Revisão do Controlo de Qualidade de Documentos Clínicos Regulamentares: As Ferramentas do Comércio e as Melhores Práticas

O controlo de qualidade (CQ) na indústria farmacêutica é crucial na revisão de documentos clínicos regulamentares para garantir a exatidão, consistência e conformidade dos documentos apresentados às autoridades regulamentares para aprovação.

O que é uma revisão de CQ?

Na redação médica, CQ significa garantir que o conteúdo, o estilo e o formato do documento são de elevada qualidade. Isto não acontece por acaso, mas devido a uma revisão sistemática do controlo de qualidade que segue listas de verificação e procedimentos operacionais normalizados (SOP) especificados pelo cliente para garantir uma revisão exaustiva e consistente. Mesmo os documentos bem redigidos podem ter "erros", mas os peritos em controlo de qualidade podem detectá-los com um "novo olhar" que um redator poderia ignorar. Por conseguinte, é essencial efetuar uma verificação do controlo de qualidade antes da apresentação, uma vez que uma boa revisão da qualidade leva tempo, mas vale bem a pena o esforço.

Quem deve efetuar a revisão do CQ?

Idealmente, a revisão do CQ deve ser efectuada por alguém que não seja o autor ou redator médico do documento, que pode ter menos, igual ou maior experiência do que o autor. Os tipos de documentos que podem receber incluem:

• Brochuras do investigador (IBs)
• Briefing books (BBs)
• Relatórios de estudos clínicos (CSRs)/adendos
• Protocolo e alterações ao protocolo
• Documentos/resumos do módulo 2
• Narrativas de segurança
• Respostas das autoridades reguladoras e
• Planos de estudos pediátricos, etc.

As "ferramentas do ofício": As melhores práticas para efetuar o CQ 

Muitas empresas farmacêuticas ou CROs têm o seu próprio conjunto de normas para a produção dos seus documentos. Estas podem ser descritas em modelos especificados pela empresa, diretrizes especificadas nos documentos (por exemplo, QC Process guideline para documentos de submissão clínica: Protocolo, IB's e CSR, etc.), guias de estilo, SOPs, etc. Para além disso, é necessário ter uma lista de verificação de CQ para garantir que a qualidade e o nível de pormenor de uma revisão são consistentes. Uma lista de verificação de CQ detalhada é uma ferramenta importante para ajudar o revisor de CQ a cobrir todos os aspectos de uma revisão, o que o manterá a par do que verificou e do que falta fazer. Além disso, ajudá-los-á a gerir o tempo de forma eficiente. Todo o processo de revisão/edição de CQ seguirá as etapas de sequência abaixo indicadas:

1. Receber a notificação de fluxo de trabalho do redator médico:

O revisor/editor de CQ receberá o pedido do autor (Medical Writer) com o âmbito da revisão mencionado e a ligação(para navegar no documento de trabalho) através da notificação de fluxo de trabalho gerada a partir do respetivo sistema eletrónico de gestão de dados (EDMS), por exemplo, MEDIVA, PleaseReview ou InteliNotion, etc., juntamente com os documentos de origem/ligações e instruções de autoria (se existirem).

2. Confirmação dos documentos necessários/fonte:

Confirmar os documentos necessários/fonte com o redator médico que estão disponíveis através das ligações partilhadas através de anotações no documento que podem incluir:

• Documentar o modelo atual
• Documentos de base (quadros de dados como os TLF, o protocolo e as suas alterações, os resultados do CSR e do SAP), etc., consoante o documento a analisar.
• Guia de estilo (abrangendo estilos de texto, pontuação, abreviaturas, utilização de maiúsculas, formatos de números e datas, escolha de palavras preferidas, etc.).
• Instruções de redação, se for caso disso (incluindo a utilização de barras de ferramentas de redação específicas da empresa, referências cruzadas e referências no texto, etc.).
• PONs
• Listas de controlo QC e formulários de atestação

3. Comece a editar o documento:

Comece a editar os documentos através da função "TRACK changes" ON tendo em conta os pontos abaixo indicados como pontos principais das "verificações de controlo de qualidade normais" com os exemplos:

i. Formatação:

• Apresentação da página
• Paginação
• Cabeçalhos e rodapés

ii. Coerência: 

• Sinopse/resumo/conclusão versus o corpo principal do documento: por exemplo, protocolos
• Texto: pontos finais do estudo e resultados, por exemplo, CSRs
• Dados tabulares citados no texto: especialmente para os protocolos, o calendário das avaliações e o esquema do estudo em relação ao texto

iii. Quadros/Figuras:

• Formatação e apresentação
• Coerência no estilo das tabelas em todo o documento (por exemplo, estilos de título e de legenda)
• Clareza da apresentação/legendas
• Assegurar que as fontes nas notas de rodapé (corretamente citadas) e os seus designadores têm notas de rodapé correspondentes, etc.

iv. Referências:

• Citações corretas
• Formato das citações no texto (inserir o EndNote na lista de referências)
• Confirmação da exaustividade da lista de referências

v. Interno/Ligações externas:

• Ligações internas - confirma as ligações internas para as secções, tabelas no texto e ou figuras.
• As ligações externas são referenciadas de forma precisa e coerente em todo o documento e o texto azul foi aplicado às secções/citações de fontes de documentos externos para os quais será criada uma ligação durante a fase de publicação do documento.  

vi. Generalidades:

