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No mundo da conformidade regulamentar e do controlo de qualidade, a implementação, revisão e validação das fichas de dados são processos críticos que garantem a integridade e fiabilidade dos dados. Estes passos são essenciais para tomar decisões regulamentares informadas, manter a qualidade do produto e garantir a segurança pública. Esta publicação do blogue abordará os meandros da implementação de fichas de dados, a importância de uma revisão minuciosa e os rigorosos processos de validação que sustentam uma gestão de dados fiável.
Implementação da folha de dados
A implementação de folhas de dados começa com a recolha meticulosa de amostras e o preenchimento de informação detalhada num documento Excel. Este processo é normalmente realizado em laboratórios de controlo de qualidade, onde as amostras são analisadas de acordo com protocolos estabelecidos. Os dados recolhidos devem ser completos, reflectindo com precisão a qualidade e as caraterísticas das amostras.
Uma vez concluída a análise, os dados devem ser compilados numa Ficha de Amostra ou num Relatório Final. Este relatório é então apresentado às autoridades competentes, como o Diretor-Geral da ARP (Agência de Processos Regulamentares) e, em última análise, ao CEO para efeitos de tomada de decisão. Os resultados são divulgados a todas as partes interessadas, garantindo a transparência e a responsabilização.
Processo de revisão
O processo de revisão é uma etapa fundamental para garantir a exatidão e a exaustividade da ficha de dados. Envolve uma abordagem dedutiva em que a conclusão é apresentada no início, seguida de pormenores de apoio. Este método permite uma apresentação clara e concisa dos resultados.
Ao escrever uma recensão, é importante reduzir as abreviaturas ou fornecer uma tabela que as explique. Os termos desconhecidos devem ser explicados e o documento deve ser organizado com um título claro, subtítulos e secções numeradas. Podem ser acrescentados subtítulos para maior clareza. Se determinadas secções não forem aplicáveis, devem ser assinaladas como "Não aplicável" ou "Base para isenção" em vez de serem omitidas.
Validação de dados
A validação de dados é um processo multifacetado que inclui a revisão de provas, a introdução de dados por dupla entrada e o controlo lógico eletrónico. Estes métodos garantem que os dados são exactos e não contêm erros. Quaisquer alterações à base de dados devem ser efectuadas por uma pessoa autorizada e registadas em pormenor para manter uma pista de auditoria clara.
Os dados electrónicos devem ser objeto de cópias de segurança regulares para preservar a integridade dos dados. As cópias de segurança devem ser verificadas quanto à sua credibilidade e exaustividade. É fundamental conservar todos os dados electrónicos originais, incluindo as pistas de auditoria, os resultados e os dados de validação, no seu formato eletrónico original. As cópias em PDF não são consideradas fiáveis, a menos que se possa provar que são dados originais inalterados.
Devem ser efectuados estudos de validação para determinar se os métodos e os dados são sólidos. Isto inclui testar o software e os sistemas utilizados para o processamento de dados para garantir que são adequados ao objetivo. A introdução de valores de dados deve ser revista por uma segunda pessoa autorizada, e deve ser mantida e bloqueada uma base de dados de registos de ensaios após a conclusão do estudo, para permitir a desvinculação e a análise estatística.
Conclusão
A implementação, revisão e validação das fichas de dados são fundamentais para a integridade da informação regulamentar e do controlo de qualidade. Estes processos requerem atenção ao pormenor, adesão a procedimentos operacionais normalizados e um compromisso com a integridade dos dados. Ao seguir estes passos rigorosos, as organizações podem garantir que os seus dados são fiáveis, que os seus produtos cumprem as normas de qualidade e que se mantêm em conformidade com os requisitos regulamentares.
Em conclusão, o domínio dos processos de fichas de dados é crucial para a conformidade da rotulagem e a qualidade do produto. Faça uma parceria com a Freyr para obter soluções especializadas em gestão de dados.
