Geschäftliche Erfordernisse

  • Der Kunde war ein deutsches multinationales Pharma- und Biowissenschaftsunternehmen sowie eines der größten Pharmaunternehmen der Welt.
  • Sie verlangten von Freyr die Migration von Inhalten aus der alten Anwendung (FrameMaker) in das Vasont Inspire Component Content Management System (CCMS).
  • Das Hauptziel bestand darin, eine maximale Wiederverwendung von Inhalten zu ermöglichen, das Gesamtvolumen der Master-Inhalte so weit wie möglich zu reduzieren und die Homogenität der Dokumente zu gewährleisten.

Zielsetzungen

  • Migration der Inhalte von der alten Anwendung (FrameMaker) zu Inspire CCMS in Übereinstimmung mit dem Standard Style Guide des Kunden.
  • Entwicklung wiederverwendbarer gemeinsamer Ordner innerhalb von Inspire CCMS, in erster Linie für Inhalte wie Einführung, Symbole, Bilder, Systemwarnungen, Vorsichtshinweise und Hinweise auf den Inhalt der alten Betriebshandbücher und Gebrauchsanweisungen (IFUs).

Problemstellung

  • Unorganisierte statische Dokumente in verschiedenen Formaten.
  • Die herkömmliche Dokumentationsmethodik umfasste mehrere Quellen, inkonsistente Informationen und Schwierigkeiten bei der Aktualisierung von Inhalten auf verschiedenen Geräten.
  • Probleme im Zusammenhang mit dem Abdriften von Inhalten, was zu mehrfachen Überprüfungs- und Genehmigungsprozessen führt.

Freyr Lösungen und Dienstleistungen

Freyr Lösungen und Dienstleistungen
  • Freyr migrierte die Dokumente nicht nur, sondern lieferte sie auch fristgerecht.
  • Freyr baute eine enge Arbeitsbeziehung zu den funktionsübergreifenden Teams und Interessengruppen des Kunden auf.
  • Freyr antizipierte wahrscheinliche Risiken, erstellte Pläne zur Risikominderung und überwachte proaktiv den Fortschritt des Projekts.
  • Freyr stellte sicher, dass alle Dokumente mit den jeweiligen gesetzlichen Anforderungen übereinstimmten.
  • Inhaltsanalyse: Freyr analysierte die vorhandene Dokumentation und identifizierte wiederverwendbare Inhaltskomponenten wie Warnhinweise, Vorsichtsmaßnahmen und Gebrauchsanweisungen.
  • DITA-Struktur: Anwendung der in Inspire CCMS verfügbaren DITA-Struktur auf die Dokumentation medizinischer Geräte, Erstellung von Betriebshandbüchern und IFUs aus alten Dokumenten.
  • Autorentools: Verwendung des Oxygen XML zur Erstellung der Inhalte im CCMS.
  • Single-Source-Ansatz: DITA XML ermöglichte einen Single-Source-Ansatz, der sicherstellte, dass die Informationen über verschiedene Produktvarianten und Sprachen hinweg konsistent waren.
  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Der strukturierte Inhaltsansatz von DITA ermöglichte die Einhaltung strenger gesetzlicher Anforderungen in der Medizintechnikbranche.
  • Ein eigener Governance-Rahmen.
  • Durchgängige XML .
  • Fachwissen über unterschiedliche und komplexe Produkte.
  • Die Dokumentation wurde für Länder in der ganzen Welt erstellt.
  • Das Projektmanagementteam erreicht die Ergebnisse vor den vom Kunden vorgegebenen Fristen.
  • Erhebliche Verringerung des Zeitaufwands für die Erstellung von Inhalten.
  • Die Konsistenz der Inhalte wurde deutlich verbessert, was das Fehlerrisiko verringert und das Verständnis der Nutzer verbessert.
  • Aufgaben wie Erstellung, Überprüfung, Versionskontrolle und Wiederverwendung werden über ein zentrales Content-Management-System abgewickelt.
  • Die Verwaltung und Pflege von Inhalten wird durch verschiedene Benutzerberechtigungen und festgelegte Rollen erleichtert.
  • Die Auffindbarkeit und Wiederverwendbarkeit der Inhalte hat sich verbessert, was wiederum den Zeitaufwand für die Erstellung von Inhalten erheblich verringern wird.