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Os fabricantes de dispositivos médicos têm de incluir documentação obrigatória em cada produto para ajudar os consumidores a compreender a sua utilização. Esta documentação, por vezes, pode ter algumas centenas de páginas, o que é assustador para os consumidores. Os guias de consulta rápida são concebidos para abranger todas as informações necessárias sobre o produto e os consumidores podem não ter de percorrer uma tonelada de conteúdo para as encontrar.
Um guia de consulta rápida fornece um conjunto de instruções breves para a utilização de um dispositivo médico e tem o seu próprio conjunto de vantagens, como se segue:
- Reduz o tempo de formação
- Orienta os utilizadores para realizarem as acções em passos mais simples e mais curtos
- Evita que os utilizadores tenham de percorrer toda a documentação quando necessitam de uma informação específica e fornece a utilização básica numa versão mais curta.
- Reduzir a necessidade de formação presencial e o custo adicional de ter outro funcionário ou especialista a explicar novamente os processos
- Os tutoriais estão bem escritos e são adequadamente descritivos para levar o utilizador a seguir os passos necessários num instante
Na maioria das vezes, os utilizadores sentem-se confortáveis ao confiarem em ilustrações ou imagens para compreenderem a utilização e o método de execução de acções num dispositivo médico. Estudos afirmam que 90% da informação transmitida ao cérebro é visual, pelo que a existência de ilustrações ajudará em cenários em que os utilizadores desconhecem o jargão do equipamento.
Os guias de referência rápida podem ser muito pormenorizados ou breves, dependendo do que é necessário. Trata-se de uma comunicação impressa simples e informativa que orienta os profissionais de saúde, engenheiros, doentes e utilizadores finais. Fornece orientação para aderir a processos, diretrizes de conformidade e normas de segurança. Eis alguns pontos-chave a considerar antes da formulação de guias de referência rápida para os utilizadores:
- A curadoria deve ser feita tendo em conta que os utilizadores podem não ter conhecimentos prévios
- O conteúdo apresentado nos guias do utilizador deve ser útil, atualizado e relevante
- Deve fornecer aos utilizadores informações fáceis de consultar
- Deve ser organizado em secções com etiquetas em ambos os lados das pastas
- Os guias de tabelas devem ser adicionados no início do guia para facilitar a navegação dos utilizadores
- O conteúdo deve ter representações simples e claras
- A adição de títulos e subtítulos permite passar ao lado do conteúdo e tornar a informação mais acessível
- Devem ser incluídos exemplos e cenários típicos para uma melhor compreensão
- As imagens, infografias e gráficos devem ser incorporados sempre que necessário para melhorar a perceção visual e a compreensibilidade.
Muitas vezes, os utilizadores necessitam de algumas informações sobre o dispositivo para executar rapidamente determinadas tarefas específicas no dispositivo. Nessas circunstâncias, o utilizador necessita de conhecimentos para executar a tarefa sem ter de ler o manual completo. É então que os manuais do utilizador são úteis.
As empresas que fabricam produtos de consumo com vários componentes são susceptíveis de emitir guias rápidos para os consumidores. Quando os aparelhos são encomendados em linha, requerem uma montagem ou uma tecnologia de base. Estes artigos são invariavelmente fornecidos com guias para ajudar os utilizadores finais a montar o dispositivo e a pô-lo a funcionar. A experiência do utilizador pode ser melhorada através da incorporação de diapositivos com texto simples, para que os utilizadores de todas as capacidades de leitura possam compreender cada passo necessário para concluir o processo. A adição de indicadores visuais, como ícones e cores, ajuda a criar um design de fácil utilização.
Os guias devem ser elaborados tendo em conta que os utilizadores finais podem ter diferentes níveis de qualificações e de compreensão, razão pela qual a linguagem utilizada deve ser a mesma:
- Descritivo mas não paternalista
- Deve ser evitada a linguagem técnica. A explicação deve ser simples e compreensível para um leigo
- Quando for necessário incluir terminologias ou abreviaturas nos guias, estas devem ser claras e concisas
- É preferível que o procedimento seja explicado passo a passo
- Inicie o procedimento com verbos fortes. Por exemplo, "Instalar as pilhas no dispositivo" ou "Inserir a tira no dispositivo de monitorização"
Ao atualizar ou instalar software de dispositivos, os fabricantes incluem um guia de início rápido que ajuda a alertar os utilizadores para a disponibilidade de novas funcionalidades e explica a sua funcionalidade. Por exemplo, um guia de consulta rápida para um dispositivo de controlo da tensão arterial pode indicar ao utilizador como utilizá-lo, ou um guia de consulta rápida para um dispositivo de controlo da glicemia pode ajudar os utilizadores a fazer uma leitura rápida dos níveis de glicemia.
Os guias de referência rápida podem apoiar as empresas na apresentação de informações adicionais antes de novas alterações. Deste modo, os funcionários obtêm mais informações sobre o novo processo ou produto antes de a atualização ocorrer. Ao percorrerem eles próprios o processo de instalação ou implementação, os utilizadores compreendem o funcionamento do processo ou produto. Além disso, funciona como uma referência em caso de falha. O guia torna o processo muito mais fácil para os utilizadores.
O guia de referência deve ser organizado como se fosse um manual de instruções para as tarefas da vida. Quer se trate de um manual do trabalhador ou de um manual de formação, deve fornecer informações úteis no local. Deve esclarecer quaisquer suposições, responder a quaisquer perguntas de reflexão e ajudar a resolver problemas que o utilizador final possa enfrentar durante a instalação ou utilização do dispositivo.
Para saber mais sobre os guias de referência rápida e a sua importância no domínio dos Dispositivos Médicos, consulte a Freyr.
