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Technisches Schreiben ist ein Beruf, der nur scheinbar einfach und unkompliziert ist. Es erfordert jedoch besondere Fähigkeiten und den Einsatz verschiedener Tools, um die richtigen Inhalte zu erstellen und Informationen zu erhalten, die geeignet und leicht zu verstehen sind. Die Herausforderung des technischen Schreibens beginnt mit einem gründlichen Verständnis des Produkts oder der Dienstleistung, der Kenntnis seiner Funktionen und der Kenntnis und dem Verständnis des Zielpublikums.
Die Arbeit eines technischen Redakteurs kann sehr anstrengend sein. Er muss alle technischen Details zusammentragen, dafür sorgen, dass der Inhalt nicht eintönig ist, und den Dokumentationsprozess so straffen, dass keine oder nur wenige Fehler auftreten. Gutes technisches Schreiben erfordert das Bewusstsein und die Kenntnis von Werkzeugen, die die Arbeit erleichtern. Bevor wir uns den gängigen Werkzeugen für das technische Schreiben zuwenden, wollen wir uns einige Fähigkeiten ansehen, die man für das technische Schreiben unbedingt braucht. Zum Beispiel:
- Forschungskompetenzen
- Recherche und Erkundung sind das Rückgrat der technischen Inhalte und machen die Daten glaubwürdiger und überzeugender. Die Arbeit als technischer Redakteur bei einem beliebigen Kunden erfordert, dass man über Produkte oder verwandte Daten schreibt, von denen man noch nie zuvor gehört hat. Gute Recherchefähigkeiten und eine scharfe Beobachtungsgabe helfen dabei, Informationen von verschiedenen Seiten zu sammeln und den Inhalt zu formulieren.
- Analyse des Publikums
- Die Analyse des Publikums bedeutet, den Endnutzer gut zu kennen und umfassende Inhalte zu erstellen. Die Analyse des Publikums ist für den Erfolg eines jeden technischen Redakteurs unerlässlich. Es ist notwendig, die Leserschaft von hochtechnisch über mittelmäßig bis hin zu weniger technisch zu differenzieren. Sie bildet die Grundlage für die Darstellung des Textes; ein Publikum mit weniger technischem Wissen wird einen Text (Inhalt) benötigen, der weniger technisch ist. Einige Schlüsselfragen, die bei der Durchführung einer Publikumsanalyse helfen, sind
- Wer ist Ihr Zielpublikum?
- Was wissen sie über Ihr Fachgebiet?
- Was ist ihr Beruf?
- Was sind ihre Interessen und Bedürfnisse?
- Kommunikationsfähigkeiten
- Zu den Aufgaben eines technischen Redakteurs gehört es, aktiv zuzuhören und zu planen, bevor er seinen Beitrag zum schriftlichen Diskurs leistet. Gute Kommunikationsfähigkeiten erleichtern die Arbeit des technischen Redakteurs insgesamt. Eine gute Kommunikation ebnet den Weg, sei es bei der Koordinierung mit KMUs oder Stakeholdern des Projekts oder beim Stellen wichtiger Fragen, um Informationen zu sammeln.
- Schreibfähigkeiten
- Präzises und prägnantes Schreiben ist eine wichtige Fähigkeit für technische Redakteure. Sie sollten in der Lage sein, genaue Informationen in technischen Handbüchern, Arbeitsanweisungen und technischen Berichten sowie in vielen anderen Dokumenten zu vermitteln.
- Technische Fertigkeiten
- Es besteht ein Unterschied zwischen dem Erwerb eines Diploms oder eines Abschlusses in einem technischen Bereich und einer gründlichen Kenntnis der Fachgebiete. Letzteres ist ein Muss, um als technischer Redakteur zu arbeiten. Von technischen Redakteuren wird erwartet, dass sie in wichtigen Branchen arbeiten, von IT, Versicherungen und Banken bis hin zu medizinischen Geräten, Pharmazeutika, Gesundheitswesen usw.
- Teamarbeit
- Die meisten technischen Redakteure, die meist einen Schreibtischjob haben, müssen oft mit funktionsübergreifenden Teams und Abteilungen zusammenarbeiten. Die Zusammenarbeit mit Designern, Entwicklern, Testern, Projektmanagern und Produktmanagern gehört zur täglichen Routine von technischen Redakteuren. Ein Technischer Redakteur muss ein guter Teamplayer und Teambuilder sein und über Konfliktlösungs-, Entscheidungs-, Planungs- und Organisationsfähigkeiten verfügen.
Auch wenn die Liste der Werkzeuge nicht vollständig ist, gibt es doch einige der wichtigsten, die ein technischer Redakteur besitzen muss. Werkzeuge für das technische Schreiben und die Softwaredokumentation helfen technischen Redakteuren, die richtigen Inhalte zu erstellen, damit die kontextbezogenen Informationen korrekt und leicht verständlich sind. Diese Werkzeuge sind nützlich beim Schreiben, Bearbeiten, Zeichnen, Überprüfen und Umschreiben von Dokumentation.