• Verificação da exatidão dos dados em relação aos documentos de origem/e ao seu conteúdo
• Correção ortográfica e gramatical
• Construção de frases
• Abreviaturas (específicas do cliente, se for caso disso)
• Verificar se o TOC, a lista de tabelas/figuras e os apêndices, etc., estão completos
• Verificação do modelo, etc.

vii. Sinalização para o redator médico:

A sinalização (alertas de comentários) de questões para o Medical Writer é um passo crucial para manter os padrões dos documentos: Aqui estão algumas das melhores dicas para o fazer de forma eficaz:

1. Marcar online para o redator médico: Marcar todos os comentários para o redator médico em linha, o que lhe permitirá receber alertas/notificações por correio eletrónico e, se estiver a trabalhar num editor de documentos como o MS Word, utilizar as funcionalidades de rastreio de alterações ou comentários para destacar questões diretamente no texto.
2. Ser específico (navegação fácil): Identificar o problema. Em vez de dizer "Há um erro", especifique qual é o erro e onde se localiza (inclua o número da secção no documento de origem, por exemplo: secção 7.1.1 do SAP).
3. Fornecer contexto: Explicar porque é que se trata de um problema. Por exemplo, "Esta secção contradiz os dados apresentados na sinopse/ou nos documentos de origem, como o protocolo".
4. Fornecer comentários baseados em provas: apoiados por dados, estudos ou diretrizes relevantes e um guia de estilo para abordar os comentários de forma eficaz.
5. Sugerir soluções: Se possível, ofereça uma forma de resolver o problema. Isto pode ajudar o redator médico a compreender melhor a questão e a corrigi-la de forma mais eficiente.
6. Seja profissional e educado: Utilize um tom respeitoso. Por exemplo, "Reparei numa potencial inconsistência no texto/tabelas em relação aos seus documentos de origem na página 56. Pode revê-la, por favor?"
7. Priorização dos comentários: Tratar primeiro os comentários críticos que podem afetar a consistência dos dados (principais), seguidos dos menos urgentes, para gerir o tempo de forma eficiente.
8. Resumir os principais problemas: Se existirem vários problemas, forneça um resumo no final do seu feedback para garantir que o redator médico compreende as principais áreas que necessitam de mais atenção.
4. Dicas de conformidade/Resolução de comentários: Seguem-se algumas dicas para resolver os comentários durante a verificação de CQ:
   
   1. Pedidos de esclarecimento/Procura de informações adicionais: O redator médico pode contactar o revisor do CQ para obter informações adicionais ou esclarecimentos sobre o comentário, de modo a garantir a sua resolução.
   2. Verificações de coerência: Assegurar que a resolução está em conformidade com o tom, o estilo e o conteúdo global do documento.
   3. Documentação das alterações: Documentar as alterações efectuadas em resposta aos comentários para efeitos de transparência e referência.
   4. Fornecer um ciclo de feedback: Implementar um ciclo de feedback em que o revisor/editor de CQ reveja a resolução para "confirmar" a satisfação.
   5. Concluir a resolução de comentários durante o período de CQ: Siga as regras de especificação do cliente para garantir que a resolução de comentários ocorre durante o período de CQ fornecido.
   6. Utilizar ferramentas automatizadas: Utilize ferramentas ou software automatizados para acompanhar e gerir os comentários e as suas resoluções para acompanhamento futuro.
5. Preenchimento e carregamento da lista de controlo:

Preencher a lista de verificação do controlo de qualidade (específica para cada tipo de documento) para confirmar o seu conteúdo, como texto, quadros/figuras, apêndices, etc., assinalando as caixas em que o revisor/editor do controlo de qualidade pode verificar se cada item da lista foi verificado(Sim, Não ou NA).

Incluir também uma caixa de comentários onde o revisor/editor de CQ possa explicar porque é que um item não foi verificado e onde possam ser descritas conclusões específicas.

Além disso, a lista de verificação também tem uma caixa de espaço que inclui o número da versão do documento e a data do documento revisto, juntamente com o seu título, o código do projeto/ligação EDMS e um espaço para assinar (Assinatura eletrónica) e data do formulário para registar que o CQ foi concluído.

6. Lista de controlo Assinar através do DocuSign/ Adobe Acrobat Signature:

Uma vez preenchida a lista de verificação, o revisor de CQ utilizará as ferramentas (DocuSign/Adobe Acrobat Signature) para assinar os documentos eletronicamente. Isto ajuda a eliminar a necessidade de imprimir, assinar e digitalizar cópias físicas. Além disso, envia e gere os documentos digitalmente.

7. Verificar os documentos de volta ao EDMS:

Depois de concluída a revisão/edição do documento pelo CQ, "Guardar" o documento com todos os comentários e alterações Verifique-o no respetivo EDMS e anexar/carregar a lista de verificação de CQ assinada (PDF) juntamente com o documento. 

8. No encerramento:

Em conclusão, quando devolvermos a cópia revista do documento e a lista de verificação ao redator médico, devemos certificar-nos de que os nossos comentários/edições são claros e fáceis de compreender. Mais do que uma leitura rápida, as revisões/edições de CQ são exercícios abrangentes e pormenorizados que também podem ser uma experiência de aprendizagem tanto para o revisor como para o redator médico. Assim, de um modo geral, a agência/autoridade reguladora, enquanto leitora, espera documentos de elevada qualidade, mas isso exige um processo de revisão organizado. Para além dos documentos de orientação de CQ, uma boa lista de verificação de CQ também contribuirá para uma revisão bem executada e melhorará o nível dos documentos revistos.