Überprüfung der Qualitätskontrolle von klinischen Zulassungsdokumenten: Handwerkszeug und bewährte Praktiken

Die Qualitätskontrolle (QC) in der pharmazeutischen Industrie ist von entscheidender Bedeutung für die Überprüfung von klinischen Zulassungsdokumenten, um die Genauigkeit, Konsistenz und Konformität von Dokumenten sicherzustellen, die den Zulassungsbehörden zur Genehmigung vorgelegt werden.

Was ist eine QC-Überprüfung?

In der medizinischen Redaktion bedeutet Qualitätskontrolle, dass Inhalt, Stil und Format des Dokuments von hoher Qualität sind. Dies geschieht nicht einfach "zufällig", sondern aufgrund einer systematischen Qualitätskontrolle nach kundenspezifischen Checklisten und Standardarbeitsanweisungen (SOPs), um eine gründliche und einheitliche Überprüfung zu gewährleisten. Auch gut geschriebene Dokumente können "Fehler" enthalten, aber die QC-Experten können sie mit "frischen Augen" erkennen, die ein Autor vielleicht übersehen würde. Daher ist eine Qualitätskontrolle vor der Einreichung unerlässlich, denn eine gute Qualitätsprüfung kostet Zeit, ist aber die Mühe wert.

Wer sollte die QC-Prüfung durchführen?

Idealerweise sollte die QC-Prüfung von einer anderen Person als dem Autor oder dem medizinischen Verfasser des Dokuments durchgeführt werden, die über weniger, gleiche oder größere Erfahrung als der Autor verfügen kann. Die Art der Dokumente, die sie erhalten könnten, umfassen:

• Broschüren für Ermittler (IBs)
• Briefing-Bücher (BBs)
• Berichte über klinische Studien (CSRs)/Addendums
• Protokoll und Protokolländerungen
• Modul 2 Dokumente/Zusammenfassungen
• Sicherheitserzählungen
• Antworten der Regulierungsbehörden und
• Pädiatrische Studienpläne usw.

Die "Werkzeuge des Handwerks": Die besten Praktiken zur Durchführung der QC 

Viele Pharmaunternehmen oder CROs haben ihre eigenen Standards für die Erstellung ihrer Dokumente. Diese können in unternehmensspezifischen Vorlagen, dokumentenspezifischen Richtlinien (z. B. QC Process guideline for Clinical submission documents: Protokoll, IBs und CSR, usw.), Stilrichtlinien, SOPs, usw. Darüber hinaus muss eine QC-Checkliste vorhanden sein, um sicherzustellen, dass die Qualität und der Detaillierungsgrad einer Prüfung einheitlich sind. Eine detaillierte QC-Checkliste ist ein wichtiges Hilfsmittel, das dem QC-Prüfer dabei hilft, alle Aspekte einer Prüfung abzudecken, damit er den Überblick darüber behält, was er geprüft hat und was noch zu tun ist. Außerdem hilft sie ihnen, ihre Zeit effizient zu nutzen. Der gesamte QC-Überprüfungs-/Bearbeitungsprozess folgt den unten aufgeführten Schritten:

1. Empfang der Workflow-Benachrichtigung durch den Medical Writer:

Der QC-Reviewer/Editor erhält die Anfrage des Autors (Medical Writer) mit dem Umfang der Überprüfung und dem Link(zur Navigation des Arbeitsdokuments) über die Workflow-Benachrichtigung, die vom jeweiligen elektronischen Datenverwaltungssystem (EDMS) generiert wird, z. B. MEDIVA, PleaseReview oder InteliNotion usw., zusammen mit den Quelldokumenten/Links und den Anweisungen für die Erstellung (falls vorhanden).

2. Bestätigung der erforderlichen/ursprünglichen Dokumente:

Lassen Sie sich die erforderlichen/quellennahen Dokumente vom Medical Writer bestätigen, die über die durch Anmerkungen im Dokument freigegebenen Links zur Verfügung stehen und Folgendes umfassen können:

• Aktuelle Vorlage dokumentieren
• Quelldokumente (Datentabellen wie TLFs, Protokoll und seine Änderungen, CSR- und SAP-Ergebnisse) usw., je nach dem zu prüfenden Dokument.
• Styleguide (für Textstil, Zeichensetzung, Abkürzungen, Großschreibung, Zahlen- und Datumsformate, bevorzugte Wortwahl usw.).
• ggf. Anweisungen für das Verfassen von Texten (z. B. Verwendung der unternehmensspezifischen Symbolleisten für das Verfassen von Texten, Querverweise und Verweise im Text usw.).
• SOPs
• QC-Checklisten und Bescheinigungsformulare

