Die Bedeutung der Wiederverwendbarkeit von Dokumenten bei kosmetischen Meldungen

In der schnelllebigen Welt der Kosmetik ist eine schnelle Markteinführung alles. Während sich die Marken beeilen, neue Produkte auf den Markt zu bringen, sehen sie sich gleichzeitig einer zunehmenden Kontrolle durch die Aufsichtsbehörden ausgesetzt, insbesondere in Regionen wie der EU, Großbritannien und den ASEAN-Ländern. Eines der effektivsten Instrumente, das Marken dabei hilft, die Einhaltung der Kosmetikvorschriften zu gewährleisten und gleichzeitig Zeit und Ressourcen zu sparen, ist die Wiederverwendbarkeit von Dokumenten im Bereich der Kosmetikmeldungen. Obwohl sie oft übersehen wird, kann die Wiederverwendbarkeit eine entscheidende Rolle bei der Rationalisierung des Regulierungsprozesses spielen.

Was ist die Wiederverwendbarkeit von Dokumenten in der kosmetischen Compliance?

Die Wiederverwendbarkeit von Dokumenten bezieht sich auf die Möglichkeit, dieselben regulatorischen Dokumente für verschiedene Notifizierungen oder Einreichungen von kosmetischen Mitteln zu verwenden. Diese Dokumente können umfassen:

• Produktinformationsdateien (PIF)
• Sicherheitsdatenblätter (SDS)
• Analysezertifikate (CoA)
• Sicherheitsbewertungen von Inhaltsstoffen
• Dokumentation der Herstellungsprozesse

Wenn diese Dokumente standardisiert und gut organisiert sind, können sie für mehrere Produktanmeldungen wiederverwendet werden, was Redundanz und Verwaltungsaufwand reduziert.

Das Meldeverfahren für Kosmetika: Ein kurzer Überblick

Bevor wir uns näher damit befassen, hier ein kurzer Überblick über den kosmetischen Meldeprozess:

• Produktformulierung und -kennzeichnung: Die Marken erstellen ihre Listen der Inhaltsstoffe und Konzentrationen und stellen sicher, dass alles den Vorschriften entspricht.
• Sicherheitsbewertung: Ein sachkundiger Fachmann überprüft die Formulierung auf ihre Sicherheit.
• Zusammenstellung der Dokumente: Die gesamte erforderliche Dokumentation, zu der auch das PIF gehören kann, wird zusammengestellt. Hier kann die Wiederverwendbarkeit von Dokumenten den Arbeitsaufwand erheblich verringern.
• Einreichung bei den Behörden: Die fertiggestellten Dokumente werden bei der jeweiligen Behörde oder dem Regulierungsportal eingereicht - d. h. CPNP in der EU, SCPN im Vereinigten Königreich oder das jeweilige Portal der Gesundheitsbehörde im Falle der ASEAN-Märkte.
• Überwachung nach dem Inverkehrbringen: Auch nach der Meldung sind die Marken für die Führung aktueller Aufzeichnungen und die Meldung unerwünschter Wirkungen verantwortlich.

Die Wichtigkeit der Wiederverwendbarkeit von Dokumenten

1. Verkürzte Markteinführungszeit

Wenn ein Unternehmen 10 Farben desselben Lippenstifts auf den Markt bringt, warum sollte es dann von Anfang an 10 verschiedene Dokumentensätze erstellen? Dank der Wiederverwendbarkeit können die meisten Dokumente wiederverwendet werden, z. B. die Sicherheitsbewertung, der Sicherheitsbericht für kosmetische Mittel, die Produktinformationsdatei (PIF) und die Herstellungsdokumente, was Wochen an Arbeit spart.

2. Reduziert menschliche Fehler

Durch die Wiederverwendung validierter Dokumente wird das Potenzial für widersprüchliche oder falsche Informationen, die bei der manuellen Dateneingabe auftreten können, verringert. Das bedeutet weniger Korrekturen und reibungslosere kosmetische Meldeverfahren.

