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O manual de instruções é a referência mais oficial e completa sobre o funcionamento e a manutenção de um produto ou de um dispositivo. Os manuais fornecem informações conceptuais, como a teoria da conceção. Um manual de instruções deve conter todas as informações, caraterísticas, procedimentos e tarefas relevantes para instalar, atualizar, manter e remover o produto ou o software. Deve também descrever as principais tarefas e soluções para problemas ou questões típicas em pormenor para o utilizador.
O manual de instruções está em conformidade com os regulamentos e deve ser seguido pelo utilizador. Qualquer desvio encontrado é inaceitável.
Conteúdo de um Manual de Operação
O manual de instruções é composto pelos seguintes tópicos:
- Introdução: Descreve resumidamente o produto, explica as suas caraterísticas e indica o objetivo do documento.
- Requisitos de instalação ou pré-instalação:
- Esta secção lista todos os pré-requisitos e dependências necessários para instalar o dispositivo corretamente. Inclui hardware específico (por exemplo, tipo de CPU, RAM, tipo de disco rígido (por exemplo, SSD), sistema de ficheiros/partição e espaço em disco necessário)
- O software necessário, com a versão (mínima) e o lançamento necessários, também deve ser definido. Isto pode incluir os seguintes elementos:
- Sistema operativo: Linux, como distribuições Linux específicas (Red Hat Enterprise Linux, Debian, Ubuntu) ou Windows (Windows Server, Windows 11, etc.)
- Servidor de aplicações: Se o seu software o exigir, introduza os dados como o fornecedor, o nome e a versão do servidor de aplicações (se não for instalado automaticamente pelo instalador do seu software)
- Bibliotecas e software adicional: Se for necessário algum software ou biblioteca específica, especificar (por exemplo, .NET framework, JAVA SDK, etc.)
- Fornecer instruções detalhadas de instalação do software ou do sistema, por exemplo, como integrar o início de sessão único entre o fornecedor de serviços na nuvem do cliente ou no local ou na montagem do dispositivo "Active Diretory" e o módulo de autenticação do utilizador dos produtos de integração dos trabalhadores
- Instruções de funcionamento: Inclui uma lista de instruções passo a passo que são exactas e precisas quanto possível. Após a conclusão da instalação, o ficheiro de configuração e as definições de configuração podem ser actualizados. É essencial listar todos os ficheiros ou ecrãs de configuração necessários, juntamente com os elementos de configuração e os valores possíveis. O simples facto de fornecer a configuração e o valor por defeito pode não ser útil para todos os clientes. Os leitores têm de ser claros quanto ao que deve ser verificado e qual o resultado e a consequência esperados.
- Instruções de segurança: As instruções de segurança informam o utilizador sobre os requisitos mínimos de segurança, como as medidas de prevenção e de proteção. Estas medidas devem ser cumpridas para proteger as pessoas de riscos para a sua saúde e para a segurança do equipamento utilizado.
- Manutenção e resolução de problemas:
- Monitorização e manutenção do sistema - por exemplo, verificação do espaço em disco, realização de auditorias de segurança e proteção, cópia de segurança e recuperação de dados, arquivo de dados antigos, obtenção e instalação de actualizações e melhoramentos
- Informações para tratar as perguntas e os pedidos de apoio típicos do utilizador final para o departamento de apoio do cliente - por exemplo, FAQ, ligação ao portal de apoio do fornecedor, contacto com o apoio do fornecedor para apoio de 2º e 3º nível para obter assistência, juntamente com o acordo de nível de apoio (SLA), para além de procedimentos de emergência e orientações em caso de erro humano ou de falha do sistema
- Poderá também conter regras e requisitos adicionais relacionados com a regulamentação e a privacidade
- Desinstalação/Desmontagem: Descreve uma lista de instruções passo a passo sobre como desmontar/desinstalar hardware/software de forma correta
- Informações adicionais: Qualquer informação adicional que seja necessária para apoiar os procedimentos operacionais do dispositivo ou qualquer outra informação pode ser enumerada e explicada em pormenor no processo
As organizações devem desenvolver manuais de operação que forneçam procedimentos operacionais padrão (SoPs) claros. Os manuais e as informações neles contidas devem conter informações importantes para os departamentos, tais como desenvolvimento e teste de produtos, operação, manutenção e atendimento ao cliente.
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