3. Beginnen Sie mit der Bearbeitung des Dokuments:

Beginnen Sie mit der Bearbeitung der Dokumente mit "TRACK changes" ON und beachten Sie dabei die folgenden Punkte als Hauptpunkte der "Standard-QC-Kontrollen" mit den Beispielen:

i. Formatierung:

• Layout der Seite
• Paginierung
• Kopfzeilen und Fußzeilen

ii. Konsistenz: 

• Zusammenfassung/Zusammenfassung/Schlussfolgerung im Vergleich zum Hauptteil des Dokuments: z.B. Protokolle
• Text: Studienendpunkte und -ergebnisse, z. B. CSRs
• Tabellarische Daten, die im Text zitiert werden: insbesondere bei Protokollen, dem Zeitplan der Untersuchungen und dem Studienschema im Vergleich zum Text

iii. Tabellen/Ziffern:

• Formatierung und Layout
• Einheitliche Gestaltung von Tabellen im gesamten Dokument (z. B. Überschriften- und Beschriftungsstile)
• Klarheit der Darstellung/Legenden
• Sicherstellen, dass die Quellen in den Fußnoten (korrekt zitiert) und ihre Bezeichnungen mit entsprechenden Fußnoten versehen sind usw.

iv. Referenzen:

• Korrekte Zitate
• Format der In-Text-Zitate (EndNote in die Referenzliste einfügen)
• Bestätigung der Vollständigkeit der Referenzliste

v. Intern/Externe Links:

• Interne Links: Bestätigt die internen Links für die Abschnitte, In-Text-Tabellen und/oder Abbildungen.
• Externe Links werden im gesamten Dokument korrekt und konsistent referenziert, und der blaue Text wurde auf die Quellenabschnitte/Zitate zu externen Dokumenten angewandt, bei denen während der Veröffentlichungsphase des Dokuments ein Link erstellt wird.  

vi. Allgemeines:

• Überprüfung der Datengenauigkeit im Vergleich zu den Quelldokumenten/und deren Inhalt
• Rechtschreibprüfung und Grammatik
• Konstruktion des Satzes
• Abkürzungen (ggf. kundenspezifisch)
• Prüfen Sie das Inhaltsverzeichnis, das Tabellen-/Abbildungsverzeichnis und die Anhänge usw. auf Vollständigkeit.
• Überprüfung von Vorlagen usw.

vii. Kennzeichnung an den medizinischen Redakteur:

Die Kennzeichnung von Problemen (Kommentarwarnungen) an Medical Writer ist ein entscheidender Schritt zur Aufrechterhaltung der Dokumentenstandards: Hier sind einige der besten Tipps, um dies effektiv zu tun:

1. Online-Kommentare für Medical Writer: Markieren Sie alle Kommentare online für den Medical Writer, so dass dieser E-Mail-Warnungen/Benachrichtigungen erhält. Wenn Sie in einem Dokumenteditor wie MS Word arbeiten, können Sie die Funktionen zur Änderungsverfolgung oder Kommentare nutzen, um Probleme direkt im Text zu markieren.
2. Seien Sie spezifisch (einfache Navigation): Identifizieren Sie das Problem. Anstatt zu sagen "Da ist ein Fehler", geben Sie an, worin der Fehler besteht und wo er sich befindet (geben Sie die Nummer des Abschnitts im Quelldokument an, z. B. SAP-Abschnitt 7.1.1).
3. Geben Sie den Kontext an: Erklären Sie, warum es ein Problem ist. Zum Beispiel: "Dieser Abschnitt steht im Widerspruch zu den Daten, die in der Zusammenfassung und/oder in den Quellendokumenten wie dem Protokoll aufgeführt sind".
4. Stellen Sie evidenzbasierte Kommentare zur Verfügung: gestützt auf relevante Daten, Studien oder Richtlinien und einen Styleguide, um die Kommentare effektiv zu formulieren.
5. Schlagen Sie Lösungen vor: Bieten Sie, wenn möglich, einen Weg zur Lösung des Problems an. Dies kann dem medizinischen Redakteur helfen, das Problem besser zu verstehen und es effizienter zu beheben.
6. Seien Sie professionell und höflich: Verwenden Sie einen respektvollen Ton. Zum Beispiel: "Mir ist eine mögliche Unstimmigkeit im Text/Tabellen im Vergleich zu den Quelldokumenten auf Seite 56 aufgefallen. Könnten Sie das bitte überprüfen?"
7. Priorisierung der Kommentare: Kümmern Sie sich zuerst um die kritischen Kommentare, die sich auf die Datenkonsistenz auswirken können (wichtig), gefolgt von den weniger dringenden, um die Zeit effizient zu nutzen.
8. Fassen Sie die wichtigsten Punkte zusammen: Wenn es mehrere Probleme gibt, geben Sie am Ende Ihres Feedbacks eine Zusammenfassung, um sicherzustellen, dass der Medical Writer die wichtigsten Bereiche versteht, die weitere Aufmerksamkeit erfordern.
4. Compliance-Tipps/Kommentarauflösung: Im Folgenden finden Sie einige Tipps zur Behebung der Kommentare während der Qualitätskontrolle:
   
