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No mundo em rápida evolução dos cosméticos, a rapidez de comercialização é tudo. Enquanto as marcas se apressam para colocar novos produtos no mercado, também enfrentam um crescente controlo regulamentar, especialmente em regiões como a UE, o Reino Unido e os países da ASEAN. Uma das ferramentas mais eficazes para ajudar as marcas a manter a conformidade cosmética, poupando tempo e recursos, é a reutilização de documentos no espaço das notificações cosméticas. Embora seja frequentemente negligenciada, a reutilização pode desempenhar um papel fundamental para ajudar a simplificar o processo regulamentar.
O que é a reutilização de documentos na conformidade cosmética?
A reutilização de documentos refere-se à capacidade de utilizar os mesmos documentos regulamentares para diferentes notificações ou apresentações de produtos cosméticos. Estes documentos podem incluir:
- Ficheiros de informação sobre produtos (PIF)
- Fichas de dados de segurança (FDS)
- Certificados de análise (CoA)
- Avaliações de segurança dos ingredientes
- Documentação dos processos de fabrico
Quando estes documentos são normalizados e bem organizados, podem ser reutilizados em vários registos de produtos, reduzindo a redundância e as despesas administrativas.
O processo de notificação de cosméticos: Uma visão geral rápida
Antes de nos aprofundarmos, eis um breve resumo do processo de notificação de cosméticos:
- Formulação e rotulagem de produtos: As marcas preparam as suas listas de ingredientes e concentrações e certificam-se de que tudo está em conformidade.
- Avaliação da segurança: Um profissional experiente analisa a formulação quanto à segurança.
- Compilação de documentos: Toda a documentação necessária, que pode incluir o PIF, é compilada. É aqui que a reutilização de documentos pode reduzir significativamente o volume de trabalho.
- Apresentação às autoridades: Os documentos finalizados são submetidos a qualquer autoridade ou portal regulador - ou seja, CPNP na UE, SCPN no Reino Unido, ou portal de submissão da respectiva autoridade de saúde no caso dos mercados da ASEAN
- Vigilância pós-comercialização: Mesmo após a notificação, as marcas são responsáveis pela manutenção de registos actualizados e pela comunicação de efeitos adversos.
A importância da reutilização de documentos
- Reduz o tempo de colocação no mercado
Se uma empresa lança 10 tons do mesmo batom, porquê criar 10 conjuntos de documentos separados desde o início? A reutilização permite-lhes reutilizar a maioria dos seus documentos, como a avaliação de segurança, o relatório de segurança do produto cosmético, o ficheiro de informações do produto (PIF) e os documentos de fabrico, poupando semanas de trabalho.
- Reduz o erro humano
A reutilização de documentos validados reduz a possibilidade de informações inconsistentes ou incorrectas que podem ocorrer com a reentrada manual de dados. Isto significa menos correcções e processos de notificação de cosméticos mais suaves.
- Custos de conformidade mais baixos
A contratação de consultores de regulamentação ou de responsáveis pela conformidade é dispendiosa e morosa. A reutilização de documentos diminui o volume de trabalho e, por conseguinte, os custos. As poupanças de custos serão substanciais quando se lida com grandes marcas globais e se cumprem dezenas de SKUs em simultâneo.
- Escalabilidade global
Muitas empresas de cosméticos expandem-se de uma região para outra. Com a reutilização de documentos, a conformidade dos produtos transfronteiriços é muito mais fácil. Um PIF criado para a UE, com apenas algumas alterações, pode agora ser utilizado para apresentações no Reino Unido ou na ASEAN, em vez de se começar cada apresentação do zero.
Mudança regulamentar: Tendências internacionais a favor da reutilização
As organizações reguladoras também estão a aderir. Por exemplo:
- O CPNP da UE permite notificações agrupadas se as variações de um produto forem menores (como a tonalidade ou a fragrância).
- No Reino Unido, os documentos da UE com pequenas alterações podem ser reutilizados para notificar o produto no SCPN do Reino Unido.
- Na ASEAN, as diretrizes harmonizadas permitem que os países membros reutilizem a documentação de base.
Esta mudança reflecte um reconhecimento crescente de que a conformidade dos produtos cosméticos não deve constituir um obstáculo à inovação, mas sim um quadro que apoie a entrada segura e eficiente no mercado.
Recomendações para melhorar a reutilização de documentos
Para tirar partido do princípio da reutilização de documentos para notificações de cosméticos, as empresas devem considerar:
- Sistema central de gestão de documentos: Utilize o armazenamento de documentos baseado na nuvem e actualize os ficheiros regulamentares.
- Documentos normalizados: Assegurar que todos os documentos cumprem a norma regulamentar mais elevada e podem ser utilizados globalmente.
- Manutenção de documentos: Acompanhar as actualizações e revisões para evitar a utilização de ficheiros desactualizados.
- Departamentos formados: Os departamentos de regulamentação, desenvolvimento de produtos e marketing devem saber que documentos podem ser reutilizados e como.
Conclusão
A eficiência regulamentar pode ser uma vantagem competitiva no mercado cosmético atual. A reutilização de documentos proporciona não só a eficiência da conformidade, mas também permite que as marcas lancem mais rapidamente, aumentem a escala mundial e reduzam os custos sem comprometer a segurança ou a qualidade. Para as empresas de cosméticos que procuram manter-se na vanguarda, adotar uma estratégia de reutilização da documentação não é opcional; é essencial. Procurar a ajuda de um especialista em regulamentação, como a Freyr, pode ajudá-lo a obter uma compreensão abrangente das vantagens da reutilização de documentos, mantendo-se em conformidade e competitivo.
