar os conteúdos no CCMS.
  • Abordagem de fonte única: O DITA XML permitiu uma abordagem de fonte única, assegurando que a informação era consistente em diferentes variantes de produtos e idiomas.
  • Conformidade regulamentar: A abordagem de conteúdo estruturado do DITA permitiu a conformidade com os rigorosos requisitos regulamentares da indústria de dispositivos médicos.
  • Um quadro de governação específico.
  • Suporte DITA XML de ponta a ponta.
  • Experiência em produtos variados e complexos.
  • Documentação criada para países de todo o mundo.
  • A equipa de gestão do projeto conseguiu obter os resultados antes dos prazos especificados pelo cliente.
  • Redução significativa do tempo necessário para criar conteúdos.
  • A coerência do conteúdo melhorou significativamente, reduzindo o risco de erros e melhorando a compreensão do utilizador.
  • Tarefas como a criação, revisão, controlo de versões e reutilização são realizadas através de um sistema centralizado de gestão de conteúdos.
  • A administração e a manutenção dos conteúdos são facilitadas através de várias permissões de utilizador e funções designadas.
  • A capacidade de pesquisa e de reutilização dos conteúdos melhorou, o que, por sua vez, reduzirá significativamente o tempo necessário para criar conteúdos.