Während die Phasen weitgehend unverändert bleiben, variieren die Auswahl und der Einsatz der Werkzeuge in gewissem Maße je nach Produkt oder Branche. Eine kodierungsspezifische IT-Umgebung kann Werkzeuge erfordern, die Flexibilität in der API-Dokumentation bieten. Im Gegensatz dazu konzentriert sich die Medizinprodukteindustrie auf Werkzeuge, die leichter zugängliche Designoptionen bieten. Angesichts der Vielfalt der verfügbaren Tools für die technische Dokumentation wollen wir uns auf diejenigen konzentrieren, die genau auf medizinische Geräte abgestimmt sind. Zum Beispiel:
- Microsoft Word
Microsoft Word ist ein einfaches und eher grundlegendes Werkzeug, das an der Spitze der Liste steht. Die einfache Kombination von MS Word mit Adobe Acrobat Reader Pro ermöglicht Ihnen die nahtlose Erstellung von Dokumenten mit einfacher Konvertierung zwischen PDF- und DOC-Formaten. Tatsache ist, dass MS Word nach wie vor das am häufigsten verwendete Werkzeug für die Erstellung verschiedener Dokumente und der beste Freund eines technischen Redakteurs ist. So häufig, dass dieser Artikel zufällig mit diesem Programm geschrieben wurde!
- Windows-Schnipselwerkzeug
Das Tool "Window Snipping" ist Teil des Windows-Softwarepakets und eine hervorragende Ressource für einfache Bildschirmaufnahmen. Abgesehen von der Erfassung des gesamten Bildschirms ermöglicht es Freihandausschnitte oder Ausschnitte von Teilbereichen. Eine nette Funktion dieses Tools ist die Verzögerungsoption, die die Erfassung von Standbildern aus dem exakten Frame von Videos ermöglicht.
- Powtoon
Die technische Redaktion und die damit verbundenen Arbeiten werden zunehmend visuell gestaltet. Powtoon ist ein hervorragendes webbasiertes Animationstool, das als SaaS-Produkt verkauft wird. Es ermöglicht die Erstellung von innovativen, animierten Präsentationen und Erklärvideos. Animierte Präsentationen sind eine fesselnde Methode, um die Aufmerksamkeit der Benutzer zu erregen, und Powtoon ermöglicht es Ihnen, dieses Handwerk zu beherrschen.
Für technische Redakteure gehört das Anfertigen von Screenshots zur täglichen Routine, insbesondere wenn es um die Dokumentation von Software als Medizinprodukt geht. Bilder sind der beste Weg, um Funktionen darzustellen und den Inhalt leicht verständlich zu machen.
SnagIT ist ein Screenshot-Tool für technische Redakteure, mit dem sie ihren Dokumenten ein einheitliches und professionelles Aussehen verleihen können, mit Funktionen wie:
- Panoramabildaufnahme
- Erfasst Dropdown-Menüs
- Ränder und Bildeffekte
- Exportieren in einen Cloud-Speicher
Es ist ein technisches Schreibwerkzeug, mit dem die meisten Leute die Grundlagen der HTML-Programmierung lernen. Es ist ein äußerst effektiver und benutzerfreundlicher HTML-Editor für Anfänger. Er wird hauptsächlich für die Erstellung von Hilfedateien mittlerer Größe verwendet und wenn ein Softwareprodukt keine umfangreiche Online-Hilfedokumentation erfordert.
Adobe Photoshop muss nicht vorgestellt werden. Es ist das weltweit beliebteste Bildbearbeitungsprogramm für die Erstellung und Bearbeitung von Fotos und Kunstwerken. Es ist auch ein beliebtes Werkzeug bei technischen Redakteuren. Es ist sehr nützlich bei der Erstellung von Benutzeroberflächendesigns, der Bearbeitung von Bildern für den Druck, der Manipulation von Bildern, dem Übereinanderlegen von Bildern und vielem mehr. Ein besonderes Merkmal dieses Tools ist, dass die Bildbearbeitung ein reversibler Prozess ist, der es ermöglicht, Änderungen einfach rückgängig zu machen.
Windows Movie Maker ist ein weiteres Tool, das standardmäßig Teil der Windows Essentials Software Suite ist (bis Januar 2017). Es ist ein einfaches Tool, das technische Redakteure zum Bearbeiten von Videos verwenden können.
Adobe FrameMaker ist ein Authoring-Werkzeug für alle technischen Redakteure, die Inhalte wiederverwenden, themenbezogen schreiben und einen strukturierten Dokumentationsprozess durchführen wollen. Es ist ein Dokumentenverarbeitungswerkzeug, das sich für umfangreiche Standarddokumentationen eignet. FrameMaker ist ein DITA (Document Information Typing Architecture)-freundliches Werkzeug für die technische Redaktion mit der eingebauten Möglichkeit, ein PDF zu drucken und eine großartige Alternative zu Editoren wie MS Word. Einige seiner herausragenden Eigenschaften sind:
- Bildgröße mit einem Klick ändern
- Umgang mit XML-Dateien
- Veröffentlichung auf mehreren Geräten
- Mini-Inhaltsverzeichnisse
oXygen XML Author ist ein kostenloser, quelloffener DITA-kompatibler XML-Editor. DITA ist ein offener Standard für das Verfassen und Veröffentlichen von Dokumenten, der immer mehr Einzug in die technische Dokumentation hält. Mit oXygen XML Author ist man bei der Bearbeitung von Inhalten nicht mehr auf ein bestimmtes Tool angewiesen. Außerdem ermöglicht er die Erstellung einer DITA-kompatiblen Online-Dokumentation (eine Reihe von XML-Dateien) und eröffnet damit die Möglichkeit, die Dateien in Zukunft mit jedem anderen DITA-kompatiblen Tool zu bearbeiten, zu aktualisieren und zu pflegen.
Abgesehen von der obigen Liste prominenter Tools sind einige andere Tools wie Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel (für Anfänger), Prezi, Help+Manual und HelpnDoc für den Einstieg in das technische Schreiben für Medizinprodukte unerlässlich.
Wenden Sie sich an einen Experten für technische Dokumentation, um mehr über die technische Dokumentation von Medizinprodukten zu erfahren.