   1. Klärungsanfragen/Suchen nach zusätzlichen Informationen: Der Medical Writer kann sich an den QC-Reviewer wenden, um zusätzliche Informationen oder eine Klärung des Kommentars zu erbitten, um eine Lösung sicherzustellen.
   2. Überprüfung der Konsistenz: Vergewissern Sie sich, dass die Auflösung mit dem Ton, dem Stil und dem Inhalt des gesamten Dokuments übereinstimmt.
   3. Dokumentation der Änderungen: Dokumentieren Sie die Änderungen, die als Reaktion auf die Kommentare vorgenommen wurden, um Transparenz zu schaffen und als Referenz.
   4. Feedback-Schleife einrichten: Implementieren Sie eine Feedback-Schleife, in der der QC-Prüfer/Editor die Lösung überprüft, um die Zufriedenheit zu "bestätigen".
   5. Schließen Sie die Kommentarlösung während des QC-Zeitraums ab: Befolgen Sie die Regeln der Kundenspezifikation, um sicherzustellen, dass die Lösung der Kommentare innerhalb des vorgesehenen QC-Zeitraums erfolgt.
   6. Verwenden Sie automatisierte Tools: Verwenden Sie automatisierte Tools oder Software, um Kommentare und ihre Lösungen für die spätere Nachverfolgung zu verfolgen und zu verwalten.
5. Checkliste ausfüllen und hochladen:

Stellen Sie sicher, dass Sie die QC-Checkliste (spezifisch für jede Art von Dokument) ausfüllen, um den Inhalt wie Text, Tabellen/Abbildungen, Anhänge usw. zu bestätigen, indem Sie die Kästchen ankreuzen, in denen der QC-Reviewer/Redakteur abhaken kann, dass jeder Punkt in der Liste überprüft wurde(Ja, Nein oder NA).

Fügen Sie außerdem ein Kommentarfeld ein, in dem der QC-Prüfer/Editor erklären kann, warum ein Punkt nicht geprüft wurde, und in dem spezifische Ergebnisse beschrieben werden können.

Darüber hinaus enthält die Checkliste ein Feld, in dem die Versionsnummer des Dokuments und das Datum des geprüften Dokuments zusammen mit dem Titel, dem Projektcode/EDMS-Link und einem Feld für die Unterschrift (Elektronische Unterschrift) und das Datum des Formulars, um zu dokumentieren, dass die Qualitätskontrolle abgeschlossen wurde.

6. Checkliste Unterschreiben mit DocuSign/ Adobe Acrobat Signature:

Sobald die Checkliste ausgefüllt ist, verwendet der QC-Prüfer die Tools (DocuSign/Adobe Acrobat Signature), um die Dokumente elektronisch zu unterzeichnen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, physische Kopien zu drucken, zu unterschreiben und zu scannen. Auch der Versand und die Verwaltung der Dokumente erfolgen digital.

7. Prüfen Sie die Dokumente zurück in EDMS:

Nach Abschluss der QC-Prüfung/Bearbeitung des Dokuments das Dokument mit allen Kommentaren und Änderungen "speichern". Prüfen Sie es wieder in das jeweilige EDMS ein und fügen Sie die unterzeichnete QC-Checkliste (PDF) bei bzw. laden Sie sie hoch. 

8. Zum Schluss:

Abschließend sollten wir, wenn wir die überprüfte Kopie des Dokuments und die Checkliste an den Medical Writer zurückgeben, sicherstellen, dass unsere Kommentare/Bearbeitungen klar und leicht verständlich sind. QC-Reviews sind mehr als nur ein schnelles Durchlesen, sie sind umfassende und detaillierte Übungen, die sowohl für den Reviewer als auch für den Medical Writer eine Lernerfahrung sein können. Insgesamt erwartet die Zulassungsbehörde als Leser also qualitativ hochwertige Dokumente, was jedoch einen organisierten Überprüfungsprozess erfordert. Neben den QC-Leitfäden trägt auch eine gute QC-Checkliste zu einer gut durchgeführten Überprüfung bei und verbessert den Standard der überprüften Dokumente.