3. Geringere Compliance-Kosten

Die Einstellung von Beratern oder Beauftragten für die Einhaltung von Vorschriften ist teuer und zeitaufwändig. Die Wiederverwendbarkeit von Dokumenten verringert den Arbeitsaufwand und damit auch die Kosten. Die Kosteneinsparungen sind beträchtlich, wenn Sie mit großen globalen Marken arbeiten und Dutzende von SKUs gleichzeitig einhalten müssen.

4. Globale Skalierbarkeit

Viele Kosmetikunternehmen expandieren von einer Region in eine andere Region. Dank der Wiederverwendbarkeit von Dokumenten ist die Einhaltung der Vorschriften für grenzüberschreitende Produkte viel einfacher. Ein für die EU erstelltes PIF kann mit nur wenigen Änderungen auch für Einreichungen im Vereinigten Königreich oder in den ASEAN-Staaten verwendet werden, anstatt jede Einreichung von Grund auf neu zu beginnen.

Regulatorische Verschiebung: Internationale Trends zugunsten der Wiederverwendung

Auch die Aufsichtsbehörden sind mit im Boot. Zum Beispiel:

• Das CPNP der EU lässt Sammelanmeldungen zu, wenn es sich um geringfügige Änderungen eines Produkts handelt (z. B. Farbton oder Duft).
• Im Vereinigten Königreich können EU-Dokumente mit geringfügigen Änderungen wiederverwendet werden, um das Produkt im britischen SCPN anzumelden.
• In ASEAN ermöglichen die harmonisierten Leitlinien den Mitgliedsstaaten die Wiederverwendung von Kerndokumenten.

Dieser Wandel spiegelt die zunehmende Erkenntnis wider, dass die Einhaltung der Vorschriften für kosmetische Mittel kein Hindernis für Innovationen sein sollte, sondern vielmehr einen Rahmen darstellt, der einen sicheren und effizienten Markteintritt unterstützt.

Empfehlungen zur Verbesserung der Wiederverwendbarkeit von Dokumenten

Um die Vorteile des Grundsatzes der Wiederverwendung von Dokumenten für kosmetische Mittel zu nutzen, sollten die Unternehmen dies berücksichtigen:

• Zentrales Dokumentenverwaltungssystem: Nutzen Sie die Cloud-basierte Dokumentenspeicherung und aktualisieren Sie regulatorische Dateien.
• Standardisierte Dokumente: Stellen Sie sicher, dass alle Dokumente den höchsten gesetzlichen Standards entsprechen und weltweit verwendet werden können.
• Pflege von Dokumenten: Verfolgen Sie Aktualisierungen und Überarbeitungen, um die Verwendung veralteter Dateien zu vermeiden.
• Geschulte Abteilungen: Regulierungsbehörden, Produktentwicklung und Marketing müssen wissen, welche Dokumente wie wiederverwendet werden können.

Schlussfolgerung

Die Effizienz von Vorschriften kann auf dem heutigen Kosmetikmarkt ein Wettbewerbsvorteil sein. Die Wiederverwendung von Dokumenten sorgt nicht nur für Effizienz bei der Einhaltung von Vorschriften, sondern ermöglicht es Marken auch, Produkte schneller auf den Markt zu bringen, weltweit zu skalieren und Kosten zu senken, ohne Kompromisse bei der Sicherheit oder Qualität einzugehen. Für Kosmetikunternehmen, die an der Spitze bleiben wollen, ist die Einführung einer Strategie zur Wiederverwendung von Dokumenten keine Option, sondern unerlässlich. Ein Experte für Regulierungsfragen wie Freyr kann Ihnen dabei helfen, ein umfassendes Verständnis für die Vorteile der Wiederverwendung von Dokumenten zu erlangen und gleichzeitig konform und wettbewerbsfähig zu bleiben.